Hur lång ska anbudstiden vara?
När folk planerar arbeten som involverar flera parter så är det ett vanligt fenomen att man ger sig själv mycket tid och andra ganska lite tid. Så blir det tyvärr också i olika former av upphandlingar. Upphandlingsteamet filar i evigheter på specar och villkor, medan leverantören får ett minimum av tid för att sammanställa sitt anbud. Men hur lång ska denna anbudstid vara?
Först måste vi förstås se till vad det är som ska köpas. Är det enkla, generiska produkter; hyllvaror eller standardiserade stapelvaror ur kraljicsmatrisen stapelfält så är det ofta lätt. Leverantören kan med vändande post skicka sin prislista. Är det lite större ordervärden så att vi rör oss mot hävstångsartiklarna så får vi dock inte ha lika bråttom. Ansvarig säljare måste få möjlighet att förankra bra rabattsatser mm uppåt i sin organisation. Svårast blir det förstås i kraljicmatrisen högerfält; strategisk och flaskhals. I synnerhet när vi talar skräddarsydda produkter till höga ordervärden. Inte nog med att det är tidskrävande att ta fram anbud, de måste oftast vara starkt förankrade i leverantörens organisation och ledning.
Upphandhandlingsprocesser är ofta avancerade flerstegsraketer. Desto mer invecklade produkt och leverantörsmarknad är desto mer komplicerad blir upphandlingsprocessen. I allmänna ordalag brukar man tala om att man trattar ner krav och leverantörsval via de tre stegen RFI, RFP och RFQ:
Detta kan ta sig lite olika former, men i princip bygger det på att man gör internt och externt arbete parallellt. Den totala anbudstiden kan på detta sätt te sig längre, men beaktas faktumet att internt arbete löper parallellt så kan totaltiden faktiskt bli kortare.
Som ett första riktmärke skulle vi kunna ta kraven om anbudstid som finns inom offentlig upphandling. För att göra en lång historia kort har man här definierat olika totalt sex olika förfaranden, där det öppna förfarandet kan anses representera en ren RFQ utan föregående RFI/RFP och det selektiva förfarandet RFQ plus en kvalificerande RFI. Normalförfarande i klassisk sektor ger då följande anbudstider:
- Öppet förfarande: 52 dagars anbudstid
- Selektivt förfarande: 37 dagars ansökningstid, 40 dagars anbudstid
- Elektroniska handlingar förkortar tiderna 5 dagar
Det här är tider som är lagstiftade och sannolikt bygger på lång erfarenhet, betänkanden, remisser etc. Vi skulle alltså kunna betrakta dem som normgivande för allt vad upphandling heter. Vi måste dock ta i beaktande tidigare sagda om komplexitet; en komplex leverans kan behöva betydligt längre anbudstider, medan enkla produkter kan snabbas upp.
Till sist bör vi försöka ta reda på hur leverantörernas anbudsprocesser ser ut. Dessa är sällan några hemligheter, utan det är bara att fråga. På en del företag har ansvarig säljare stor frihet och väl bemannad med personal redo att lämna anbud. På andra företag betraktas varje anbud som ett projekt inför vilket man ska göra analyser och få anslag att bemanna projektet. Det kan alltså vara tidskrävande att bara få påbörja ett anbud.
