Förhandlat förfarande skapar större flexibilitet, bättre avtal och i många fall lägre pris. Ändå används det förhållandevis sällan inom offentlig upphandling. Rickard Andersson, med lång erfarenhet av förfarandet, delar här fem konkreta skäl till varför det kan vara rätt väg framåt.
Det är ofta möjligt att använda förhandlat förfarande vid offentlig upphandling enligt LOU. Vi på EFFSO är förvånade över att förfarandet används så pass sällan, särskilt eftersom det i hög grad liknar hur inköp görs i privat sektor och allt som oftast leder till mycket bättre affärer. Rickard Andersson, som genomfört många upphandlingar med förhandlat förfarande, lyfter fram fem skäl till varför du bör överväga detta förfarande:
Flexibel process – justering av krav och villkor under upphandlingen
Vid förhandlat förfarande kan både krav på upphandlingsföremålet och avtalsvillkor justeras längs vägen. Det innebär att krav kan skärpas eller lättas upp beroende på vad som framkommer i dialogen med anbudsgivarna och när man fått en tydligare bild av prisnivåerna.
Justeringar får däremot inte göras i sådant som har definierats som minimikrav, och ändringar måste alltid göras transparent och likabehandlande.
Möjligt att optimera pris mot nytta
Det är möjligt att ta in anbud på olika utföranden samt att föra dialog med anbudsgivarna om vad som är kostnadsdrivande och vad som inte är det. Det ger en bättre förståelse för vilka krav som driver kostnader och vilka ”nice to have”-funktioner som kan behållas utan större påverkan på priset – eller som till och med kan uppnås utan merkostnad.
Mer innovation och nya lösningar
Genom att kravställningen kan utvecklas under processens gång minskar risken med funktionskrav och resultatbaserade krav. Om första omgången anbud inte möter målsättningen kan kraven formuleras om inför nästa runda. Processen främjar därmed innovation, alternativa lösningar och utveckling av anbuden i riktning mot det faktiska behovet.
Bättre avtal
Avtalen blir ofta tydligare och mer ändamålsenliga. Under dialogen får anbudsgivarna möjlighet att lyfta oklarheter och påtala otydligheter i avtalsvillkor eller övriga upphandlingsdokument. Dialogen är en bra start och närmast en förutsättning när vi vill att avtalet ska vara grunden för ett partnerskap. Dialogen leder till färre tolkningsproblem och bättre balans mellan parterna.
Lägre pris
Slutligen leder förhandlat förfarande ofta till ett lägre pris. I dialog kan anbudsgivare resonera kring prisnivåer och i många fall erbjuda ett lägre pris när möjligheten ges att revidera sina anbud, vilket Rickard och övriga kollegor på EFFSO har många konkreta exempel på.
Mer information
Vill ni lära er mer om förhandlat förfarande och hur ni nyttjar det på bästa sätt i er upphandling. Ta stöd av våra erfarna konsulter eller gå vår utbildning Förhandlat förfarande i praktiken.
