Inköpsorganisationens arbetsfördelning

Jag frågade mig hur man kan fördela arbetsuppgifterna inom en inköpsorganisation. Efter lite funderande kom jag fram till fem modeller som jag stött på. Det kan nog finnas fler, så jag tar tacksamt emot synpunkter. Modellerna förekommer sällan renodlade utan de kombineras nästan alltid.

Inköpskategorier är ett sätt att kategorisera organisationens behov och de köpta produkterna. Produkter med likartad karaktär är utgångspunkten för varje inköpskategori. I en del fall har man gjort någon form av sourcingträd där kategorier aggregeras i flera nivåer. Exempelvis kan en person arbeta med kontorsmaterial medan en annan har råvaror till produktionen. Inköpskategorierna fördelas först på arbetsgrupper därefter på individer. Fördelen med denna modell är att inköparna lär sig produkterna och marknaden.

Leverantörsansvariga tillämpas av en del organisationer där man har några stora nyckelleverantörer för vilka man vill skapa tydliga kontaktvägar via inköpsorganisationen. Leverantörsansvarig är något av en motsvarighet till säljarkårens KAM (Key Account Manager). Den leverantörsansvarige arbetar då enbart mot ett fåtal leverantörer. Detta har jag sett vara vanligt inom IT-kategorier, där långsiktiga relationer förhärskar. Fördelen med detta är att man kommer att skapa bättre relationer med nyckelleverantörerna.

Intressenter är de interna parter som har behov av produkter eller är kravställare. Inköparen kommer att arbeta mot definerade intressentgrupper. Exempelvis kan en inköpare arbeta mot verkstadsproduktionen som behöver investeringar. En annan inköpare arbetar mot konstruktionsavdelningen som utvecklar nya produkter och behöver komponenter som ska ingå i dessa. Fördelen med detta arbetssätt är att interna kunder känner att de får bra stöd.

Funktionsfördelning innebär att individer eller arbetsgrupper får särskilda funktioner. Exempelvis kan det finnas en upphandlingsfunktion eller en orderfunktion. För de som bekänner sig till den vanweelianska läran används ofta termerna strategiskt, taktiskt och operativt som summerar upp flera arbetsmoment. Exempelvis arbetar strategen med kategoristyrning, taktikern med upphandling och den operativa med orderstöd. På större företag bildar man separata inköpsavdelningar för de tre områdena; inom varje avdelning fördelar man sen per inköpskategori. Fördelen med denna modell är att de tre områdena motsvarar vissa kompetensprofiler, vilket gör det lätt att matcha mot olika individer.

Fördelning efter strategi och process innebär att inköpsstrategier aggregeras så att olika individer eller grupper endast arbetar med inköpskategorier som beslutats falla under en viss inköpsstrategi. Eftersom en inköpsstrategi ofta ger en arbetsprocess och metodik så lär man sannolikt bli vassare om man hela tiden arbetar enligt samma process. Exempelvis har jag sett hur man kan klassificera arbetsuppgifterna enligt Kraljics matris:

Som jag skriver ovan kombineras alla modellerna och det går inte alltid tydligt att se vilken modell ett företag valt. Många gånger är det historiska skäl och egen erfarenhet som satt arbetsfördelningen inte någon djupare analys. Jag vill inte uppmana någon att ompröva vald modell, men ibland tror jag att man kan behöva reflektera över de modeller som finns, därför skrev jag detta inlägg. Lämna gärna synpunkter om du tycker att det finns fler modeller, bra som dåliga.

Powerpoint med bildmaterialet:
Inköpsorganisationens arbetsfördelning