Inköpsbloggen

En inspirationskälla för professionella inköpare

Bloggarkiv december 2018

Att välja spendanalyssystem

Har du i ditt arbete identifierat ett behov av spendanalyssystem? Men du vet inte vilket system som bäst passar dina behov? Något förenklat kan man säga att det finns två typer av system. De lite större och mer detaljfokuserade, samt de mer flexibla och lättanvända verktygen. I valet mellan olika system är det viktigt att tänka igenom vad behovet är utifrån era mål och era processer. Det viktigaste är att ha ett spendanalysverktyg som faktiskt används för att identifiera och driva förändring – för det är ju bara de system som används som levererar resultat.

En viktig del i ett modernt faktabaserat inköpsarbete är att veta hur företagets/organisationens inköpsmönster ser ut, det som kallas spendanalys. En spendanalys bygger på att identifiera vad vi köper från vem ur ett leverantörsmarknadsperspektiv. Spendanalysen ger oss som inköpare sedan möjlighet att identifiera vägar att uppnå bättre resultat genom att i vårt inköpsarbete dra bättre nytta av leverantörsmarknaden.

 

Ett stöd i vårt inköpsarbete

Ett spendanalysverktyg ska hjälpa oss med några saker:

  • Hantera kategoriträd – skapa och ändra
  • Identifiera leverantörer – slå ihop dubbletter och konsolidera grupper
  • Kategorisera spend – kategorisera, dela upp leverantörers spend och ändra kategorisering
  • Presentera kategorisering – visualisera och ladda ner resultat av kategoriseringen för vidare bearbetning
  • I många fall vill vi också kunna koppla spend till avtalssituation vilket innebär att systemet också ska kunna hantera avtal.

Den lösning vi väljer bör alltså kunna hantera de här sakerna på ett effektivt sätt med kvalitet.

En del företag/organisationer försöker hantera spendanalysen i egenutvecklade lösningar som bygger på olika typer av kalkylprogram, databaslösningar eller BI-verktyg. Risken är att lösningen blir väldigt personberoende, och utvecklingen av lösningen blir begränsad. Ofta brukar de här lösningarna också vara ganska arbetskrävande vid uppdatering och kategorisering av ny spend vilket begränsar användningen.

Istället finns det skäl att titta på ett system som och ger möjlighet till ökad funktionalitet och som underlättar arbetet.

 

Olika typer av spendanalyssystem

Något förenklat kan man säga att det finns två huvudinriktningar på system:

  • Det detaljfokuserade systemet som möjliggör kategorisering och uppföljning ner i minsta detalj.
  • Det flexibla och logiska systemet som underlättar förståelse och användning.

Det detaljfokuserade systemet

Det detaljfokuserade systemet kräver vanligtvis mer resurser för att leverera användbara resultat. Det är också mer komplext vilket gör det mindre flexibelt och lättanvänt. Det förutsätter att vi fångar upp information ner på artikelnivå, vilket i sin tur kräver att vi har den informationen tillgänglig i våra inköpssystem för alla typer av inköp. Det är inte ovanligt att de är en mer eller mindre integrerad del av ett större inköps- och/eller affärssystem.
Den här sortens system är värdefulla i detaljanalyser inom avgränsade områden men fungerar mindre bra när det gäller att identifiera, analysera, prioritera och följa upp ur ett bredare perspektiv.

 

Det flexibla och lätthanterade systemet

Det flexibla och lättanvända systemet är mer inriktat på att identifiera och analysera sammanhang på en högre nivå än artikel/produkt. Det gör att vi inte behöver samma detaljeringsnivå på indata, vilket i sin tur förenklar arbetet. Ofta är det så intuitivt byggt att det är lätt att anpassa strukturer och innehåll även för de som inte är experter.
Tanken bakom spendanalyssystem är att de ska hjälpa oss i vårt förändringsarbete med fokus på att identifiera, analysera, prioritera och följa upp. För att göra det behöver man inte ner i varje detalj, det detaljfokuserade arbetet kommer i den fördjupade analysen och uppföljningen av de områden man väljer att prioritera. Det här sättet att arbeta är i linje med metodiken för kategoristyrning.

