Fenomenet budgivning är ingalunda nytt, det har funnits så länge som människan bedrivit handel. Under historiens gång har formerna sofistikerats och olika former av auktioner har utvecklats. Datorer och Internet har underlättat alla former av auktioner och budgivning. Grundläggande teorier är desamma för elektroniska media men vi vinner snabbhet och slipper fysisk närvaro.
Vi inköpare möter ofta e-auktionsmissionärer av olika slag, de flesta företräder systemleverantörer. Missionärerna höjer e-auktionerna till skyarna. Om vi exempelvis googlar på e-auktioner så får vi träff på artiklar, uppsatser mm, där endast fördelar nämns, nackdelar och problem verkar man inte vilja höra talas om. Innan vi sväljer religionen så tycker jag att vi bör skaffa oss grundläggande förståelse för metodiken och vilka problem och risker som finns. Först tänkte jag beskriva de grundläggande begreppen, oavsett om kommunikationen är verbal eller elektronisk.
Råvarubörsenär en handelsplats där en stor mängd köpare och säljare möts för att finna ett marknadspris som är så korrekt som möjligt med hänsyn till utbud och efterfrågan. Den vanligaste modellerna är holländsk och fransk auktion. Förr träffades aktörerna fysiskt, men idag är råvarubörser helt elektroniska. Ett grundläggande krav för en fungerande råvarubörs är att produkterna är standardiserade och jämförbara. Priserna på en råvarubörs kan gå både uppåt och neråt, exempelvis:
I en öppen och säljarstyrd auktion startar budgivningen från ett utgångspris, sedan får köparna bjuda över varandra, ibland kallas den engelsk auktion. Den här typen av auktion möter vi exempelvis vid köp av fastigheter och lägenheter, men även i konsumentinriktade forum såsom Tradera. I relationen näringsidkare till näringsidkare är den ovanlig, men inte på något sätt omöjlig. Ibland ser man på Tradera att företag vänder sig till konsumenter. Syftet är främst marknadsföring, men även ökad försäljning. Dock kan det på en marknadsplats såsom Tradera vara svårt att nå högre priser än konventionell försäljning. Vid enstaka tillfällen har dock iakttagits att konsumenter i budgivning betalar mer än vid konventionell försäljning, vilket troligen beror på ett spänningssökande, liknande det som finns vid spel. Till skillnad mot en råvarubörs är utbudet i en säljarstyrd auktion mycket mindre. Det mindre utbudet leder i sin tur till svårighet att attrahera köpare, konsekvensen kan bli en svag budgivning, vilket också ofta ses i exempelvis bostadsauktioner. Detta är en anledning till att säljaren ibland förbehåller sig rätten att avstå från att acceptera bästa bud. Prisutvecklingen kan se ut på följande sätt:
I en öppen och köparstyrd auktion startar priset från en hög nivå. Säljarna bjuder under varandra och lägstbjudande vinner. Man kan säga att det är en omvänd säljarstyrd auktion, därför benämner många den ”omvänd auktion” eller ”reversed auction”. Köparen kommer att uppleva samma problem som en säljare upplever i säljarstyrd auktion, exempelvis brist på säljarbud beroende på för liten efterfrågan. Till skillnad från den säljarstyrda auktionen så ställer den köparstyrda högre krav på standardisering och jämförbarhet ungefär som en råvarubörs. Prisutvecklingen kan se ut på följande sätt:
Vid sluten budgivning finns ingen transparens mellan budgivarna. Budgivarna får skjuta skott i totalt mörker, deras enda stöd är historisk kunskap om marknadspriser samt den egna anbudskalkylen. Sluten budgivning kan ge möjlighet till bud om mer komplexa nyckeltal än enbart pris. Metoden är vanlig vid offentlig upphandling där sekretessen förbjuder transparens under anbudstiden. Man kan inte tala om prisutveckling på samma sätt som vid auktion, det kan exempelvis se ut på följande sätt:
Vid vissa typer av sluten budgivning låter man påverka anbuden genom olika former av förhandling. På detta sätta kan man få fram en ganska intressant hybrid mellan öppen och sluten budgivning. En offentlig upphandlare som är bakbunden av sekretessen använder sig ofta av ett målpris för att locka anbudsgivarna över ett virtuellt målsnöre. Det finns även olika psykologiska metoder för att påverka anbudsgivningen. I förhandlingar kan ske en interaktion mellan köparens behov och leverantörens möjlighet att lösa uppgiften, vilket också kan ge lägre pris eller påverkan på andra jämförbarhetsnyckeltal. Prisutvecklingen kan exempelvis se ut på följande sätt:
Jag tänkte nu berätta om några fallgropar som inträffat med e-auktioner av typen öppen inköpsauktion, s.k. omvänd auktion:
1. Ett befintligt avtal rörande mekanisk legotillverkning skulle konkurrensutsättas genom e-auktion. Specifikationer och avtalsförslag gicks igenom med ett antal presumtiva anbudsgivare. I e-auktionen fick anbudsgivarna lämna bud på styckpris för legotillverkning av produkten. Bud lämnades genom att logga in på en auktionsportal där endast anbudsgivarna kunde följa budgivningen. Budgivningen gick mycket trögt och påstötningar fick göras per telefon. När budgivningen till sist avslutats visade det sig att bästa pris var väsentligt högre än priset i befintligt avtal. Genom intervjuer försökte man utröna vad den svaga budgivningen berodde på. Det förefaller dels som att fenomenet som beskrevs ovan med svag efterfrågan också ledde till svag budgivning. Ett annat problem som identifierades var anbudsgivarna upplevde en stark motvilja att öppet blotta sin prissättning mot sina konkurrenter, dvs man förlorade hellre affären än blottade sina priser. Någon anbudsgivare hade till och med en rädsla för att priser skulle kunna göras öppna för andra kunder. Kanske en obefogad rädsla, men tillräcklig för att avstå från budgivning.
