Hur mycket varuprover ska man begära in?

Att begära in varuprover kan vara ett sätt för inköparen att göra sig populär i organisationen. Produkterna som bara funnits i broschyrerna blir helt plötsligt påtagliga för organisationen. Det blir den form av köpande som många är vana vid såsom konsument. Men är varuproverna bara av godo?

Nedan har jag skissat upp en förenklad anskaffningsprocess samt några olika former av varuprovning:

Teknisk varuprovning följer ofta välstrukturerade och dokumenterade provningssystem. Provfrekvensen ökar precis före samt under produktionen. Exempelvis använder läkemedelsindustrin s.k. validering/verifiering som är provmetoder som säkerställer produktens kvalitet ur olika avseenden. Byggbranschen har s.k. submittlar som är prover på de byggmaterial som ska användas. Flygindustrin har något som kallas FAI, vilket är ett varuprov bestående av den först serietillverkade artikeln.

Estetisk varuprovning omfattar allt vad som har med form, utseende, smak, lukt, ljud mm, dvs sånt som påverkar våra sinnen. Provningen går ofta till så att någon form av utsedd referensgrupp får tycka till genom röstning, enkätsvar, intervju eller liknande. Estetisk provning är mer vanlig i en tidig kvalificeringsfas eller designfas. Nära produktion är den här typen av provning nästan obefintlig.

För att nå högsta möjliga kvalitet så är förstås det mest optimala att ta in varuprover längs hela anskaffningsprocessen, men i den andra vågskålen ligger kostnaderna och tidsaspekten. Vi måste helt enkelt optimera vår provtagning. Detta görs genom att ha väl avvägda provningar, vars processer är väl beskrivna. Det är i synnerhet viktigt att bestämma process för estetisk provning, ty dessa är provningar som lätt urartar. Alla har åsikter om utseende, smak mm och vill tycka till, referensgrupperna sväller i alla riktningar. Här gäller det verkligen att disciplinera organisationen…  såvida inte syftet bara är ett internt popularitetsjippo.