Spendanalys

Spendanalys betraktas av många inköpsspecialister som vår tids Heliga Graal som ger evigt liv och framgång, men vad menas egentligen när termen används?

En definition

Hansjörg Fromm har i boken Supply Chain Management on Demand givit en ganska bra beskrivning, inledningsvis definierar han den på följande sätt: ”Spendanalys är ett paraplybegrepp använt för att fånga upp olika strategiska aktiviteter som är viktiga för att utforma företagets inköpsstrategi.”

Delsteg i spendanalys

Vidare beskriver Fromm att spendanalysen är en process som innehåller ungefär följande delsteg:

• Datainsamling
• Datatvätt, rensning
• Kategorisering
• Rapportering, visualisering
• Utformande av inköpsstrategi

Arbetet inleds med datainsamling, dvs data samlas in över alla gjorda köp under det senaste året. Det går även att samla uppgifter om interna kostnader som härrör från anskaffningen, exempelvis transaktionskostnader. I en större koncern som använder olika datasystem kan detta ske enligt en årlig plan. Insamlade data behöver sedan tvättas. Exempelvis kan köp från samma leverantör ha skett under olika namn. Produkter kan ha fått felaktig benämning etc. Det finns färdiga program för tvättarbete, men det går också att bygga egna makron i exempelvis Excel. Spenddata måste sedan kategoriseras, dvs indelas i olika kategorier med likartade egenskaper.

Metoder för kategorisering

Det finns en uppsjö av metoder för att kategorisera, exempelvis:

• Volymvärdesanalys, paretoanalys
• Lagerklassifikationer
• Spendträd / kategoriträd / spendstruktur
• Portföljanalys typ Kraljic, Bensaou, Kamann
• Relationskategorisering

Kategoriserade data kombineras sedan medan andra former av analyser av inköpskategorierna. Exempelvis kan man betrakta produktegenskaper, leverantörers nyckeltal, marknadssituationen. Kombinationen av kategoriserade spenddata och andra indata formerar sedan en spendrapport som kan visualiseras och presenteras. Slutsatsen av spendanalysen används sedan i arbetet med att ta fram inköpsstrategier för företaget.

Vår syn på spendanalys är att den är helt enkelt ett sätt att rita upp inköpskartan för att sedan formulera inköpsstrategi, dvs grunderna i den så populära kategoristyrningen.

Mer information

Hjälpmedel för inköpskategorisering
Inköpskategoriträd / Spendstruktur
Kategorisering av affärsrelationer