 

Valet av spendanalyssystem

I valet mellan de två typerna av system är det viktigt att tänka igenom några saker:

  • Vad behöver vi utifrån våra mål?
  • Vad behöver vi utifrån våra processer?
  • Vad har vi för mognad och förmåga att använda det vi kan få ut av systemet?
  • Vilka resurser är vi beredda att avsätta för att hantera systemet?
  • Har vi tillgång till, och kontroll över, vår egen data?

En organisation med en mycket hög inköpsmognad, statiska behov, ett heltäckande inköpssystem och interna systemresurser kan dra stor nytta av ett detaljfokuserat system.
Men en organisation i utveckling där det inte finns ett fullt ut använt inköpssystem och där de interna resurserna är begränsade har ofta större nytta av ett mer flexibelt och lätthanterat system.
Exemplen är många på företag som investerat mycket pengar i stora och komplexa systemlösningar bara för att några år senare inse att systemet slukade mer resurser än vad det genererade resultat.
Dessutom är det viktigt att komma ihåg att även de mer flexibla och lätthanterade systemen får en allt högre funktionalitet i takt med att teknik som till exempel Artificiell Intelligens utvecklas.

Det viktigaste är att ha ett spendanalysverktyg som faktiskt används för att identifiera och driva förändring för, återigen, det är bara de system som används som bidrar till resultat.

Läs här hur du får ut den fulla effekten av ditt spendanalyssytem!

Vad gör en kategoriledare, egentligen?

Vad gör en kategoriledare i en etablerad inköpsorganisation och vad gör hen inte? Vill man förstå det behöver man ha en övergripande bild av inköpsorganisationen, en insikt i vilka andra inköpsroller där finns samt hur de förhåller sig till varandra. Givetvis behöver det även finnas en väl definierad inköpsprocess. Författaren, Fredrik Azmani, har lång erfarenhet av kategoristyrning. Han kommer här att beskriva rollen som kategoriledare utifrån sitt perspektiv och sin erfarenhet från verkligheten, där teori möter praktik. Här är Fredriks egna ord.

När teorin krockar med verkligheten

”Jag har gått många ekonomikurser och utbildningar i inköp som oftast ger en bra teoretisk förståelse. Jag har jobbat i stora företag med stora organisationer där, verkligheten, när teorin appliceras i praktiken, ofta blir mer annorlunda än man trott. Det kan bero på många faktorer såsom att organisationen inte är rätt bemannad eller mogen för att bedriva inköp på hög nivå. Eller att den inte är rätt organiserad vilket ofta resulterar i att medarbetare inte känner till vad olika roller innebär, vem som får göra vad och var gränslinjerna går. Detta kan resultera i att man tappar fokus på det väsentliga med inköp. Inköpsorganisationen hamnar på en sekundär plan där andra grupper styr och tar beslut som inköp får hantera som ett genomförandeorgan. Inte som den verkliga beslutsfattare som den behöver vara.

För att en kategoriledarroll ska fungera på ett smidigt sätt behöver två saker vara på plats. En inköpsprocess som reglerar hur inköp ska fungera. Och en organisation där rollerna tydligt definieras och kommuniceras.

En övergripande inköpsprocess

Samtliga inköpsorganisationer bör ha en inköpsprocess som är anpassad efter de produkter och marknader man arbetar med, med dess olika krav och behov. Inköpsprocesserna bör vara lättillgängliga inte bara för inköpsorganisationen utan även för interna kunder och intressenter. Den övergripande generiska inköpsprocessen kan beskrivas enligt följande modell:

Följande kontrollpunkter (KP) är nödvändiga samt bör följas och efterlevas vid olika typer av inköp och investeringar:

  • KP1 Godkännande av inköpsbehov: Att inköpsaktiviteter initieras utifrån rätt behov i organisation och av rätt personer.
  • KP2 Inköpsbeslut och leverantörsval: Att investeringar och beställningar hos en leverantör görs på ett transparent och rätt sätt som följer interna riktlinjer.
  • KP3 Ordergodkännande: Att inköpsorder och avtal med leverantör godkänns på rätt sätt.
  • KP4 Inleverans av material: Att varor och tjänster matchas med det som beställts i order och avtal.
  • KP5 Fakturamatchning: Att endast fakturor som matchar order och mottagna varor och tjänster betalas, samt att dessa fakturor granskas och attesteras av personer med rätt delegeringar.

