Avtalsframtagning

Arbetet med att ta fram avtal bagatelliseras alltför ofta. Många tycker att det bara är att ta ett standardavtal eller göra ’copy and paste’ från något gammalt avtal. Visst, ibland är det enkelt; rör vi oss med stapelvaror eller hävstångsartiklar så behöver man sällan komplicera världen. När vi kommer till strategiska och flaskhalsprodukter så blir det svårare, i synnerhet när vi talar skräddarsytt eller tjänster som fordrar  mycket interaktion mellan parterna under avtalstiden. Har vi dessutom fler än två avtalsparter och olika interna intressenter så blir arbetsbördan ännu större.

Felet som många gör är att man sätter sig direkt och börjar knappa på tangentbordet utan att ha helhetsbilden klar. Först behöver vi förstå och bli överens med vår omgivning om vilken miljö avtalet ska fungera i samt vilken verkan det ska få. Här gäller det att med hjälp av Powerpoint, Visio och andra verktyg arbeta sig fram till bilder som illustrerar avtalet. Processen är i hög grad iterativ, eftersom vi måste arbeta parallellt med exempelvis behovsanalyser, processkartläggning, marknadsanalyser och ibland partsförhandlingar. Exempelvis kan en iterativ process se ut på följande sätt:

Process för avtalsframtagning

Resultatet av de fem första punkterna resulterar i något slags avtalskoncept som sedan ska omvandlas till avtalstext. Jag bifogar ett fiktivt avtalskoncept som visar hur det kan se ut. Har vi gjort ett bra förarbete så kommer vi nu att få lön för mödan.

När det kommer till själva skrivandet så blir det som regel Word eller Open Office där vi kan arbeta med ’mark ups’ och kommentering. Det har dock börjat dyka upp lite nya produkter på marknaden, exempelvis:

Stenberget Avtal är ett litet stödverktyg för avtalsframtagning. Vad avser inköp så bygger det på fem grundmallar för olika typer av inköp. I dessa kan man byta ut olika avsnitt för att förändra avtalets verkan. Med tanke på avtalsmallarnas snäva avgränsning så passar systemet nog bäst för lite enklare köp där man vill ha enhetlig en styrning i avtalsskrivandet.

The Literary Machine är en svenskproducerad freeware framtagen för textproduktion av vilket slag som helst. Programmet är ett tomt skal, en relationsdatabas som måste fyllas med intelligent text. Här kan man bryta ner befintliga avtal i beståndsdelar, plocka ut nyckelord för att sedan bygga ihop nya avtal. Huvudprincipen ser ut på följande sätt:

Textsnuttar bygger upp en artikeldatabas. Ur varje artikel analyserar man ut nyckelord som ger skribenten uppslag. En avtalstext skapar man genom att låta ett hierarkiskt projekt peka på fritt valda artiklar alternativt helt ny text. Det finns dessutom visst stöd för att visualisera med kartor. En skärmdump ser ut på följande sätt:

Förslaget som kommer ut ur programmet måste sedan redigeras i en ordbehandlare, men mycket grundarbete kan göras i programmet, förutsatt att man har en bra artikeldatabas.