Inköpspoliser

Jag läste just Upphandling 24:s inlägg om Västerås stad som har utsett en form av inköpspoliser. Varje månad kommer Västerås stad att göra ett inköpsbokslut där man mäter viktiga nyckeltal, exempelvis avtalstrohet. De flesta inköpare har ju fått uppleva vilda köp, notoriska mavericks etc, så visst är det lockande att inrätta en polisfunktion. Men man kan ju fråga sig om det är rätt väg? Eller finns det andra vägar?

Kommunikation brukar vara A och O för att öka avtalstroheten. Grunden är förstås att kommunicera vilka ramavtal som finns samt hur man går till väga vid köp, dvs inköpsprocesser. Tittar man på Västerås officiella hemsida så är det tunnt med information, man har bara publicerat en lista över befintliga ramavtal, inte vad de innehåller. Än mindre beskriver Västerås sina inköpsprocesser. Nu kan det förvisso finnas mer information på ett internt nät, men i jämförelse med andra kommuner så ser det tunnt ut. Jämför exempelvis med Inköp Gävleborg som har en av de bästa kommunportalerna för inköp.

Dubbelriktad kommunikation säkerställer att kommunikationen nått fram samt ökar möjligheten till att faktiskt utveckla inköpsverksamheten. Alltför många inköpare sätter sig på höga hästar och tror sig sitta på patentlösningen och ratar idéer från organisationen. Det måste finnas förslagslådor, sourcingteam, förbättringsgrupper och andra forum där organisationens behov och kunskaper kommer fram. Dels för att säkerställa den dubbelriktade kommunikationen, dels för att skaffa en bred förankring i verksamheten.

Flytta fokus från pris till kostnader. Priset är ofta lätt att mäta och det blir därför lätt att presentera i ett inköpsbokslut. Men alla som arbetat lite med inköp har läst isbergsmodellen och inser att det är långt ifrån produktpriset som är viktigt. Visst en kommun (och dess kommunala bolag) måste följa LOU/LUF, men lagen ger stort spelutrymme. Det går fint att arbeta med leverantörsutveckling, förbättrad logistik, lägre transaktionskostnader etc.

Ordet policy hör lite ihop med ordet polis, en del säger ibland polis, ta exempelvis ordet ”försäkringspolis”. Nu tror jag inte att Västerås avser policy, men likheten är intressant så tillvida att inköpsorganisationer har olika policyer. Inköpspolicyer sätter upp mål och allmänna ramar för inköpsarbetet. Inköpspolicyn är ett levande dokument som en proaktiv inköpsorganisation hela tiden utvecklar. Västerås beslutade 2007 om en s.k. upphandlingspolicy, sedan dess har inget hänt. Tunnt för en så ”polisiär” kommun! Som jag nämnde i mitt inlägg om inköpspolicyer så kan det behövas olika former av inköpspolicyer… något som kanske Västerås borde låta sig inspireras av.

Läs hela inlägget på Upphandling 24