När det börjar dra ihop sig till avslut för lite större kontrakt brukar det också dugga in krav på fler riskanalyser. Ledningen vill ofta veta hur pass solid avtalsparten är samt om kontraktet är vattentätt. Förhoppningsvis har man påbörjat riskanalyserna i ett tidigt skede, annars är man sent ute. I slutskedet blir det mer fokus på avtalsparten och villkoren för avtalsrelationen. Låt oss kalla det kontraktsriskanalys.
Först och främst gäller det att få upp en bruttolista över alla möjliga kontraktsrisker. Här kan det vara lämpligt att gå tillbaka till de verktyg som användes redan i leverantörsmarknadsanalysen, exempelvis PESTLE, SWOT och leverantörsbedömning. På en del företag använder man obligatoriska checklistor som ska kryssas av. Ett mycket enkelt och kraftfullt verktyg är brainstorming, vilket beskrevs här på bloggen i höstas. Skillnaden är dock att man i riskanalysen fokuserar på möjliga och fiktiva problem, istället för problem som redan uppstått. Alla medel är tillåtna, bara man får upp en bra bruttolista med väl beskrivna risker.
Nästa steg går ut på att strukturera risklistan. Precis som vid vanlig brainstorming är det många som vill börja med att göra någon form av hierarkisk presentation. Ishikawa är förstås möjligt, men mer populärt är att rita riskträd eller risknedbrytningsstrukturer (som en del kallar dem). Det är också populärt att dela in kontraktsriskerna efter principerna 8M och PESTLE.
Den i särklass viktigaste klassificeringen bygger på att dela upp riskerna i statiska och dynamiska risker. De statiska riskerna är de som är av sådan karaktär att om de faller ut har de i princip alltid negativ påverkan. Här kan vi finna risker som fel i produkt, naturkatastrofer eller obestånd. Det som också karakteriserar statisk risk är att det i många fall är svårt att bedöma det sannolika utfallet, eftersom historiskt underlag saknas. Istället arbetar man mer med hypoteser. En del talar om osäkerhet istället för statisk risk, men det är mer korrekt att säga att den statiska risken innehåller en hög grad av osäkerhet. De dynamiska riskerna har istället den egenskapen att utfallet kan bli både positivt och negativt. Här finner man ofta risker som valutarisk, klimat eller marknadspriser. Dessa risker brukar också ha en historik som utgör grund för prognoser, dvs osäkerheten är mindre. Uppdelningen av riskerna är också nödvändig därför att de kommer att presenteras med olika mätetal. De statiska riskerna brukar helt enkelt mätas med någon slags sannolikhet i procent eller ppm, medan de dynamiska hellre presenteras med spridningsmått.
Exempel på riskförteckning uppdelad i statiska och dynamiska risker.
En viktig egenskap hos de dynamiska riskerna är att de är lättare att hantera. Det är ofta ganska lätt att finna lösningar som försäkringar, terminer eller andra typer av avtal med motparten eller tredje part som i stort sett eliminerar dessa risker.
Många inköpare brukar vilja visualisera sina risker och här passar riskmatrisen in. Riskmatrisen kan ritas som ett vanligt diagram, där konsekvens ställs mot sannolikhet. En del gör hellre en ren matris, oftast med 3×3 rutor i grönt, gult och rött:
Riskexponeringen är inte statisk. Under kontraktstiden kommer risker att öka och minska. Det blir därför viktigt att kartlägga riskexponeringen som funktion av tiden. Faktainsamlingen leder ofta till någon form av grafisk presentation, där riskexponering visualiseras som funktion av tiden. I enklare former stiliseras helt enkelt riskexponeringen som i följande exempel:
Betydligt mer sofistikerat och intressant blir det om man tydligare kvantifierar riskerna och väger ihop dem med kontraktsvillkoren. En metod som förekommer i vissa juristkretsar bygger på att beteckna utbytet av leveranser och pengar som transferering av risk. Det finns olika sätt att visualisera detta, exempelvis som i nedanstående kumulativa risk-säkerhets-diagram:
I förlängningen kan modellen byggas på med konsekvenser av andra avtalsvillkor och rättshandlingar som förväntas uppkomma längs kontraktets tidslinje. Vanligast att bygga in i modellen är:
Denna metod kan vid en första anblick förefalla ganska enkel, men när man börjar arbeta med den är den svårare än man kan tro, eftersom det gäller att verkligen förstå vilken verkan olika kontraktsvillkor får. Det är här den högre juridiken kommer in.
Powerpoint med bildmaterial (öppnas i nytt fönster)
Ekonomisk riskanalys av ett leveransavtal (öppnas i nytt fönster)
Försörjningsstabilitet är en av de faktorer som bygger en organisations robusthet, dvs. förmåga att hantera störningar i omgivningen. Det handlar om att skapa stabila försörjningskedjor av varor och tjänster. Inköp spelar en viktig roll i det arbetet när det gäller att hantera valet mellan en och flera leverantörer, geografi och relationen med våra leverantörer.
Att skapa robusthet innebär att vi agerar på det som vår analys visar. Det är inte ett arbete som görs en gång – det är något som måste ske regelbundet som en naturlig del av verksamheten. Omvärlden förändras och det gör även vårt företag eller vår organisation. Det är det som robusthet handlar om – att hantera förändring. Bäst är om vi kan agera innan det händer något!
Risk- och sårbarhetsanalyser hjälper oss att skapa robusta, hållbara, effektiva, välfungerande organisationer och företag. När världen blir mer komplex blir förmågan att identifiera, värdera och åtgärda risker och sårbarhet alltmer viktigt. För vi vet att saker kommer att hända som är utanför vår kontroll. Det som är avgörande för vår framgång är vår förmåga att hantera dem. Och för att hantera riskerna måste vi veta vilka de är, vilka som påverkar oss mest och hur motståndskraftiga vi är.