10 frågor kring hållbarhet att alltid inkludera i en RFI

Hållbart inköp är troligtvis den starkaste trenden inom inköp under 2021. Nästan alla företag och organisationer har detta på sin agenda. Inte nog med det, tillsammans med riskhantering är hållbarhet det område som ökat mest när vi i vår CPO Survey 2021 frågade inköpsorganisationer vad som var deras viktigaste fokusområde. Samtidigt så var det ett av de områden som sågs som mest kritiska för att kunna möta framtiden på ett bra sätt.

De allra flesta företag och organisationer har i dagsläget uttalade hållbarhetsmål. Tyvärr kämpar många inköpsavdelningar med att bryta ner dessa för att skapa en tydlighet när det gäller hållbart inköp. Såväl internt som externt. En stor del av denna paradigm ligger nog i det faktum att hållbarhet fortfarande ses som ett ganska luddigt ämne. Det finns ingen tydlig definition av vad hållbart inköp är.

Många saknar verktyg och processer

I EY:s 2022 Global Chief Procurement Officer Survey fann man att även om de flesta företag har tydligt definierade hållbarhetsmål saknar många inköpsavdelningar verktyg och processer för att konsekvent arbeta i linje med dessa.

”Fler än hälften har inte inköpspolicy som ligger i linje med företagets hållbarhetsmål. Nästan en tredjedel har ingen tydlig plan för hur företaget ska bli fossilneutrala.”²

Ett av det enklaste sätten för en inköpsavdelning att påbörja resan mot hållbart inköp är att standardisera ett antal hållbarhetsrelaterade frågor som återfinns på varje RFI som skickas ut.

Vad är en RFI?

På EFFSO Tools beskriver vi en RFI så här:

”RFI – översätter man ofta med informationsförfrågan eller intresseförfrågan. Denna förfrågan ses av många inköpare som ett instrument för att samla marknadskunskap. Man tar reda på information om leverantörerna och deras produkter, med syfte att sedan använda informationen för att bygga en större och mer konkret anbudsförfrågan.”

Som vi ser i definitionen ovan rör de flesta RFI-frågor ämnen som produkt/tjänstespecifikationer, kvalitet, leveranskapacitet, ekonomisk stabilitet och liknande. Men med det ökade fokuset på hållbarhet inom inköp så är det viktigt att inkludera hållbarhetsrelaterade frågeställningar i en RFI. Vid sidan om pris/kvalitet behöver inköp även beakta socioekonomiska och miljömässiga faktorer såväl som ekonomi och kvalitet i upphandlingsprocessen.

Ett första steg på vägen är såklart att säkerställa att alla RFI:er innehåller allmänna hållbarhetskriterier som leverantörerna behöver besvara. Dessutom är det viktigt att inköp säkerställer att det finns processer på plats som på ett smidigt sätt hanterar kravens efterlevnad.

Områden som är viktiga att hantera i en RFI kan exempelvis vara, beroende på kategori, råvaror, tillverkningsprocess, transport, avfall/återvinning, total livskostnad, arbetsförhållanden och även bredare sociala konsekvenser.

Hållbarhetsfrågor att ta med i en RFI

Nedan följer tio allmänna frågor kring hållbarhet som kan vara viktiga att ta med i en RFI:

• Har leverantören en hållbarhetspolicy (CSR/socialt ansvarstagande)? I så fall bör denna bifogas.
• Har leverantören några hållbarhetscertifieringar eller ackrediteringar? I så fall bör dessa bifogas.
• Hur mäter/kontrollerar, rapporterar och följer leverantören upp hållbarhetsarbetet och dess effekter?
• Hur mäter och/eller följer leverantören upp hållbarhetsfrågor och efterlevnad hos sina underleverantörer?
• Följer leverantören upp hur deras innovation inom hållbarhet påverkar sina kunder? Bifoga gärna ett exempel.
• Hur mäter/kontrollerar, rapporterar, och hanterar leverantören utnyttjandet av energi, vatten och/eller kemikalier i sin produktion?
• Hur stor andel av leverantörens huvudsakligen energibehov kommer från förnybara energikällor?
• Har leverantören en uppförandekod för sina leverantörer? I så fall bör denna bifogas.
• Har leverantören en mångfaldspolicy för sina medarbetare? I så fall bör denna bifogas.
• Bifoga ett eller flera exempel på positiv påverkan från effekterna av leverantörens hållbarhetsaktiviteter.

Källor

1. EFFSO CPO Survey 2021
2. 2022 Global EY Chief Procurement Officer Survey