Hur ofta ska en spendanalys uppdateras för att vara relevant?
En spendanalys kan vara en resurs- och tidskrävande analys vilket medför att många företag endast genomför analysen som en engångsföreteelse. Gammal data lever kvar som en sanning om hur det nuvarande inköpsmönstret ser ut. Detta medför att spendanalysen blir en punktinsats och tappar ett av sina huvudsyften, att över tid kunna följa trender och analysera utvecklingen av spenden.
Spendanalysen är dessutom ett ypperligt verktyg för att prioritera vilka kategorier och områden som organisationen ska prioritera. Ytterligare aspekter att ta hänsyn till är att både leverantörsmarknadens och det egna företagets behov av både produkter och tjänster förändras, vilket medför att en uppdatering av spendanalysen är ett måste.
Att genomföra en spendanalys från grunden är ett hantverk, framförallt om den genomförs efter konstens alla regler med datainsamling från olika källor, validering av data med intressenter, skapa ett kategoriträd och därefter genomföra den faktiska kategoriseringen. När man väl har gjort detta arbete en gång så bör man nyttja det vidare genom att fortsätta arbeta med spendanalysen och hålla datan uppdaterad.
Innan vi går in på uppdateringsfrekvens för spendanalysen behöver vi förstå om den aktuella organisationen behöver ett systemstöd för sin spendanalys eller om analysen ska göras i Excel. Typiska fördelar med att använda systemstöd i stället för Excel för att genomföra spendanalysen och hålla den uppdaterad är exempelvis;
- Enkel hantering av stora datamängder
- Enkel hantering av olika datakällor (ERP-system, kortlösningar)
- Mindre risk att data blir förstörd eller korrupt
- Undvika personberoende genom att alla regelverk finns sparade i systemstödet
- Enklare och snabbare att uppdatera med ny data
Uppdateringsfrekvensen av spenddatan beror givetvis på hur spendanalysen ska användas men som ett minsta mått bör datan uppdateras en gång per kvartal, samt inför att kategoriprojekt ska genomföras. Realtidsuppdateringar är oftast inte nödvändigt då spendanalysen inte handlar om att övervaka specifika transaktioner. När det skapats bra processer för att uppdatera spendanalysen, särskilt med systemstöd, är det många företag som uppdaterar datan varje månad. Spendanalyser i Excel kan lätt bli omöjliga att uppdatera och hålla levande då de ofta saknar dokumentation av regler och därför blir personberoende. Med bra systemstöd finns dessutom oftast automatkategorisering vilket innebär att när ny data, för redan kategoriserade leverantörer importeras, kategoriseras dessa per automatik. I en excelbaserad spendanalys kommer en stor del av uppdateringen ske manuellt vilket medför att uppdateringen alltför ofta uteblir, då det är tidskrävande och komplicerat.
En sista aspekt att ha i åtanke är utse och säkerställa vem eller vilka som ansvarar för uppdatering av spendanalysdatan och klassificering av den nya datan. Organisationer som lyckades väl med detta involverar alltid ekonomi och finas för att extrahera ny data. För att sedan kategorisera den nya datan bör ansvarig inköpare/kategoriledare ansvara för sina respektive kategorier och klassificera sin spend.
Sammanfattningsvis behöver inköpsorganisationer bli bättre på att kontinuerligt uppdatera sina spendanalyser för att kunna använda analysen som underlag för att tillsammans med verksamheten kunna prioritera framtida fokusområden. Det är viktigt att avgöra om ni ska använda Excel, egenutvecklat systemstöd eller köpa in mjukvara. Detta för att säkerställa att spendanalysen uppfyller kraven på uppdateringsfrekvens, användarvänlighet och tillgänglig för organisationen.
