Att bemöta begäran om stora prisökningar från leverantörer
Vad gör man när en leverantör kontaktar oss och begär mycket stora prisökningar på grund av extraordinära händelser? Det skriver vi om här!
Varför är det så svårt att räkna fram rätt pris?
Först kanske man ska fråga sig vad är ”rätt pris”? Rätt pris behöver ju inte innebära ett lågt pris, utan det ska ju vara ett pris som beaktar allt i leveransens innehåll samt omständigheterna i övrigt. Vi kanske kan säga att ”rätt pris” är ett motiverbart pris. Motivet finner i de tre grundmekanismerna produktionskostnader, marknadsvärde och kundvärde:
Nåväl, hur teoretiskt motivet än månde vara så skaffar sig en inköpare ganska raskt uppfattningar om priser och kostnader i sina vanligaste inköpskategorier. Man bygger upp erfarenhetsdatabaser, magkänslor, skuggkalkyler mm. Snart får man även erfara att leverantörers anbud, prisdiskussioner mm inte alls behöver överensstämma med erfarenhetsvärdena. Rör det sig om taktik, felräkningar eller vad?
För att göra en lite annorlunda prisanalys tog jag ut anbudsutvärderingen från en offentlig upphandling. Fördelen med att studera en offentlig upphandling är att anbudsgivarna givits lika förutsättningar. Vidare brukar (öppna) offentliga upphandlingar innehålla ganska många anbud, till skillnad från privata där resurserna inte medger fullt lika många.
Den valda upphandlingen rör bemanningstjänster av ganska standardiserad karaktär, med väl definierade kompetenskrav på den uthyrda personalen. Utvärderingen är av typen ”mest ekonomiskt fördelaktiga”, dvs det finns en kvalitetsparameter som mätts genom referenstagning. I stort ser prisutfallet ut på följande sätt:
Genast blir man ju förvånad över spridningen, men det här är ändå inget ovanligt, så här ser det ofta ut.
Den här typen av tjänst är ganska lätt att göra en skuggkalkyl för. Leverantörens kostnader består mest av lönekostnader, försäljningsomkostnader och vinst. Vad avser kvalitetsnyckeltalen kan dessa representeras som en del av kostnaderna för att visa hur mycket dessa påverkar priset:
Den blå delen är här det teoretiska kalkylpriset. Den gröna som räknats ut från kvalitetsnyckeltalen ska anses belysa mervärdet av goda referenser och den kostnad som varit förknippat med dessa. Den grå delen är något ovisst, som vi inte kan klarlägga. Det är ganska intressant att se att färre än hälften av anbudsgivarna kommit fram till ett pris som är i närheten av kalkylpriset, detta trots att det borde vara en ganska enkel kalkyl. Det finns många orsaker till att variationen blir så stor, exempelvis:
-
Felaktig kostnadsbedömning
-
Missförstådd köpspec
-
Teknisk felräkning (ex: felaktig cellreferens i Excel)
-
Hängslen och livrem
-
Kalkylmetoden är endast anpassad för viss typ av anbud
-
Missbedömning av marknadspriset
-
Dåligt fungerande internförsäljning (i koncern)
-
Snäva koncernregler för prissättning
Situationen kan ibland även vara den omvända, dvs avgivet priset är lägre än kalkylpris. Då kan anledningen förutom ovannämnda även handla om prisdumpning eller marknadsutveckling, men dessa är mer sällsynta. Bland säljare finns ett ordspråk: ”den som räknar mest fel får jobbet” och det finns nog en och annan som lever efter detta.
Offentlig upphandlare löser nästan alltid det här problemet genom konkurrensmekanismen. Det kommer oftast att finnas tillräckligt många anbud för att några ska ha räknat rätt. Den privata inköparen jobbar istället med färre anbud, hovleverantörer och långsiktiga relationer. Här handlar det snarare om att få till en öppen atmosfär där man gemensamt går igenom priskalkyler för att nå konsensus och räkna ut ”rätt pris”. Man kan fundera på vilken metod som ger lägst transaktionskostander?
