Köpet blev inte av…

• Budgeten har bantats.
• Förutsättningarna har ändrats.
• Omprioritering.
• Vi vann inte anbudsprojektet.
• Vi behöver inte produkterna.

Listan över anledningar varför ett köp eller ramavtal inte blir av kan göras låg. Och de allra flesta inköpare får uppleva projekt där man lagt ner mycket möda och som sen bara rinner ut i sanden. Högst beklagligt och nåt man kanske bara får leva med. Eller?

Säljare lever med samma problem. Det är inte alla kunder som köper något och de som köper kanske köper av någon annan. Mängden besvikelser är sannolikt större än för inköpare. Vissa säljkontor sätter upp en slags rankningslista över förväntad träffsäkerhet (hitrate) och bedömer på detta sätt sannolikheten för varje möjlig order. De brukar ha två procenttal. Det första avser sannolikhet att kunden överhuvudtaget lägger en order. Det andra är sannolikheten att man själv tar ordern. Utfallet varierar väsentligt mellan olika branscher. Det finns företag som berättar om över 50%, medan andra är glada om de ens kommer upp i 10%.

Säljkontorens träffsäkerhetslistor är i första hand avsedda för att besluta om vilka anbudsprojekt som man ska lägga energi på. Men de kommer även att få en viss känslomässig effekt. Besvikelsen blir inte så stor när man tappar en order med 1% sannolikhet.

Varför inte ta över säljkontorens träffsäkerhetslistor? Ranka sourcingprojekt efter sannolikheten till att de leder till order. På det sättet kan man ju faktiskt prioritera var man ska lägga energin.

Det handlar inte bara om prioritering – det här är också en fråga om inköpsprocesser. Alltför många inköpsorganisationer lever efter principen ”one size fits all”, dvs alla inköp ska följa samma process. Mer framgångsrikt är att differentiera köpen, såväl strategiskt, som processuellt. Att ha olika grad av komplexitet beroende på den förväntade träffsäkerheten. Exempelvis kan köpet med osäker budget börja med en RFI, tills budgeten är lagd, medan en befintlig inköpskategori går direkt in i skarpt läge. Successivt kan man organisera sig, öka träffsäkerheten i skarpa inköpsprocesser och på det sättet minska besvikelserna i såväl köpar- som säljarled.