Hållbart inköp är troligtvis den starkaste trenden inom inköp under 2021. Nästan alla företag och organisationer har detta på sin agenda. Inte nog med det, tillsammans med riskhantering är hållbarhet det område som ökat mest när vi i vår CPO Survey 2021 frågade inköpsorganisationer vad som var deras viktigaste fokusområde. Samtidigt så var det ett av de områden som sågs som mest kritiska för att kunna möta framtiden på ett bra sätt.
De allra flesta företag och organisationer har i dagsläget uttalade hållbarhetsmål. Tyvärr kämpar många inköpsavdelningar med att bryta ner dessa för att skapa en tydlighet när det gäller hållbart inköp. Såväl internt som externt. En stor del av denna paradigm ligger nog i det faktum att hållbarhet fortfarande ses som ett ganska luddigt ämne. Det finns ingen tydlig definition av vad hållbart inköp är.
I EY:s 2022 Global Chief Procurement Officer Survey fann man att även om de flesta företag har tydligt definierade hållbarhetsmål saknar många inköpsavdelningar verktyg och processer för att konsekvent arbeta i linje med dessa.
”Fler än hälften har inte inköpspolicy som ligger i linje med företagets hållbarhetsmål. Nästan en tredjedel har ingen tydlig plan för hur företaget ska bli fossilneutrala.”2
Ett av det enklaste sätten för en inköpsavdelning att påbörja resan mot hållbart inköp är att standardisera ett antal hållbarhetsrelaterade frågor som återfinns på varje RFI som skickas ut.
På EFFSO Tools beskriver vi en RFI så här:
”RFI – översätter man ofta med informationsförfrågan eller intresseförfrågan. Denna förfrågan ses av många inköpare som ett instrument för att samla marknadskunskap. Man tar reda på information om leverantörerna och deras produkter, med syfte att sedan använda informationen för att bygga en större och mer konkret anbudsförfrågan.”
Som vi ser i definitionen ovan rör de flesta RFI-frågor ämnen som produkt/tjänstespecifikationer, kvalitet, leveranskapacitet, ekonomisk stabilitet och liknande. Men med det ökade fokuset på hållbarhet inom inköp så är det viktigt att inkludera hållbarhetsrelaterade frågeställningar i en RFI. Vid sidan om pris/kvalitet behöver inköp även beakta socioekonomiska och miljömässiga faktorer såväl som ekonomi och kvalitet i upphandlingsprocessen.
Ett första steg på vägen är såklart att säkerställa att alla RFI:er innehåller allmänna hållbarhetskriterier som leverantörerna behöver besvara. Dessutom är det viktigt att inköp säkerställer att det finns processer på plats som på ett smidigt sätt hanterar kravens efterlevnad.
Områden som är viktiga att hantera i en RFI kan exempelvis vara, beroende på kategori, råvaror, tillverkningsprocess, transport, avfall/återvinning, total livskostnad, arbetsförhållanden och även bredare sociala konsekvenser.
Nedan följer tio allmänna frågor kring hållbarhet som kan vara viktiga att ta med i en RFI:
Vid implementering av kategoristyrning läggs det tid på att utbilda och träna kategoriteamets medlemmar men det som ofta missas är styr- och beslutsgrupper. De får sällan utbildning eller stöd i sina roller. För att kategoristyrning ska fungera fullt ut behöver de ha kunskap och förståelse, i kombination med förmåga, för att agera på ett sätt som driver arbetet framåt på ett bra sätt.
Alla vi som arbetar med inköp har väl muttrat över att vi inte får gehör för inköp och inköpsutveckling, varken i verksamheten eller uppåt i organisationen. Åsikten är att inköp bara är något som ska fungera som ett stöd för verksamheten. Det är få organisationer som fullt ut har insett vad inköp kan bidra med…
De flesta organisationer som inför ett kategoristyrt arbetssätt för att öka inköpsfunktionens bidrag till organisationens mål brottas med vad en kategoriledare är. Är det en fast tjänst eller är det en projektspecifik roll? Jag ska här försöka att dela med mig av mina tankar. För att göra en lång historia kort så citerar jag Nalle…