2. Ett befintligt avtal rörande leverans av standardiserade och enkla tjänster skulle konkurrensutsättas genom e-auktion. Presumtiva anbudsgivare fick ut specifikationer över tjänsterna som är så standardiserade att alla leverantörer i aktuell bransch kan genomföra dem. Detta medförde att ett stort antal anbudsgivare kunde bjudas in. Tjänsterna åsattes operationstider som hade uppmätts av konsulter. I e-auktionen fick anbudsgivarna lämna bud på timpris; ersättningen skulle sedan baseras på timpris multiplicerat med operationstid. I underlagen hade konsulterna dock förbisett att de till synes enkla tjänsterna var omgärdade av extremt komplicerad logistik och omvärldsfaktorer som påverkade operationstider. När avtal skulle tecknas med bästa anbudsgivare uppdagades dessa problem, resultatet blev att inte teckna nytt avtal.
3. Ett ramavtal för leverans av kontorsmaterial skulle upphandlas. En behovsanalys gjordes där man identifierade ett hundratal vanliga artiklar som också tilldelades viktning. E-auktion sattes upp och anbudsgivare fick lämna bud genom att ändra priserna i den viktade prislistan. Det viktade prisnyckeltalet utgjorde utvärderingskriterium. Avtal tecknades med vinnande anbudsgivare. På artiklar som inte fanns med i upphandlingen kunde leverantören sätta priserna fritt. Detta ledde till att artiklar utanför prisavtalet åsattes mycket höga priser. När avropare började använda avtalet så upplevdes de ”fria” artiklarna som extremt dyra och billigare kunde köpas på annat håll. Detta ledde till mycket dålig avtalstrohet.
Som ni ser så har jag beskrivit några
fallgropar med e-auktioner, men det finns säkert ännu fler. Sammanfattningsvis menar jag att för att få en fungerande auktion så ställs ganska höga krav på produkten, marknaden och upphandlarens förarbeten. I första hand måste vi välja hårt standardiserade produkter som är enkla och har enkel leveranslogistik. Leverantörsmarknaden måste präglas av väl fungerande konkurrens. Dessa produkter finner vi främst i Kraljicmatrisens nedre vänstra hörn. Vi måste vara beredda på att affärsrelationen kommer att hamna långt ner i
relationstrappan som jag beskrev häromdan, dvs i stor utsträckning armlängdsavstånd. Specifikationer måste vara exakta och helst inte föränderliga annars ökar kvalitetsrisker och finansiella risker.
Vad gäller råvarubörser ser jag inte alls lika stora risker och problem. Här finns redan en väl fungerande standardisering samt tydliga och genomarbetade marknadsregler. Utbud och efterfrågan är stora, vilket leder till väl fungerande auktionering. Endast i de fall köparen har behov av att börja utveckla kvaliteter utanför de som definierats på råvarubörsen så kommer det att uppstå problem.
Sluten budgivning med inslag av förhandling eller annan prispåverkan ser jag heller inte som problematisk. Det kan givetvis bli svårt att hantera många anbudsgivare om den utförs manuellt, så någon form av elektroniskt ärendehanteringssystem kan vara ett bra stöd. Jag tycker dock att man ska fråga sig om vi bör eftersträva alltför många anbudsgivare. Konkurrens i all ära, men det är inte bara konkurrens som leder till framgång, något jag tänker återkomma till!
