Sekretessläge – av eller på?

För cirka 15 år sedan förvarades alla upphandlingsunderlag, offerter, avtal etc i tunga ringpärmar i ett låst plåtskåp inne på kontoret. Tjänstetelefonen hade förvisso lämnat bakelitstadiet, men var fortfarande trådbunden, vilket gjorde att samtalen utspelade sig på tjänsterummet. Förhandlingar understöddes av whiteboard, penna, block och overheadfilm.

Informationsteknologin har inneburit en revolution för alla som bedriver handel. Dokument är i hög grad elektroniska och kan bringas med vart som helst. I princip alla tjänstetelefoner är trådlösa. Förhandlingar understöds av dokument som visas på olika former av storbildsskärmar. Sammantaget innebär det att inköpare m.fl. handskas med känslig affärsinformation i det offentliga rummet. Vissa organisationer har insett detta och inrättat rigorösa policyer, medan andra anser att det är varje medarbetares eget ansvar. Oavsett vägval är det viktigt att föra en intern diskussion om vad som är okej eller inte. Några exempel:

Mobilsamtal i offentlig miljö är nästan omöjligt att undgå. Lyssna själv runt hur andra människor öppet pratar affärer på buss, tåg och flygplatser. Det verkar finnas många som inte alls bryr sig om att andra lyssnar. Men vad är OK? Är det OK att i telefon bara säga JA eller NEJ, eftersom omgivningen som regel inte kan höra den andra samtalsparten?

Att ta upp dokument på laptoppen när man är på resande fot är ett utomordentligt bra sätt att utnyttja tiden. Men vilka dokument kan man ta upp i det offentliga? Börjar man rannsaka sig kanske det inte blir någonting alls. Populärt är s.k. sekretessfilter som fästs på laptoppens skärm för att förhindra att andra kan läsa. Kanske inte ett 100%-igt, skydd, men det gör att man ända vågar arbeta med relativt mycket dokument i det offentliga.

Powerpoint på inköpspitchen är snarare regel än undantag när leverantörer ska påverkas i olika sammanhang. Men i samma dator som visar powerpoint finns dokument, mappar och outlook-popups, vilka av misstag kan visa känslig information. Att visa något från den egna laptoppen på storbild kräver god förberedelse i lokalt läge. Ett annat problem är att konferensrum ofta har fönster, och vem som helst kan se det som visas.

Ovan nämnda är några exempel på sekretesslägen som tål mer än ett övervägande, men det finns många fler, t.ex:

• lagring av information i molnet
• kopiering av information till flashminnen
• användande av publika konferenstelefonnummer
• felsökning i officedokument
• geopositionering i sociala media
• kollegiala samtal i det offentliga rummet.

Det går inte att ge några rättesnören kring sekretessläge i olika situationer. Men en sak kan vi vara säkra på och det är att i samma takt som informationsteknologin utvecklas behöver diskussionen kring sekretess öka. Varje verktyg, IT-produkt eller annat elektroniskt hjälpmedel har sin egen problematik. Den måste identifieras och diskuteras.