Att tänka på refrängen

De allra flesta långtidsavtal har detaljerade beskrivningar av hur samarbetet ska inledas, exempelvis brukar man tala om kick-off-möten, gemensamma styrgrupper, mobiliseringsplaner och upprampning. I många avtal får dessutom leverantören en förskottsbetalning just för att täcka uppstartskostnaderna.

Däremot är det sällsynt att det finns några djupare tankar om hur avtalsrelationen en dag ska avslutas. Ofta finns det bara en klausul som anger med vilken uppsägningstid avtalet kan sägas upp. I själva verket finns det i många fall mängder med frågor som behöver lösas, exempelvis överlämnande av egendom (verktyg, maskiner mm), immateriella frågor, olösta tvister, personalövergång, nycklar, datorbehörigheter etc. I inlägget om leverantörsbyteskostnader så finns ett förslag till konsekvensanalys för den som letar fler frågeställningar.

Det finns olika anledningar till att avsluta en avtalsrelation; ibland så har behovet bara upphört men ibland är man oense om priser eller så har man hittat ett bättre alternativ. Oavsett anledning så brukar avisering om avtals upphörande innebära att leverantören tappar intresset för kunden. Ointresset brukar visa sig längs hela kedjan från operativ personal till högsta ledning. Det finns andra kunder som blir viktigare, dessutom blir det rent känslomässigt så att varför ska man bry sig om en part som man inte kommer att träffa igen. I slutskedet vill många leverantörer försöka tjäna en liten extra hacka, vilket ofta späder på tvisterna. Det blir många gånger en ganska frostig skilsmässa. Exempelvis har man i den offentliga världen kunnat se uppenbara exempel där den frånträdande leverantören rentav obstruerar för den tillträdande.

Vi bör förstås försöka reglera så många frågeställningar som möjligt men allt går inte att reglera. Tvister eller avtalsbrott (exempelvis obstruering) kan alltid uppkomma och måste hårdbevakas. Eventuellt skulle man kunna skapa någon form av incitament för ett fredligt avslut på relationen. Precis som leverantören får ett förskott för mobilisering så skulle man kunna tänka sig en premie på en väl genomförd demobilisering och utfasning. En sådan premie bygger förstås på att man lyckas skapa en tydlig mätbarhet. Vad gäller överlämnande av egendom, personal etc så är nog mätbarheten ganska god, men hur ska man hantera tillkommande tvister? Förkortande av preskriptionstider vid avtalsslut skulle kunna vara en mildring av tvistrisken.

Många inköpare vill nog helst slippa tänka på avtalsslutet. Det ligger kanske långt bort, till och med så långt bort att det är osannolikt att man själv jobbar kvar på samma befattning. Här gäller det för inköparen att agera ansvarsfullt och tänka på den inköpare som en dag får uppdraget att avsluta avtalsrelationen.