I inköpshandböcker och förhandlingslitteratur behandlas affärsförhandling oftast som en relativt kort process. Något som kanske klaras av genom ett fåtal möten och aktiviteter. Så kanske det också är när man vet vad man har för mål, det givna förhandlingsmandatet är tydligt och man besitter förhandlingsstyrka. Men det finns en rad situationer där förhandlingen kan bli en minst sagt utdragen process. Vi kan exempelvis ta alla de förhandlingar som uppstår inom ramarna för den löpande avtalsförvaltningen. Under ett löpande avtal förändras ofta förutsättningarna på ett sådant sätt att det som kanske gällde i gårdagens förhandlingsförberedelser inte gäller vid dagens förhandlingar. Målet kan bli synnerligen rörligt och förhandlingsprocessen kan dra ut i månader, ibland kanske till och med år. Frågan ställer sig hur man så effektivt som möjligt driver längre förhandlingsprocesser?
Många inköpare talar om 3P: Planering, Planering och Planering; och dessa gäller förstås oavsett tidsperspektivet är kort eller långt. Det gäller att koka ner analyser, strategier mm i en förhandlingsplan. Denna struktureras ofta enligt de klassiska begreppen MAR, MÖR, BATEF, ZOPA, SMART och SWOT. Skillnaden i en längre förhandlingsprocess är att planen blir ett synnerligen levande arbetsdokument som fungerar som verktyg för att driva förhandlingen framåt. (Exempel på förhandlingsplan)
Ibland handlar långa förhandlingsprocesser om att nöta in argumenten. Processen måste få ta tid för att motparten successivt ska svälja förslagen. Vissa inköpare talar om begreppet salamiprincipen. Detta begrepp myntades under stalintiden och är en metod för politiker att få folk att acceptera det omöjliga. Istället för att ta hela beslutet med en gång så tar man det istället genom många delbeslut, salamiskiva för salamiskiva. Så kan även en förhandling drivas, dvs besluten tas successivt tills målet är uppnått.
I en utdragen förhandlingsprocess är det vanligt att kampglöden svalnar och drivkraften mattas av. Förhandlingsteamet tröttnar helt enkelt på att stångas utan uppnå något. Det kan vara nog så svårt för förhandlingsledaren att hålla entusiasmen uppe. Men i precis som med annat som är jobbigt kan en paus löna sig. En annan vitamininjektion kan vara att byta ut en eller annan förhandlingsdeltagare som tröttnat alltför mycket. Man kanske till och med behöver byta ut förhandlingsledaren som i värsta fall lyckats måla in sig i ett hörn. Ett annat sätt att skapa motivation är uppnå delmål. Genom att skapa avtal som faktiskt reglerar de man lyckats enas om, så känns det som man kommit en bit på vägen. Man kan också försöka hitta genvägar som gör att förhandlingen går snabbare framåt. För ett år sen beskrevs här på bloggen hjälpmedlet LoI, som är en sådan genväg.
