En polyfonisk inköpsprocess

Den traditionella bilden av en inköpsprocess är att den utgörs av en rak sekvens av aktiviteter. Den bilden härrör från ett behovsorienterat och transaktionsinriktat inköp, där inköparen mest har en kameral roll. Men på senare år har rollen vidgats och inköparen har givits större affärsansvar, men trots det beskrivs inköpsprocessen fortfarande som ett strömlinjeformat flöde. Verkligheten är förstås inte sådan utan  processen kan göras i loopar, stickspår och parallellgator, där många olika intressenter är involverade. Här på bloggen har alternativa inköpsprocesser beskrivits tidigare; exempelvis i inlägget om förändringsledarskap, men skillnaden handlade bara om inriktning inte processtruktur, så lått oss fundera lite över strukturen istället.

Förra hösten lade Jörgen Hansson (vid Stockholms universitet), fram doktorsavhandlingen Köp av tjänster för ledningskompetens – en polyfonisk process. Avhandlingen handlar om en ganska specifik typ av köp och hur processen bör se ut i detta sammanhang. Hansson ger många kloka ord och ganska snabbt inser man att hans tankegångar kan appliceras på många olika inköpsprocesser, inte bara vid köp av ledningstjänster.

Inledningsvis menar Jörgen Hansson att många forskar för mycket på upphandlingsprocesser och för lite på integration och uppföljning. En sanning som nog inte bara gäller forskning, utan även många inköpares vardag. Alltför många inköpare vill bara se sig i en strategisk och taktisk roll fram till tecknat avtal, medan det där att få det hela att rulla och sen mäta att det blev bra är det inte alls lika många som intresserar sig för. Det andra är att Hansson inte vill se inköpsprocessen som en rak sekvens, han skriver:

”Det samlade intrycket av inköpsprocessens karaktär blir att det inte är hållbart att karakterisera den som kedjeliknande. Processen genomförs inte i faser som alltid följer på varandra och där kittet mellan dessa faser är en rationell, auktoritativ procedur. ”

Istället menar Hansson att det är organisationens kompetenser som formar processen; han liknar inköpsprocessen med den musikaliska termen polyfoni, vilken innebär att ”olika, men likaberättigade stämmor, skapar ett resultat som känns njutbart” (sidan 186). Översatt till inköpsprocesser skriver Hansson:

”En polyfonisk inköpsprocess kännetecknas av att de olika aktörerna och deras aktivitetssystem förutsätts behålla och ha en betydande självständighet för sina objekt och sina handlingar i inköpsprocessen. De är i förhållande till sina objekt och kompetens oberoende men samtidigt beroende av varandra för att nå sina respektive objekt under inköpsprocessen, dvs ett slag kontrapunkt.”

Läs och låt dig inspireras av hela Jörgen Hansson avhandling på denna länk. Läs i synnerhet sidorna 179 till 190.