EFFSO-matrisen
I EFFSOs matris finns åtta arbetsströmmar som tillsammans leder fram till den önskade positionen. Matrisen täcker allt från strategi och kommersiella frågor till områden som medarbetarstöd eller tekniskt stöd. Basen är en förändringsprocess som behövs för att införa en välfungerande och effektiv sourcing. Tanken är att ta fram ett nuläge inom de olika strömmarna, för att sedan utvecklas mot mål som sätts på kort och lång sikt.
Det är med utgångspunkt i den här utvecklingsmodellen som vi publicerar artiklar som tar upp olika frågor inom dessa områden. Du kommer åt materialet under ”Ämnen”. Parallellt med matrisen, använder vi även en generisk inköpsprocess för att kategorisera innehåll. Det materialet finns under ”Processer”. Du kan läsa mer om processen längre ned på sidan.
Matrisens åtta arbetsströmmar
- Då andelen inköp i förhållande till omsättning ökar inom många organisationer, är det tydligt att inköpsstrategier alltmer påverkar företags resultat. För att kunna utveckla en värdeskapande inköpsorganisation måste det strategiska arbetet fortgå kontinuerligt.
- För att vara framgångsrik inom inköp krävs en organisationsform som är anpassad efter behovet och som kan utnyttja de möjligheter som finns såväl internt som externt.
- Efter strategi och organisation, måste kommersiella frågeställningar beaktas. Som till exempel hur inköp inom olika kategorier utförs, hur leverantörer hanteras, eller hur köpa/tillverka-beslut fattas.
- Inköp har ett stort ansvar för kvaliteten på företagets slutprodukter. Aktiviteterna måste stödja de interna kvalitetsmålen och säkerställa att köpta varor/ tjänster håller den kvalitet som krävs. Det gäller den direkta produktkvaliteten, men även kvalitet i processer och dokumentation.
- En inköpsorganisation av världsklass som bidrar till konkurrenskraft ser till att ha ett logistikupplägg som får varor på plats på ett snabbt och effektivt sätt.
- Inköp kan i stor utsträckning bidra till utvecklingen av den egna organisationens varor och tjänster genom att exempelvis använda innovativa leverantörer samt arbeta med value analysis och value engineering.
- Ett effektivt inköp kräver ofta hjälp av digitala verktyg. Moderna inköpfunktioner använder en rad olika system för att stödja inköpsprocessen, ta fram beslutsunderlag eller kommunicera med leverantörer och interna intressenter.
- Personal är inköpsfunktionens viktigaste resurs. Det gäller att attrahera och behålla personer med rätt kompetens för att kunna leverera mot uppställda mål. Kompetensbedömning, utveckling och träning är viktiga komponenter.
EFFSOs inköpsprocess
En värdeskapande inköpsfunktion arbetar aktivt med alla processens delar och utgår från kundbehov när man lägger grunden till inköpsarbetet. Uppföljningsarbete används för att styra verksamheten och genomföra förbättringar.
Effektivt inköp uppnås genom en väl fungerande styrning och organisation och ett funktionellt verksamhetsstöd som till exempel mallar och instruktioner, inköpssystem och kommunikationshjälpmedel.
Strategiskt inköp tar fram mål/ riktlinjer för företagets inköp och utformar strategier. Taktiskt inköp arbetar med att effektuera inköpsstrategierna och optimera anskaffningslösningar. Operativt inköp är inriktat på orderläggning, leveransbevakning och dagligt problemlösande.
Strategiskt, taktiskt och operativt inköp
Strategiskt inköp kan delas in i det övergripande strategiarbetet vilket omfattar att ta fram mål och riktlinjer för företagets inköpsverksamhet samt utforma sortiments- och leverantörsstrategier samt rent inköpsarbete där strategier byggs upp genom analyser, upphandlingar och leverantörssökning. Det är viktigt för strategiska inköpare att hålla sig ifrån operativ verksamhet eller ren inköpsadministration.
Strategiskt inköp är ofta en centraliserad funktion inom en organisation. I många organisationer faller även taktiskt inköp, såsom leverantörsutveckling och anskaffningslösningar, in under det strategiska inköpet. I sådana fall är arbetat mer inriktat på utformande av inköpsprocesser eller hantering av organisationens inköpssystem, allt för att skapa en effektivare anskaffning av varor och tjänster. Syftet med strategiskt inköp kan sammanfattas i ’att möjliggöra affärer och lösningar som syftar till att förbättra organisationens lönsamhet’.