Inköpsbloggen

En inspirationskälla för professionella inköpare

Kravspecifikation och anbudsutvärdering

Jag tycker inte att man ska uppfinna hjulet på nytt, finns det någon annan som kommit på en bra inköpsidé så är det sällan något problem att använda sig av den. Ett idéuppslagsverk som jag använder mig av är OPIC, en databas där offentliga upphandlare lägger ut sina förfrågningsunderlag. Även om databasen är avsedd för offentlig upphandling så kan jag, som privat upphandlare, hitta mycket intressant här. Det går att inspireras av kontraktsmallar och kravspecar i all oändlighet.

Häromdan studerade jag den starka koppling som offentliga upphandlare gör mellan förfrågningsunderlaget och anbudsutvärderingskriterierna. Som bekant så kan en offentlig upphandlare välja mellan två grundprinciper; 1. lägst pris eller 2. bästa ekonomiskt fördelaktiga. De upphandlare som väljer mest ekonomiskt fördelaktiga bygger upp en nyckeltalsmodell för utvärdering av områden som är friare i förfrågningsunderlaget. Jag har funnit att förfrågningsunderlagen har tre huvudsakliga sätt att kravställa: 1. skall-krav, 2. bör-krav och 3 beskriv- eller ange-krav. De två sista kategorierna kopplar upphandlaren till nyckeltalen i anbudsutvärderingen. Med nyckeltalen menar jag de s.k. poängen som upphandlaren ger.

Som något slags snitt har jag funnit att utvärderingsmodellerna brukar utgöras av 70% pris och 30% mjuka krav, på samma sätt borde kravspecen ge en ungefär 30%-ig frihet.

Det som slår mig mest när jag surfar runt i OPICs databas är att få upphandlare talar om vad anbudsgivaren ska erbjuda för att få vissa poäng i nyckeltalsmodellen. Jag får intrycket att det är upp till upphandlarens godtycke att avgöra detta… eller vill man öka risken för överprövning?

2 kommentarer Kravspecifikation och anbudsutvärdering

  1. >Finns (minst) tre tänkbara förklaringar:1. Man har svårt att skilja på begränsade krav/kriterier (kopiatorn skall ha häftfunktion – J/N) och obegränsade krav/kriterier (ju mer av ngt desto bättre). I det senare fallet verkar det ju lite dumt att begränsa med en fast tabell…2. Den offentligen upphandlaren får inte rakt av köpa den vara/tjänst som hon efter noggrannt letande anser vara bäst, utan måste upphandla i konkurrens. Det gör att man kanske backar lite i preciseringsgrad i underlaget, för att möjliggöra för flera att kunna tävla.3. Man vill upphandla den expertis och krativitet som "marknaden" förväntas ha… Detta omöjliggörs om man i förväg skall detaljspecificera och poängsätta förslagen, exvis maxpoäng ges för förslaget att göra si, färre poäng ges för förslag att göra så…Vem skulle då föreslå ngt annat än max-förslaget?Eftersom man då inte kan få in förslag utöver det man känner till, blir ju upphandlingen onödig… eller?M v h,Upphandlingskonsulten

  2. >Det är kanske fel av mig att generalisera. Jag har sett många förfrågningsunderlag där utvärderingskriterierna är glasklara. Tyvärr finns många upphandlingar där det är svårt att förstå vad man ska åstadkomma för att erhålla bra poäng. Jag menar att hela vitsen med att på förhand kommunicera utvärderingskriterierna är ju att ge ledtrådar till anbudsgivarna om vad som är mest ekonomiskt fördelaktigt för köparen. Jag antar att det är därför skolboksexemplen ofta anger en värdeskala för varje nyckeltal.Om man tar din punkt 3 så håller jag inte med om att alla kommer att lämna maxförslaget, det går ju att kompensera dåliga nyckeltal med lågt pris.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.

Läs mer om avtal


Läs mer om upphandling


Dela med dig:
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Twitter
  • email
Skriv ut: Skriv ut:  
  • Ladda ner White paper

  • Verktyg för spendanalys

    Vill Du få kontroll över din inköpsvolym? Behöver Du ett verktyg för spendanalys?
    Spendency