En Public Bid Manager, eller anbudsansvarig, har en projektledande roll i vinstdrivande verksamheters anbudsarbete och är mer eller mindre delaktig i varje moment i en anbudsprocess. En Public Bid Manager kan kortfattat beskrivas som företagens motsvarighet till yrkesrollen offentlig upphandlare – men istället för att agera beställare har hen ett affärsmässigt uppdrag från leverantörssidan. Målsättningen inom så kallat Bid Management, eller anbudshantering, är att formulera vinnande anbud för uppdragsgivarens räkning.
Mariam Barati, som är i slutfasen av sin utbildning till Public Bid Manager från IHM Business School, har gjort båda sina praktikperioder (Lärande i arbete, LIA) hos oss på EFFSO. I en artikel som bygger både på hennes individuella inlämningsuppgift i oktober 2021 och hennes erfarenheter under praktiken, beskriver hon anbudsprocessens olika faser och vad man bör göra för att lyckas som anbudsgivare.
En anbudsprocess går ut på att välja ut en leverantör och kan, i likhet med inköpsprocessen, delas in i tre generella faser.
En anbudsprocess börjar ofta med någon form av RFI, Request For Information. En upphandlande myndighet kan också välja att möta marknaden innan en upphandling initieras. Då bjuder myndigheten in olika leverantörer till dialog för att bilda sig en uppfattning om vad marknaden kan erbjuda för produkter eller tjänster i en specifik upphandling.
Därefter annonseras upphandlingsdokumenten ut. Leverantören ställer sina frågor (publikt) till den upphandlande myndigheten, går igenom upphandlingsdokumenten för att utvärdera om de möter samtliga ska-krav, eventuellt lämnar in anbud eller kompletterar ett redan inlämnat anbud. Den upphandlande myndigheten tillämpar sina utvärderingskriterier och därefter sker tilldelning av kontrakt.
Kontraktet skrivs på med den utvalda leverantören som nu kan påbörja sitt arbete. I denna sista fas ingår även uppföljning och rapportering på utförd tjänst eller såld vara.
Det finns tre olika utvärderingsgrunder som kan tillämpas i en anbudsprocess; bästa förhållande mellan pris och kvalitet, kostnad samt pris.
I en anbudsprocess är det viktigt att hålla isär kvalificeringskriterier och utvärderingskriterier.
Kvalificeringskriterier är att likställa med ska-krav dvs. de krav som en leverantör måste uppfylla för att kunna delta i en anbudsprocess. Det kan röra sig om krav på företagets ekonomi, kreditvärdighet, resurser och erfarenhet.
Utvärderingskriterier däremot avser egenskaper i lämnat anbud dvs. faktorer såsom lämnat pris, kvalitet och miljöegenskaper för att nämna några. Även referenser faller under utvärderingskriterier. Anledningen är att referenstagning avser att utvärdera kvalitet på utförd tjänst och hur väl leverantören i fråga har utfört tidigare liknande uppdrag.
I upphandlingsdokument är miljökrav numera ett ska-krav, och hör därmed till kvalificeringskriterierna. Om en leverantör, förutom att kunna påvisa uppfyllda miljökrav bland ska-kraven även kan redogöra för hur man aktivt arbetar med övriga hållbarhetsmål hör dessa till utvärderingskriterier och kan ge leverantören ett mervärde. Dock behöver det tydligt framgå i upphandlingsdokumenten vad som kommer att utvärderas och på vilket sätt.
Att delta i en upphandlingsprocess ska inte behöva vara krångligt. Ändå är det många företag som upplever att det är svårt både att skriva anbud och att vinna en upphandling. Men mycket hänger på att man har en strukturerad process på plats och en tydlig rollfördelning. Här nedan är ett exempel på en arbetsprocess som innehåller de viktigaste stegen för att lägga upp sin anbudsprocess på bästa sätt. Alla momenten är givetvis inte lika tidskrävande.
Processägare är ofta företagets Public Bid Manager eller anbudsansvarig. Som projektledare för anbudsarbetet är hen mer eller mindre delaktig i varje moment. Här listar vi de olika stegen och nämner sådant som kan vara bra att tänka på.
Att framgångsrikt leda ett anbudsarbete är inte något man lär sig över en natt. Anbudsarbete kräver stark vilja, hårt arbete och en tydlig vision. Här är några goda råd på vägen från en nybliven Public Bid Manager/anbudsansvarig.
