Hur ska vi använda den nya inköpsstandarden?

Inköpsstandarden CWA 15896 gavs ut i slutet av förra året och nu på höstkanten översattes den till svenska. Den är ännu en ganska ung standard och påminner om ISO 9000-serien när den först kom i början av 90-talet, dvs kraven är ganska kortfattade och allmänt hållna. Standarden kommer, på samma sätt som ISO 9000, att utvecklas och tolkningen kommer successivt att sätta sig.

Vi kan exempelvis ta punkt 5.3 som stipulerar ”Det ska finnas ett dokument som beskriver organisationens inköpspolicy.” Det kanske låter trivialt, men alla som varit inblandade i framtagning av en inköpspolicy vet att det krävs mycket förarbeten, möten och annat innan en policy kan beslutas. Först kanske man ska fråga sig vilka krav som kan ställas på en policy? Räcker det att skriva ”inköpsverksamheten skall bedrivas affärsmässigt”? Nej knappast, policyn måste vara synkroniserad med företagets affärsidé, affärsstrategier och processer. Den bör sätta upp ramar för kvalitet, kostnader, kommunikation och etik. Innan standardens krav på innehåll har satt sig så får vi luta oss mot litteratur i ämnet för att finna en acceptabel nivå. Målet finner vi i standardens rubrik ”mervärdeskapande inköpsorganisation”, dvs det är just mervärdeskapande som ska genomsyra varje kravuppfyllande.

Enhetlig terminologi är något som standarden på sikt kommer att skapa. Ta till exempel det i standarden definierade ordet ”inköpskategorier”. Idag finns det en hel flora av termer; sortiment, varugrupper, inköpsgrupper, produktsegment etc. Ibland uppstår förvirring om vi menar kategorierna för försäljning eller för inköp, men det här ordet förtydligar vad vi menar. Genom att ta till sig en standardiserad och genomarbetad terminologi så underlättas kommunikationen mellan individer och organisationer. Våra leverantörer förstår precis vad vi pratar om, likaså nyanställda, konsulter etc. Vi ödslar mindre tid på missförstånd. Dvs en god anledning att redan nu börja ta till sig terminologin.

15896 kommer att bli en kvalitetsstämpel för inköpsorganisationer. På samma sätt som leverantörer säger att man ställer upp på kraven i ISO 9000 kommer man i anbud och försäljningsmaterial att kunna säga ”anskaffning följer CWA 15896”. Själv är jag vid leverantörsbedömning intresserad för hur leverantörer arbetar med inköp och anskaffning, eftersom jag vet att de påverkas av sina underleverantörers kostnader, ledtider, utvecklingsförmåga etc. Initialt sett kommer jag nog bara att se intentioner samt första- och andrapartscertifiering, men på sikt kommer nog tredjeparts-certifiering att bli vanligt. För min egen del kommer det att räcka med ”intention” för att ge pluspoäng vid leverantörsbedömning.

Hur kan vi arbeta rent praktiskt med standarden? Som jag ser det så blir den som en liten checklista som vi kan bocka av att vi fått respektive del på plats. Vi kan förstås utveckla den till någon form av engagemangs- eller intressentmatris och handlingsplan. Exempelvis skulle det kunna te sig på följande sätt:

Handlingsplan och enkät