Ett spendlexikon

Ordet spend har blivit ett riktigt modeord bland inköpare. För 10 år sen fanns ordet inte i det svenska vokabuläret – nu används det i tid och otid.

Som med alla nya ord finns det ingen exakt definition för spend, men i princip kan man säga att det är ganska liktydigt med utgifter. Spend tar inte hänsyn till bokföringstekniska finesser som avskrivningar, periodiseringar etc, vilka finns med i begreppet kostnader. En skillnad mellan spend och utgift är att spend inte omfattar rena balanstransaktioner, t.ex. återbetalning av ett lån.

Den stora finessen med spendbegreppet ligger emellertid inte i den rent siffermässiga definitionen, utan snarare vilka personer som brukar de olika begreppen och vilka syften dessa har. Begrepp som kostnader och utgifter utnyttjas främst av de som arbetar med bokföring, redovisning, reskontra etc. Deras syften ligger i att följa lagar avseende bokföring, skatter och avgifter så att entydiga uppgifter kan lämnas till ägare, myndigheter m.fl. Förvisso har den ekonomiska redovisningen även som syfte att stödja den ekonomiska styrningen, men då oftast på ett kortsiktigt plan. Begreppet spend ligger mer till grund för strategiska ansatser. Uppgifter om spend används därför mer av inköpare eller andra personer som har ett strategiskt syfte. Att använda begreppet spend har därför den fördelen att skillnaden mellan utgifter och kostnader inte behöver dryftas. Det blir upp till strategerna själva att definiera vad som är spend. När spenden sedan ska analyseras behöver man inte hålla sig till traditionella kontoplaner – istället kan man inrikta sig på mer strategiskt intressanta aspekter, exempelvis hur leverantörsmarknaden ser ut.

Spend kan bilda ett ordled som används i en mängd andra sammansatta ord och uttryck. På engelska finns betydligt fler spendord än på svenska. Sakta gör de antåg i det svenska språket och det kan vara intressant att diskutera vad den svenska motsvarigheten ska heta. Här följer en sammanställning över några befintliga och nya spendord/spenduttryck:

Icke inköpsrelaterad spend utgör all spend som inte härrör från inköp, dvs det går inte att hitta leverantörsfakturor för denna spend. Typisk spend av denna sort är löner, avgifter, skatter, pensionsinbetalningar,

Inköpsspend (sourceable spend) kan alltid kopplas till någon form av köpeavtal. Som regel finner man någon form av faktura för denna spend (undantaget kontantutlägg eller om det finns avtal om ett fakturalöst system).

Icke traditionell spend kommer från sådana köp som inte brukar hanteras av en inköpsavdelning. Till exempel företagshälsovård, reklam, resor eller fordonsförvaltning.

Insatsspend (leveraging spend) är sådan spend som behövs för att göra förbättringar i den aktuella spenden. Till exempel förhandla rabatter eller utveckla och implementera avancerade inköpsstrategier.

Icke adresserbar spend / icke påverkbar spend (non addressable spend) avser sådan spend som för all del ligger under inköpsorganisationens paraply, men som inte kan påverkas under en överskådlig framtid. Man kan till exempel ligga låst i långa avtal eller att kostnaderna för att byta leverantör är för stora. Det kan även avse kategorier som i lag är monopoliserade. Detta hindrar iofs inte att man skulle kunna arbeta med strategier som behovsreduktion, vilket i så fall flyttar spenden till kategorin adresserbar.

Adresserbar spend / påverkbar spend (addressable spend). Den mest intressanta spendkategorin för inköpsorganisationen. Här kan inköp, med rätt mandat och resurser, göra stora insatser.

Ovanstående spendkategoriseringar kan visualiseras på följande sätt:

Inköps spendtäckning (sourcing spend coverage). Begreppet har vissa likheter med underkategorierna under inköpsspend, och avser den delen av spenden som inköpsorganisationen når med sina aktiviteter. Spendtäckningen omfattar därför adresserbar, icke adresserbar och insatsspend, samt ibland vissa delar av den icke traditionella spenden. Ibland talas bara om spendtäckning generellt och då åsyftas sådan spend som är underkastad någon form av styrande aktivitet (inte bara inköp, utan även travel management, FM, fleet management etc). En del använder även den engelska termen ”spend under management”, som skulle kunna översättas spendstyrning.

Indirekt spend. Den spend som är kopplad till indirekta köp, dvs sådant som inte har en direkt koppling till företagets slutprodukt. På en industri skulle det kunna vara köp av städtjänster, kaffe, snöröjning etc.

Direkt spend. Spend kopplad till direkta köp, dvs det som ingår i produkten till slutkund. På en tillverkande industri kan det vara råvaror, halvfabrikat eller färdigmonterade delsystem.

Spendsvans (spend tail). Ofta analyseras spenden genom s.k. paretoanalys. När paretoanalysen är tvådelad brukar volmyvärdesuppdelningen vara 80/20. Spendsvansen avser de sista 20 procenten av volymvärdet.

Leverantörstäthet / spendkoncentration (spend concentration) är också ett paretorelaterat mätetal. Oftast intresserar man sig för hur många leverantörer som finns inom de allra största volymvärdena. Exempelvis antal leverantörer i de 20 procenten av spenden som är absolut störst.

Vild spend är all den spend som härrör från vilda köp, dvs sådana inköp som inte är sanktionerade av inköpsorganisationen.

Spendanalys. Spenden bryts ned i beståndsdelar, analyseras med avseende på olika egenskaper, t.ex. affärskritikalitet, leverantörsmarknaden, påverkan på resultat och kapitalbindning. Analysen mynnar sen ut i förslag till inköpsstrategier, kategori för kategori.

Spendkub är en metaforisk benämning för spendanalys. Metaforen syftar på en kub vars sidor symboliseras av köpande organisation (kostnadsställe), inköpskategorier och leverantörer – populärt benämnt: vem köper vad från vem?

Spendkategorisering / Spendklassificering. Vid spendanalysen bryts spenden ned i mindre beståndsdelar som kategoriseras på olika sätt. En del använder färdiga kategoriträd som utgår från fysiska egenskaper eller användningsområden, andra utgår från strukturen på leverantörsmarknaden.

Spendsystematik (spend taxonomy). När spenden ska kategoriseras och klassificeras måste ett system användas. Systemet måste vara generiskt, dvs samma system används av alla och vid varje tillfälle som spendanalysen uppdateras. Interna intressenter måste därför enas om ett system. Det förbättrar den allmänna förståelsen om alla använder samma spendsystematik.

Spendens synlighet (spend visibilty) syftar på huruvida hela organisationen (inte bara ett fåtal analytiker) har en uppfattning om hur spenden ser ut och med vilka medel som den kan påverkas, genom besparingar, effektiviseringar, förbättrad leveranskvalitet etc. Tyvärr stannar många spendanalyser på några få skrivbord, och så gör även resultaten. Synlighet betraktas därför som en viktig framgångsfaktor.

Dessa är sannolikt inte de sista spendbegreppen som vi ser. Har du sett eller hört andra spendord – tipsa i kommentarsrutan.

Powerpoint med bildmaterial

Spendkub