Hur många läsare av denna blogg har en formell befattnings-beskrivning med arbetsuppgifter, mål, ansvar, befogenheter etc? Sannolikt är ni ganska få. Det är förvånansvärt få organisationer som arbetar med tydliga och dokumenterade befattningsbeskrivningar. Ibland kanske med rätta, eftersom ett sådant dokument blir synnerligen levande. Istället väljer många uppdragsgivare andra sätt att kommunicera roller, arbetsuppgifter, förväntningar mm. Exempelvis kan det framgå ur verksamhetssystemet, processkartor, engagemangsmatriser, skriftliga och muntliga instruktioner för att nämna några sätt. Oavsett val av kommunikationskanal så bygger ett bra ledarskap på tydlighet.
Det finns dock ett tillfälle då befattningsbeskrivningen blir central och det är vid rekrytering. Förvisso är det inte alla som tycker det, utan man hör ofta ofta argument såsom: ”får vi bara rätt person så kommer vederbörande att själv finna sin roll”. Så kanske det är, men vem är ”rätt person”? Felrekryteringar inträffar då och då; de vanligaste orsakerna brukar vara bristande behovsanalys alternativt felaktig kandidatbedömning. Precis som när vi investerar i maskiner så fordrar investering i arbetskraft noggranna behovsanalyser som i sin tur ger kandidatprofiler. Man skulle kunna säga att befattnings-beskrivningen blir en form av behovsanalys.
Ett annat tillfälle då befattningsbeskrivning kan komma väl till pass är vid kompetensmappning och kompetensutveckling. Befattningsprofiler tillsammans med gapanalyser utgör beslutsstöd.
Nedan har jag exemplifierat fem befattningsbeskrivningar för inköpare på olika nivåer. Tanken är inte att de ska fungera som förlagor, utan snarare som jämförelsematerial för din egen befattningsbeskrivning, exempelvis vid rekrytering.
Befattningsbeskrivning / Arbetsbeskrivning:
Strategisk inköpare – Kategoriansvarig
Taktisk inköpare – Upphandlare
Operativ inköpare – Inköpsadministratör
Inköpschef
Inköpscontroller – Inköpsanalytiker
Vill du bara en översikt över inköpsavdelningens roller så kan en rollmatris fylla en bättre funktion:
Exempel rollmatris
Läs även det relaterade inlägget om inköparens egenskaper:
Vilka personliga egenskaper bör en inköpare ha?
Alla vi som arbetar med inköp har väl muttrat över att vi inte får gehör för inköp och inköpsutveckling, varken i verksamheten eller uppåt i organisationen. Åsikten är att inköp bara är något som ska fungera som ett stöd för verksamheten. Det är få organisationer som fullt ut har insett vad inköp kan bidra med…
Kompetens är en av nycklarna till en framgångsrik organisation som effektivt skapar relevanta resultat. Det är inte något statiskt, utan det bör ständigt utvecklas. Kravet på utveckling kommer både från den föränderliga situation i vilken organisationen verkar och från medarbetarnas förväntningar. Kompetensutveckling behöver vara en del av organisationens kultur, och bör ske kontinuerligt på flera olika sätt.
Att vara inköpare i dagens komplexa och föränderliga värld ställer stora krav på kompetens, inte minst när kraven på att åstadkomma resultat blir att starkare. En framgångsrik inköpsorganisation behöver byggas och utvecklas med kompetensen i fokus.