På vilket medium ska man begära in anbud?

I tidernas begynnelse lämnades skriftliga anbud endast på papper, men redan i början av 1800-talet var det tekniskt möjligt att sända dem med telegrafi. Det elektroniska mediumet har sedan utvecklats till radiotelegrafi, telex, teletex mm. Numera finns det uppsjöar av medium. De viktigaste som idag används inom professionellt inköp är:

• telefax
• CD-rom
• e-post
• flashminne (USB-sticka)
• FTP-server
• leverantörsportal.

Trots att det finns så många medium så kan man märka många inköpare, såväl som säljare, som envisas med att utväxla anbudskorrespondens på vanligt papper. En del lever i villfarelsen att det finns några särskild formkrav på anbud som gör att de måste lämnas på papper. I själva verket är det ytterst få typer av avtal som ställer krav på skriftlig anbudsutväxling, sällan den typen av avtal som inköpare blir inblandade i. Även inom offentlig upphandling är det tillåtet att använda elektronisk kommunikation. Här är det enda kravet att mediumet måste vara ”icke-diskriminerande”, dvs det måste vara allmänt tillgängligt. Dock måste s.k. upphandlingskontrakt upprättas i skriftlig form.

Man kan spekulera i varför pappersformatet ändå är så vanligt. En förklaring skulle förstås kunna vara att man inte litar på det elektroniska mediumet. Anbudslämnare ställer sig frågor som: ”kom anbudet fram i tid?”, ”finns det risk att mediumet förvränger innehållet?”, ”sprids innehållet vind för våg?” eller ”litar mottagaren på elektronisk korrespondens?”. Detta är kanske med viss rätta; det har väl hänt mer än en gång att epost (med stora filer) försvunnit, MS Word förvrängt innehåll eller att epost skickats till fel person.

Att använda elektroniska medium ställer högre krav på att avsändare och mottagare är observanta. Man behöver helt enkelt ha fler kontrollsystem för att se till att informationen hamnar rätt, samt att endast pålitliga medium och format används. Först när det finns på plats kommer pappersanvändandet att minska.