Upphandling är så mycket mer än bara upphandling

Vid årsskiftet blev upphandlingsutredningen klar. Den kallas På jakt efter den goda affären. Det är en diger lunta som är för stor för att i sin helhet refereras i detta forum, så låt oss bara titta på upphandling i stort.

”Utredningen konstaterar att det saknas en enhetlig användning av begreppen upphandling och inköp”. Vidare konstaterar man att ”offentlig upphandling är en sammanfattande och övergripande term” och ”upphandling är det reglerade förfarandet från annonsering till tilldelning”. Jämför man med den svenska upphandlingslitteraturen så finner man att den är ganska fokuserad på ”det reglerade förfarandet”. Att det finns liv både före och efter är ibland som bortglömt. Detta till skillnad från exempelvis engelsk upphandlingslitteratur (vilket i och för sig kan bero på att det är ett större språkområde).

För att fortsätta jämförandet kan vi jämföra terminologin i några länder:

Det finns alltså slående skillnader i hur våra grannar benämner exakt samma verksamhet. Att vi i Sverige talar om upphandling har historiska orsaker som kan spåras tillbaka till Karl XII:s 1700-tal. På samma sätt är det säkert i andra länder, d.v.s. historia och tradition har fört fram en terminologi som nu används för en verksamhet som bör vara lika i alla länder. Men kan terminologin påverka fokuset?

Faktum är att det oftast framställs som att det endast är inom ramen för det reglerade förfarandet som man gör den ”goda affären”. Upphandlingsutredningen antyder i första kapitlet att upphandlingsprocessen även omfattar behovs- och marknadsanalys, uppföljning samt utvärdering. Men i övrigt lyser denna diskussion med sin frånvaro. Det finns endast viss antydan om att uppföljning är viktigt för att samla på sig erfarenheter till nästa upphandling, samt kontroll av avtalsefterlevnad. Men inget annat.

I upphandlingsutredningen har man undersökt hur mycket tid olika upphandlare lägger på olika arbetsmoment. Så här ser exempelvis fördelningen ut för städtjänster:

Det går alltså att skönja att man lägger relativt mycket tid på behovsidentifiering och avtalsuppföljning. Två aktiviteter som ligger utanför det reglerade förfarandet. Är det inte så att upphandlare lägger mycket tid på dessa aktiviteter därför att man anser att de tillför värde?

Upphandlingsutredningen pekar på att ”syftet med upphandling är att tillvarata konkurrensen på marknaden”. Är detta något som händer av sig själv när man skickar ut en anbudsförfrågan? Nej, knappast. Det kräver gedigen marknadskunskap. Något som man inte skaffar på en kafferast utan genom långt och ihärdigt arbete – före upphandlingen!

Det finns områden som är nästan helt bortglömda i upphandlingslitteraturen, fast de ändå tillämpas av många upphandlare. Ta exempelvis olika aktiviteter inom det som kallas relationsutveckling. Det kan handla om att effektivisera parternas transaktioner eller förbättra kvaliteten i beställda varor och tjänster. Området glöms ibland, eftersom man tycker att man ändå ska upphandla på nytt om ett par år. Men se istället relationsutvecklingen som ett sätt för köparen att förbättra sig som beställare och leverantören som en bättre leverantör även gentemot andra kunder. I de så kallade förstudiefaserna glömmer ofta upphandlingslitteraturen bort områden som spendanalys, kategoristyrning och affärsplaner. Kanske är det för att dessa heller inte beskrivs i lagstiftningen. Men de är i allra högsta grad värdeskapande aktiviteter, som många upphandlare begagnar sig av.

Frågan är nu om det egentligen är så att det är före och efter den ”reglerade upphandlingen” som man kan skapa mest värde för sin uppdragsgivare. Det finns en del som menar det. Kanske är det ungefär så här vi ska rita upp framtidens upphandlingsprocess:

Sen kanske nästa upphandlingsutredning föreslår att vi ska gå i Finlands, Storbritanniens och Irlands fotspår och skriva ”offentlig anskaffning”.

Powerpoint med bildmaterial