Kravspecifikation och anbudsutvärdering

Jag tycker inte att man ska uppfinna hjulet på nytt, finns det någon annan som kommit på en bra inköpsidé så är det sällan något problem att använda sig av den. Ett idéuppslagsverk som jag använder mig av är OPIC, en databas där offentliga upphandlare lägger ut sina förfrågningsunderlag. Även om databasen är avsedd för offentlig upphandling så kan jag, som privat upphandlare, hitta mycket intressant här. Det går att inspireras av kontraktsmallar och kravspecar i all oändlighet.

Häromdan studerade jag den starka koppling som offentliga upphandlare gör mellan förfrågningsunderlaget och anbudsutvärderingskriterierna. Som bekant så kan en offentlig upphandlare välja mellan två grundprinciper; 1. lägst pris eller 2. bästa ekonomiskt fördelaktiga. De upphandlare som väljer mest ekonomiskt fördelaktiga bygger upp en nyckeltalsmodell för utvärdering av områden som är friare i förfrågningsunderlaget. Jag har funnit att förfrågningsunderlagen har tre huvudsakliga sätt att kravställa: 1. skall-krav, 2. bör-krav och 3 beskriv- eller ange-krav. De två sista kategorierna kopplar upphandlaren till nyckeltalen i anbudsutvärderingen. Med nyckeltalen menar jag de s.k. poängen som upphandlaren ger.

Som något slags snitt har jag funnit att utvärderingsmodellerna brukar utgöras av 70% pris och 30% mjuka krav, på samma sätt borde kravspecen ge en ungefär 30%-ig frihet.

Det som slår mig mest när jag surfar runt i OPICs databas är att få upphandlare talar om vad anbudsgivaren ska erbjuda för att få vissa poäng i nyckeltalsmodellen. Jag får intrycket att det är upp till upphandlarens godtycke att avgöra detta… eller vill man öka risken för överprövning?