Från traditionellt till modernt inköp
Trenden är mycket tydlig. Företag som agerar på starkt konkurrensutsatta marknader har satsat hårt på inköp och till och med låtit inköp ta plats i företagsledningen. Det är på tiden! Men så är det inte överallt.
Bland monopolister och oligopolister är dock inköpsdisciplinen fortfarande lågt prioriterad och lever kvar som en kameral funktion. Bland branscher som satsat på inköp märks främst detaljhandeln, bilindustrin och konsumentelektronik, alla agerandes i väl fungerande konkurrens. I branscher såsom finanssektor, läkemedel eller offentlig sektor är inköp fortfarande lågprioriterat. Sannolikt har anskaffningskostnaderna lägre betydelse i dessa sektorer.
Transaktionsinriktat inköp och samarbetsinriktat inköp
Det traditionella inköpet inriktas på kortsiktig problemlösning, handpåläggning och andra stödaktiviteter som bygger mer på reaktion än aktion, härav benämns det ibland även transaktionsinsriktat inköp. Det moderna inköpet är betydligt mer proaktivt och bygger på att finna långsiktiga, värdeskapande och lönsamma lösningar och kallas även samarbetsinriktat inköp. Traditionellt inköp blir oftast en isolerad stabsfunktion, medan det moderna inköpet arbetar tvärfunktionellt genom att samordna organisationens behov. Det moderna inköpet använder dock de gamla beprövade metoderna hämtade från det traditionella inköpet.
Lekmannainköp och professionellt inköp
Det är tyvärr vanligt att bagatellisera vikten av professionellt utfört inköp. Exempelvis kan man möta attityder som ’köpa kan väl alla göra’ eller ’det är bara att lyfta luren’. Därför är det viktigt att tydliggöra de grundläggande skillnaderna mellan köp utförda av lekmän kontra köp utförda av professionella yrkesutövare.
Lekmannainköp bygger ofta på erfarenheter från konsumentköp som är av ad hoc-karaktär; ensambeslut grundade på impulser, magkänslor eller andra enkla kriterier. Lekmannen tenderar heller inte att förhandla i speciellt stor utsträckning och är inte speciellt kostnadsmedveten. Professionellt inköp utgår istället från planering, analys, metodik, modeller samt rationella, välgrundade och tvärfunktionella beslut. Den professionella inköparen är mer förhandlingsbenägen och söker ständigt kostnadseffektivare lösningar. Lekmannens och inköparens processer är väsensskilda, exempelvis:
I grunden kan det handla om aktiviteter som till namnet kan verka förvillande lika men det finns stora skillnader i ordningsföljd samt strukturerat och metodiskt genomförande. Exempelvis skulle en professionell inköpare aldrig välja leverantör innan produkten på något sätt är kravställd, vilket är en vanlig ordning bland lekmän som tagit med sig konsumentbeteendet in i yrkesbanan.
Strategiskt inköp
Det är vanligt att dela in inköp i strategiskt, operativt och taktiskt inköp. Strategiskt inköp är den högsta ansvarsnivån och i princip alltid en centraliserad, ibland en global, funktion. Det kan vara representerat i företagsledningen. Ansvarsområden kan vara:
- Utformning av olika typer av (interna och externa) policies
- Utformning av anskaffningsprocesser
- Delegering av arbetsuppgifter och utformning av arbetsbeskrivningar
- Utveckling av system och planer för leverantörsutveckling
- Beslut om större upphandlingar, outsourcingaktiviteter eller investeringar
- Upphandling/ tecknande av långtidsavtal, partnerskapsavtal etc.
- Inköps- och leverantörsstrategier.
Taktiskt och operativt inköp
Taktiskt inköp effektuerar den strategiskt utstakade vägen genom att välja produkter och leverantörer samt lägga upp logistiska flöden. Taktiskt inköp kan vara såväl centraliserat som decentraliserat, men oftast centraliserat. Vanliga ansvarsområden är:
- Upphandlingsprocessens genomförande
- Omförhandling/ tecknande av ramavtal på årsbasis
- Program för konstruktionsförbättringar eller standardisering
- Leverantörsutvärdering med syfte att förbättra leveranskvaliteten
- Program för minskning av leverantörsbasen
- Program för leverantörsutveckling.
Operativt inköp har den dagliga kontakten med leverantörerna och är ofta decentraliserat. Vanliga aktiviteter inom operativt inköp är orderläggning, leveransbevakning, problemhantering avseende fakturor, fel och brister samt bevakning av leverans- och leverantörsutfall.
Olika köpområden
Ur ett legalt köparperspektiv brukar man definiera följande köpområden:
- Köp av löst gods
- Köp av tjänster
- Hyra och arrende
- Köp av fast egendom
Köp av löst gods, benämns även köp av varor, anses vara det i särklass största inköpsområdet. Här utmärker sig framför allt generiska köp av råvaror och halvfabrikat till den tillverkande industrin. Ett annat stort område är generiska köp av färdiga produkter för vidareförsäljning hos grossister, distributörer, återförsäljare och detaljhandel. Köp av varor av ad hoc-karaktär förekommer dessutom i vida utsträckning inom i princip varenda organisation, från ekonomiska föreningar till statliga verk och myndigheter.
Köp av tjänster är ett stadigt växande område. Här syns bland annat många nya inköpare inom outsourcing, IT-inköp och mer generellt inom offentlig sektor. Inköp inriktat på tjänster återfinns även inom många andra yrkesgrupper, såsom projektledare, chefer, finansorganisation, IT-organisation etc. Ett speciellt område är entreprenadinköp, i synnerhet byggentreprenader. Entreprenadinköp avser tjänster som utförs på fast egendom och faller under det som ofta benämns entreprenadrätt.
Det är sällsynt att inköpare, för sin uppdragsgivares räkning, blir inblandad i köp av fast egendom. Därför behandlas heller aldrig detta område i inköpslitteraturen. Hyra av lokaler förekommer i vissa inköpsverksamheter, till exempel outsourcinguppdrag, men även lokaler för den egna produktionen ska ibland hyras. Inom inköp betraktas området som relativt litet och belyses i litteratur heller inte såsom inköpsämne. Hyresrätt är dock väl beskrivet i juridisk litteratur. Hyra av utrustning brukar betraktas oftast som en tjänst.