Det är värt att investera i ett bevakningssystem för upphandlingar. Det ger dig möjlighet att samla alla annonser på ett ställe. Du kan också snabbt få en uppfattning om marknaden och de upphandlingarna som dina konkurrenter deltar i.
Genom att vara aktiv, synas ute på marknaden och prata med upphandlare m.m. kan man få reda på när befintliga avtal går ut hos myndigheter. På så vis kan man börja förbereda sig sex månader eller kanske till och med ett år innan ett särskilt avtal går ut. På så sätt står du beredd när väl annonsen kommer ut.
Det finns leverantörer som felaktigt tror att man inte får kontakta upphandlare eller ha samma dialog som är vanlig i andra säljsituationer. Enligt Mercell Opics anbudsbarometer kontaktas upphandlare sällan eller bara ibland av anbudslämnare innan en upphandling. En del av anbudslämnarna vet inte ens att detta är en möjlighet.
Om man får en inbjudan till en RFI, se till att delta och dela med dig av din kunskap till upphandlarna. Att svara på en RFI och delta i inbjudna samtal kan vara tidskrävande och kan i många fall innebära timmar av arbete utan att ersättning utgår. Men det visar att man som leverantör vill vara med och bidra till bättre och mer framgångsrika upphandlingar där upphandlingskraven formas efter vad marknaden kan erbjuda. Det kan också bli lättare att möta upphandlarens behov.
Att varje upphandling ska ha som mål att uppnå uppsatta affärsmål är självklart. Men det kan vara värt att fundera på vad man vill uppnå med varje upphandling (förutom att nå affärsmålen). Att delta i en upphandling kan vara ett sätt att lära känna sin marknad. Är man t ex ett nystartat bolag kan man se varje upphandling som ett läromoment i sig. Är det viktigt att man får in en fot på en marknad kan det vara viktigt att bygga upp en referensdatabas för kommande upphandlingar. Då får man vara beredd att lägga sig prismässigt väldigt lågt.
Ibland kanske man istället måste välja att avstå från att lämna anbud – även om man skulle möta ska-kraven. Antingen för att behålla sina resurser inför en kommande upphandling som kan bli en bättre framtida referens, eller för att inte ”slita ut” eller rucka på goda relationer man redan byggt upp.
En lyckad anbudsprocess, likt övrigt säljarbete, kräver god planering och bör följa samma rutiner som andra större projekt. Och glöm inte att skanna igenom dokumenten en sista gång innan du lämnar in dem. Här nedan är några tips på hur man kan göra anbudsarbetet mer effektivt:
Avslutningsvis, att driva anbudsarbete kan vara en utmaning i vissa organisationer. Det kräver att man är en motiverad ledare med en tydlig vision om vilka mål man vill uppnå. Som Public Bid Manager eller anbudsansvarig är man ofta den som projektleder anbudsprocessen och driver arbetet framåt inom företaget. Man är den som ska leda teamet, motivera, ha en god dialog både internt och externt ifall anbudet kräver underleverantörer – och allra minst se till att man håller deadline. Men det är ett oerhört tillfredsställande arbete som ständigt bjuder in till att bli ännu bättre nästa gång. För faktum är att även om målet är att vinna en bra affär, så är det ändå resan dit som sätter grunden för hur vi presterar nästa gång. Vinner du inte anbudet, så har du vunnit något i form av gemenskap, kunskap och långvariga relationer.
Lycka till!
Mariam Barati
https://www.pabliq.se/sa-lyckas-du-med-anbudsgivningen-och-vinner-fler-offentliga-upphandlingar
Lokalförsörjning är ett komplext pussel för offentlig sektor. Behovet av ändamålsenliga, hållbara och kostnadseffektiva lokaler förändras konstant i takt med att samhället förändras. Dessutom kräver processen ofta en tät samverkan mellan olika delar av offentlig sektor. Att hantera en hyresvärdsupphandling effektivt och optimalt är därför av högsta vikt inom offentlig sektor. För ett par decennier…
Direktupphandling är ett förfarande inom offentlig sektor som är avsett för upphandlingar med ett mindre värde där en omfattande process och dokumentation inte är nödvändig, eller där det är behov av ett snabbare agerande. Många organisationer upplever dock att direktupphandlingar inte riktigt fungerar som det är tänkt men genom att kombinera olika lösningar och insatser med ett helhetsperspektiv för organisationen kan man dock åstadkomma förbättringar.
RAQSCI har många användningsområden, t ex behovsanalys, utvärdering av upphandlingar och prioritering av uppföljningsarbete och är ett sätt att strukturera behov för att underlätta diskussioner och beslut om prioriteringar.