Inköpsbloggen

En inspirationskälla för professionella inköpare

Hur lång ska anbudstiden vara?

När folk planerar arbeten som involverar flera parter så är det ett vanligt fenomen att man ger sig själv mycket tid och andra ganska lite tid. Så blir det tyvärr också i olika former av upphandlingar. Upphandlingsteamet filar i evigheter på specar och villkor, medan leverantören får ett minimum av tid för att sammanställa sitt anbud. Men hur lång ska denna anbudstid vara?

Först måste vi förstås se till vad det är som ska köpas. Är det enkla, generiska produkter; hyllvaror eller standardiserade stapelvaror ur kraljicsmatrisen stapelfält så är det ofta lätt. Leverantören kan med vändande post skicka sin prislista. Är det lite större ordervärden så att vi rör oss mot hävstångsartiklarna så får vi dock inte ha lika bråttom. Ansvarig säljare måste få möjlighet att förankra bra rabattsatser mm uppåt i sin organisation. Svårast blir det förstås i kraljicmatrisen högerfält; strategisk och flaskhals. I synnerhet när vi talar skräddarsydda produkter till höga ordervärden. Inte nog med att det är tidskrävande att ta fram anbud, de måste oftast vara starkt förankrade i leverantörens organisation och ledning.

Upphandhandlingsprocesser är ofta avancerade flerstegsraketer. Desto mer invecklade produkt och leverantörsmarknad är desto mer komplicerad blir upphandlingsprocessen. I allmänna ordalag brukar man tala om att man trattar ner krav och leverantörsval via de tre stegen RFI, RFP och RFQ:

RFI RFP RFQ

Detta kan ta sig lite olika former, men i princip bygger det på att man gör internt och externt arbete parallellt. Den totala anbudstiden kan på detta sätt te sig längre, men beaktas faktumet att internt arbete löper parallellt så kan totaltiden faktiskt bli kortare.

Som ett första riktmärke skulle vi kunna ta kraven om anbudstid som finns inom offentlig upphandling. För att göra en lång historia kort har man här definierat olika totalt sex olika förfaranden, där det öppna förfarandet kan anses representera en ren RFQ utan föregående RFI/RFP och det selektiva förfarandet RFQ plus en kvalificerande RFI. Normalförfarande i klassisk sektor ger då följande anbudstider:

  • Öppet förfarande: 52 dagars anbudstid
  • Selektivt förfarande: 37 dagars ansökningstid, 40 dagars anbudstid
  • Elektroniska handlingar förkortar tiderna 5 dagar

Det här är tider som är lagstiftade och sannolikt bygger på lång erfarenhet, betänkanden, remisser etc. Vi skulle alltså kunna betrakta dem som normgivande för allt vad upphandling heter. Vi måste dock ta i beaktande tidigare sagda om komplexitet; en komplex leverans kan behöva betydligt längre anbudstider, medan enkla produkter kan snabbas upp.

Till sist bör vi försöka ta reda på hur leverantörernas anbudsprocesser ser ut. Dessa är sällan några hemligheter, utan det är bara att fråga. På en del företag har ansvarig säljare stor frihet och väl bemannad med personal redo att lämna anbud. På andra företag betraktas varje anbud som ett projekt inför vilket man ska göra analyser och få anslag att bemanna projektet. Det kan alltså vara tidskrävande att bara få påbörja ett anbud.

Bildmaterial

En kommentar till Hur lång ska anbudstiden vara?

  1. >Ibland kan det vara skäl att hålla ner anbudstiden även i komplexa upphandlingar för att få en indikation på hur intressant man är för leverantören. Det förutsätter att det finns en reell och relativt likvärdig konkurrens, samt att det är viktigt för oss att få hög prioritet hos leverantören även i den fortsatta relationen.Jag har kört upphandlingar med krav på långsiktig resurssäkring hos leverantören på så korta anbudstider som 14 dagar. Med mycket gott resultat.Ofta är det ju så att leverantörens anbudsarbete ändå görs i slutet av anbudstiden. Det märker man på att det ofta drööööjer innan frågorna kommer.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Läs mer om anbud


Läs mer om upphandling


Dela med dig:
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Twitter
  • email
Skriv ut: Skriv ut:  
  • Ladda ner White paper

  • Verktyg för spendanalys

    Vill Du få kontroll över din inköpsvolym? Behöver Du ett verktyg för spendanalys?
    Spendency