Spendanalys betraktas av många inköpsspecialister som vår tids Heliga Graal som ger evigt liv och framgång, men vad menas egentligen när termen används?
Hansjörg Fromm har i boken Supply Chain Management on Demand givit en ganska bra beskrivning, inledningsvis definierar han den på följande sätt: ”Spendanalys är ett paraplybegrepp använt för att fånga upp olika strategiska aktiviteter som är viktiga för att utforma företagets inköpsstrategi.”
Vidare beskriver Fromm att spendanalysen är en process som innehåller ungefär följande delsteg:
Arbetet inleds med datainsamling, dvs data samlas in över alla gjorda köp under det senaste året. Det går även att samla uppgifter om interna kostnader som härrör från anskaffningen, exempelvis transaktionskostnader. I en större koncern som använder olika datasystem kan detta ske enligt en årlig plan. Insamlade data behöver sedan tvättas. Exempelvis kan köp från samma leverantör ha skett under olika namn. Produkter kan ha fått felaktig benämning etc. Det finns färdiga program för tvättarbete, men det går också att bygga egna makron i exempelvis Excel. Spenddata måste sedan kategoriseras, dvs indelas i olika kategorier med likartade egenskaper.
Det finns en uppsjö av metoder för att kategorisera, exempelvis:
Kategoriserade data kombineras sedan medan andra former av analyser av inköpskategorierna. Exempelvis kan man betrakta produktegenskaper, leverantörers nyckeltal, marknadssituationen. Kombinationen av kategoriserade spenddata och andra indata formerar sedan en spendrapport som kan visualiseras och presenteras. Slutsatsen av spendanalysen används sedan i arbetet med att ta fram inköpsstrategier för företaget.
Vår syn på spendanalys är att den är helt enkelt ett sätt att rita upp inköpskartan för att sedan formulera inköpsstrategi, dvs grunderna i den så populära kategoristyrningen.
Hjälpmedel för inköpskategorisering
Inköpskategoriträd / Spendstruktur
Kategorisering av affärsrelationer
Vid implementering av kategoristyrning läggs det tid på att utbilda och träna kategoriteamets medlemmar men det som ofta missas är styr- och beslutsgrupper. De får sällan utbildning eller stöd i sina roller. För att kategoristyrning ska fungera fullt ut behöver de ha kunskap och förståelse, i kombination med förmåga, för att agera på ett sätt som driver arbetet framåt på ett bra sätt.
Alla vi som arbetar med inköp har väl muttrat över att vi inte får gehör för inköp och inköpsutveckling, varken i verksamheten eller uppåt i organisationen. Åsikten är att inköp bara är något som ska fungera som ett stöd för verksamheten. Det är få organisationer som fullt ut har insett vad inköp kan bidra med…
De flesta organisationer som inför ett kategoristyrt arbetssätt för att öka inköpsfunktionens bidrag till organisationens mål brottas med vad en kategoriledare är. Är det en fast tjänst eller är det en projektspecifik roll? Jag ska här försöka att dela med mig av mina tankar. För att göra en lång historia kort så citerar jag Nalle…