De flesta som arbetat med kontraktshantering har nog upplevt att det är viktigt att bevaka tidpunkter och tidsfrister. Genom att ha god vetskap om vilka tider som gäller för varje unikt avtal förbättras möjligheterna till en effektiv kontraktshantering.
Jag tog några ramavtal för leverans av varor och undersökte vilka tidsparametrar som är vanligt förekommande. Sorterade i stigande tidsordning fann jag följande:
Olika typer av tidsramar vid avtalshantering
Jag tror de flesta håller med mig om att dessa är de vanligaste tidsparametrarna i ett avtal, men frågan är hur vi håller ordning på dem:
Jag såg en ganska enkel lösning hos en leverantör vilken var ett försättsblad till alla större avtal. I försättsbladet framgick alla viktiga tidsfrister och tidpunkter. Man behövde alltså inte bläddra igenom tusen sidor avtalstext för att ta reda på viktiga tider som behövde bevakas, vilket troligen gör bevakningen effektivare. Har man tid att utveckla det här så skulle man kunna göra en PDF-fil där försättsbladet har bokmärken till respektive avtalsavsnitt. Jag exemplifierade ett försättsblad i nedanstående fil:
Exempel försättsblad till avtal
För vissa typer av projektorienterade avtal passar det sig att skapa någon form av tidsplan med länkade aktiviteter. Här kommer det traditionella ganttschemat väl till pass, vilket jag inte anser mig behöva utveckla i detta forum.
Har vi stora mängder avtal som ska hanteras så måste vi bygga någon form av databas som håller reda på alla tider. Vi kan förstås bygga någonting själva i Excel eller Access och komma ganska långt med det. Excel eller Access blir ofta system som fungerar i en mindre inköpsorganisation. För en större organisation blir det nödvändigt att bygga någon form av avtalsportal. Allra helst bör man bygga in intelligens som skickar ut varningsmejl när en tidsfrist börjar närma sig sitt slut och här kommer vi osökt in på nästa nivå som är ärendehanteringssystem.
Jag har ännu inte sett något riktigt bra system för tidsbevakning. Marknaden erbjuder ett flertal färdiga system, på internet fann jag följande system:
Nu är jag nyfiken på om någon annan har erfarenhet av avtalshanteringssystem, bra som dåliga. Lämna din kommentar nedan!
Leverantörsrelationer inleds normalt sett med en förhoppning om ett oproblematiskt samarbete under hela avtalstiden. Ofta tänker man sig en längre relation med avtalsförlängningar och en positiv utveckling. Men så blir det inte alltid. Det finns tillfällen då man till och med behöver avsluta en leverantörsrelation i förtid dvs innan avtalstiden löpt till ända.
Vad är ett ramavtal? Ramavtal är ett samlingsbegrepp för köpeavtal som bildar ramverk för kommande köp av generisk natur. Ramverket i sig liknar vilket annat köpeavtal som helst, med allmänna och särskilda avtalsvillkor. Det som gör avtalet till ramavtal är de särskilda villkor som reglerar avrop av kommande köp. Det är dessa avropsorder som binder…
Den här artikeln syftar till att på ett enkelt sätt beskriva vilka element som bör finnas med i ett avtal som reglerar köp och försäljning av varor eller tjänster.