Sex tips vid hyresupphandling inom offentlig sektor
Lokalförsörjning är ett komplext pussel för offentlig sektor. Behovet av ändamålsenliga, hållbara och kostnadseffektiva lokaler förändras konstant i takt med att samhället förändras. Dessutom kräver processen ofta en tät samverkan mellan olika delar av offentlig sektor. Att hantera en hyresvärdsupphandling effektivt och optimalt är därför av högsta vikt inom offentlig sektor.
För ett par decennier sedan var det vanligt att offentlig sektor själv ägde sina fastigheter, men idag väljer offentlig sektor ofta mellan flera olika lokalförsörjningsstrategier. Effekterna av coronapandemin och den ökade digitaliseringen av samhället har också förändrat behoven och arbetssätten. När service flyttas från en fysisk till en digital yta finns inte samma behov av fysiska lokaler och flexibilitet är ett ledord för att bättre kunna svara mot medborgarnas krav och förväntningar.
Tillsammans har allt detta lett fram till att offentlig sektor idag ser inhyrning av verksamhetslokaler eller ”sale och leaseback” av befintliga lokaler som attraktiva alternativ för att säkerställa lokalförsörjning.
Offentlig upphandling vid hyra av lokaler
När offentlig sektor hyr lokaler av externa fastighetsägare behöver offentlig upphandling oftast ske enligt lagen om offentlig upphandling, så kallad hyresvärdsupphandling. I en hyresvärdsupphandling paketeras ofta upphandling av hyreskontrakt, byggentreprenadkontrakt och närliggande tjänster (exempelvis projekteringstjänster) gemensamt.
På senare tid har rättspraxis tydliggjort när och om hyreskontrakt är upphandlingspliktigt eller om hyresundantag kan tillämpas. Rickard Andersson på EFFSO har stor erfarenhet av hyresupphandlingar, bland annat är han medförfattare till vägledningsdokumentet Hyresvärdsupphandling publicerat av Sveriges Kommuner och Regioner, SKR.
Hyresupphandlingar: Rickards bästa tips
- Utred om hyresundantaget är tillämpligt eller ej. Generellt kan man säga att specifika verksamhetslokaler som skolor och vårdlokaler behöver upphandlas. Vid vanliga kontor kan hyresundantaget däremot tillämpas. En specifik utredning behöver dock göras i varje enskilt fall.
- För att uppfylla upphandlingsplikten räcker det normalt inte med att bara byggentreprenadarbetena är upphandlade enligt LOU. Hela hyreskontraktet för färdig lokal upphandlas för att upphandlingsplikten ska täcka in även projektering, byggherretjänster m.m.
- Upphandlingsförfaranden som medför möjlighet till förändringar under upphandlingsprocessen bör tillämpas, t.ex. förhandlat förfarande, då det erfarenhetsmässigt har visat sig svårt att lyckas kombinera en tydlig kravställning med de olika förutsättningar som olika lokaler/tomter har.
- Hyresvärdsupphandling med samverkan kan vara ett alternativ i de fall det är svårt att beskriva behovet tillräckligt tydligt redan i upphandlingsskedet. Vid hyresvärdsupphandling med samverkan resulterar inte upphandlingen som vid normal hyresvärdsupphandling i ett hyreskontrakt med en fastställd hyra för en i anbudet presterad lokal. I stället resulterar upphandlingen i ett sorts samarbetsavtal där lokalen utformas i samverkan och där hyran sedan regleras mot t.ex. byggkostnad.
- Var ute i god tid. Lokalförsörjning är mycket långa processer och det är viktigt att upphandlingsfrågorna är med redan när strategier för lokalförsörjning diskuteras.
- Bemanna projektet med rätt personal. Förutom verksamheten som ska vara i lokalen är det viktigt att bemanna med kompetens inom byggfrågor, hyresavtal samt se till att det finns erforderlig upphandlingskompetens med erfarenhet av hyresvärdsupphandlingar och förhandlingar.
Har ni fler funderingar kring hyresvärdsupphandlingar, tveka inte att kontakta Rickard Andersson, och för mer information kring våra tjänster inom Samhällsbyggnad, Bygg och Entreprenad besök effso.se.
