Tidsfrister vid kontraktshantering

De flesta som arbetat med kontraktshantering har nog upplevt att det är viktigt att bevaka tidpunkter och tidsfrister. Genom att ha god vetskap om vilka tider som gäller för varje unikt avtal förbättras möjligheterna till en effektiv kontraktshantering.

Jag tog några ramavtal för leverans av varor och undersökte vilka tidsparametrar som är vanligt förekommande. Sorterade i stigande tidsordning fann jag följande:

Olika typer av tidsramar vid avtalshantering

Jag tror de flesta håller med mig om att dessa är de vanligaste tidsparametrarna i ett avtal, men frågan är hur vi håller ordning på dem:

Jag såg en ganska enkel lösning hos en leverantör vilken var ett försättsblad till alla större avtal. I försättsbladet framgick alla viktiga tidsfrister och tidpunkter. Man behövde alltså inte bläddra igenom tusen sidor avtalstext för att ta reda på viktiga tider som behövde bevakas, vilket troligen gör bevakningen effektivare. Har man tid att utveckla det här så skulle man kunna göra en PDF-fil där försättsbladet har bokmärken till respektive avtalsavsnitt. Jag exemplifierade ett försättsblad i nedanstående fil:

Exempel försättsblad till avtal

För vissa typer av projektorienterade avtal passar det sig att skapa någon form av tidsplan med länkade aktiviteter. Här kommer det traditionella ganttschemat väl till pass, vilket jag inte anser mig behöva utveckla i detta forum.

Har vi stora mängder avtal som ska hanteras så måste vi bygga någon form av databas som håller reda på alla tider. Vi kan förstås bygga någonting själva i Excel eller Access och komma ganska långt med det. Excel eller Access blir ofta system som fungerar i en mindre inköpsorganisation. För en större organisation blir det nödvändigt att bygga någon form av avtalsportal. Allra helst bör man bygga in intelligens som skickar ut varningsmejl när en tidsfrist börjar närma sig sitt slut och här kommer vi osökt in på nästa nivå som är ärendehanteringssystem.

Jag har ännu inte sett något riktigt bra system för tidsbevakning. Marknaden erbjuder ett flertal färdiga system, på internet fann jag följande system:

• Contrac
• Merbics
• MultiNet
• RMT

Nu är jag nyfiken på om någon annan har erfarenhet av avtalshanteringssystem, bra som dåliga. Lämna din kommentar nedan!