Upphandling beskylls ofta för att vara stelbent, trångsynt och formalistiskt. Det stämmer om man i ordet lägger dess klassiska betydelse, dvs att det är en formell och väldefinierad förhandlingsprocess, som syftar till att nå fram till ett bindande avtal. Men om man vidgar begreppet till att vara en process för att lösa ett problem behöver det inte längre se ut så – vi kan faktiskt låta kreativiteten flöda.
Det har skrivits hyllmetrar om den formella upphandlingsprocessen, men för att studera dess kreativa förstadier är det desto mer tunnsått. Man får leta sig ut i litteratur långt utanför den klassiska inköps- och upphandlingslitteraturen. Det skulle nog inte skada med lite nytänkande inom den. Nåväl:
Vad är kreativitet? NE skriver ”förmåga till nyskapande”, men det är faktiskt bara en definition, det finns nog några tusen till. I en upphandling handlar det snarare om att samla ihop gammal kunskap och generera ny, för att på det sättet skapa en nytänkande kombination.
Nu börjar väl alla metodfascister leta i sina verktygslådor efter olika kreativa verktyg: fokusgrupper, voice of the customer, brainstorming etc etc. Visst, metoder är bra att ha, men det allra viktigaste är att kunna hantera grupprocessen, och det är lättare sagt än gjort. Men en av de största tjänsterna som man kan göra för gruppen är att definiera processen och upplysa om var man befinner sig.
Låt mig föreslå en kreativ upphandlingsprocess:
Även om det inte är någon exakt vetenskap så är det faktiskt så här det kan se ut, dvs tre faser: divergerande idéfas, konvergerande idéfas och sen formell fas. Bara att förstå vilken man fas man befinner sig är mycket vunnet. Har man inte gjort det kan resultatet blir katastrofalt såväl kreativt som formellt. Om man till exempel kastar sig ut i den formella fasen så fort man har en idé finns risk att formalismen kväver all kreativitet. Om man istället börjar med alltför kreativa övningar under den formella fasen finns risken att projektet aldrig konvergerar till ett avtal.
Människor är olika. Vissa är idésprutor som älskar divergens, andra är målmedvetna och älskar konvergens. Var och en har sin tid. I början har idésprutorna en framträdande roll, men tids nog måste de träda tillbaka, annars finns risken att hela projektet bara blir en diskussionsklubb. Successivt träder målmedvetna ’doers’ fram i rampljuset. Slutligen tar inbitna byråkrater och pedanter vid.
Grupper har både bra och dåliga beteenden. Häromveckan ställde bloggen gruppbeslutet i kontrast till individbeslutet. Det belyser i viss mån upphandlingsteamets styrkor och svagheter. Men det finns fler intressanta gruppbeteenden. Flockbeteendet är ett sådant. Människor vill gå i samma riktning som andra människor. Fysiskt kan man se det på marknader och mässor. Om en liten grupp börjar samla sig så drar det till sig fler. Virtuellt är det samma beteende som genererar spekulativa prisbubblor. Risken med detta beteende är därför att gruppen springer i fel spår, bara för att man vill göra som alla andra. Svärmbeteendet, benämnt efter myrsamhällens förmåga att finna det kortaste avståndet till föda, är istället av godo. Samma sak kan människor göra. Se exempelvis Missing peoples förmåga att hitta försvunna människor. De sprider sig för att maximera sin förmåga. Så kan ett upphandlingsteam också göra, dvs de letar lösningar på olika ställen. Det söker idéer, kunskap, produkter, leverantörer på olika sätt.
Nu finns det väl någon olyckskorp som säger att den kreativa processen kan leda till vilda köp, inlåsningseffekter, överspecificering etc. Jovisst, de är potentiella undervattensgrynnor som måste pareras. Gruppkommunikationen blir ännu viktigare i en kreativ process, inte bara för att stimulera det kreativa tänkandet, utan även för att ha viss koll på färdriktningen. Finns det gruppmedlemmar som tidigt börjar ge sig in i den formella processen? Vilka beslut fattas och vilken konsekvens har de? Når vi någon konvergens?
Din egen upphandlingsprocess kommer kanske inte att se ut exakt som i det här inlägget, men en sak är säker; den kommer att innehålla både formalism och kreativitet. Frågan är bara hur du ska bemästra dem på bästa sätt, utan att undertrycka den ena eller andra. Med viss inspiration från det här inlägget kanske du kan rita en karta för ditt team. Det viktigaste är sen att alla gruppmedlemmar vet hur den ser ut och var ni befinner er.
Lokalförsörjning är ett komplext pussel för offentlig sektor. Behovet av ändamålsenliga, hållbara och kostnadseffektiva lokaler förändras konstant i takt med att samhället förändras. Dessutom kräver processen ofta en tät samverkan mellan olika delar av offentlig sektor. Att hantera en hyresvärdsupphandling effektivt och optimalt är därför av högsta vikt inom offentlig sektor. För ett par decennier…
Direktupphandling är ett förfarande inom offentlig sektor som är avsett för upphandlingar med ett mindre värde där en omfattande process och dokumentation inte är nödvändig, eller där det är behov av ett snabbare agerande. Många organisationer upplever dock att direktupphandlingar inte riktigt fungerar som det är tänkt men genom att kombinera olika lösningar och insatser med ett helhetsperspektiv för organisationen kan man dock åstadkomma förbättringar.
RAQSCI har många användningsområden, t ex behovsanalys, utvärdering av upphandlingar och prioritering av uppföljningsarbete och är ett sätt att strukturera behov för att underlätta diskussioner och beslut om prioriteringar.