Processen som beskrivs ovan avser inköp med kategoristyrningsansvar anpassad till olika inköpsorganisationer med olika inköpsprocesser. Den kan appliceras på både den privata samt den offentliga sektorn.

Exempel på en inköpsorganisation

De flesta bolagen har en inköpsorganisation och en inköpsgrupp som leds av en inköpschef. Merparten av företagets inköpsarbete hanteras inom inköpsorganisationen och all kontakt för behovsägare inom ett företag med leverantörer bör gå via den.

Gruppen består av en inköpschef/direktör, kategoriledare, strategiska inköpare, projektinköpare och produktionsinköpare. Gruppen ansvarar för att samordna allt inköp.

Kategoriledarens ansvar omfattar optimeringen av den totala spenden i inköpsportföljen som berör kategorierna. Ansvaret inbegriper även att tillhandahålla skräddarsydda strategier, ramavtal och riktlinjer framtagna för att genomföra samtliga inköp och bedriva inköpsverksamheten under berörda kategorier.

Så här kan en inköpsorganisation se ut:

Kategoriledare i en inköpsorganisation

Läs mer här om de olika rollerna.

En kategoriledares viktigaste ansvarsområden

En kategoriledare ansvarar för det mer övergripande inköpsarbetet inom kategorin vilket omfattar i huvudsak följande:

  • Analysera den totala spenden per kategori/subkategori. För att kunna göra detta är det viktigt att ha tillgång till system som snabbt kan leverera data på hur pengarna spenderas, de största leverantörerna, hur avtalen efterlevs, uppföljning av leveranser, kostnadsutveckling, villkor m m.
  • Analysera spendhistoriken tre år bakåt, nuläget och hur man vill att spenden ska utvecklas under de kommande två till fem åren (och vissa fall för hela ”produktens” livscykel).
  • Framtagning av strategier samt implementering av dessa, mäta resultat samt leverera input om hur strategierna kan påverka olika affärsplaner.
  • Se till att samtliga medarbetare i inköpsorganisationen tar del av samt följer strategierna och säkrar att dessa efterlevs.
  • Leda eller stötta större upphandlingar inom kategorin samt säkerställa att samtliga projekt följer inköpsstrategierna.
  • Äga och koordinera leverantörsrelationer, leverantörsutveckling samt ansvara över företagets Supplier Relationship Management program.
  • Följa leverantörsmarknaden, dess utveckling, inhämta nyheter, bevaka risker samt sprida information om nya teknologiska lösningar, alternativa leverantörer m m.
  • Optimera Total Cost of Ownership (TCO) för kategorin.
  • Alltid hålla stort fokus på kostnadsdrivande områden samt alltid försöka hålla kontroll över dessa och arbeta aktivt på att finna potentiella effektiviseringar som kan leda till signifikanta besparingar.
  • Att alltid tänka ”Eliminate waste and create value”. Som kategoriledare har jag alltid haft för vana att nästan varje morgon logga in i olika spendanalysverktyg, se hur spenden utvecklar sig, försöka förstå de påverkande faktorerna, förstå vad man har gjort bra och vad man kan göra bättre.

De problem och risker man möter när man medvetet eller omedvetet bortser eller avviker från att följa dessa normer är att man tappar fokus på kostnaderna. Det i sin tur kan ha förödande konsekvenser för kategorierna.”

/Mvh Fredrik Azmani

  • Ladda ner White paper

  • Verktyg för spendanalys

    Vill Du få kontroll över din inköpsvolym? Behöver Du ett verktyg för spendanalys?
    Spendency