Inköpsbloggen

En inspirationskälla för professionella inköpare

Bloggarkiv november 2017

Trendspaning

Många inköpare undrar vilken som blir nästa stora grej, med väsentlig påverkan på inköpsarbetet. Vi kanske kan läsa olika trendrapporter, men de bygger ofta på intervjuer och enkäter från olika inköpare, vilka utgår från sin vardagssituation. Vi får en bild av vad som är populärt just nu. Det brukar vara kategoristyrning, uppförandekoder, KPIer, inköpssystem etc., sådant som egentligen är skåpmat – inte några nyheter. Nej, för att hitta de verkligt nya trenderna så går det inte att söka med enkäter. Den verkliga trendspaningen finns istället i bloggar och sociala media. Här följer lite sådan spaning:

Beslutsstöd. Här är har ju revolutionen bara börjat. Det har redan innoverats en hel del i hur man samlar, analyserar och visualiserar spenddata. Men det finns fortfarande mycket att göra med att ta fram analysverktyg som kan förutsäga framtiden. En begränsning är fortfarande att få tillförlitliga data i realtid. Sakernas internet, telematik, RFID, appar mm automatiserar datainsamlingen, men å andra sidan kan de komplicera analysprocesserna pga. de stora datamängder som skapas. De stora datamängderna beror också på att vi blir allt skickligare på databerikning.

Artificiell intelligens (AI). De som fördjupat sig spendanalys har sprungit på begreppet NLP (natural language processing) vilket är en metod för att tolka spenddata som innehåller mänskligt språk. Vi kommer att se hur detta sprider sig ännu mer, för att skaffa sig insikter och effektivisera arbetskraftsintensiva arbetsuppgifter, t.ex. inom orderläggning och avtalsförvaltning. T.ex. kan man få stöd att undersöka lag-, etik- och avtalsefterlevnad, eller övervakning av leverans- och leverantörsprestanda. Vad som helst där det finns en databas med kvalitativ information som till synes kan verka ostrukturerad kan man använda NLP för att omvandla data till kunskap. Men för att använda AI krävs kunskap – inköparna måste skaffa sig starkare band till IT-avdelningen.

Stora databaser (big data) blir allt vanligare i inköpsverksamheten. De understödjer inköpsbeslut, bildar underlag för processer mm. Stora databaser kommer tillsammans med AI att revolutionera hastigheten och effektiviteten i försörjningskedjan. Kombinationen av datamängder och AI kommer att resultera i tidsbesparande och pengasparande.

Dataläckage och dataförluster. Vi läser i tidningarna om hur data läcker från myndigheter och företag. Undersökningar visar att väldigt många organisationer har läckt data. Andra utsätts för elakartade virus som förstör data. Men detta har ännu inte avspeglat sig i särskilt många leverantörsavtal. Det verkar snarare finnas en valhänthet om hur frågorna ska hanteras. Visst, vid köp av IT-tjänster finns många regleringar kring datahantering. Men alla andra köp? För även om en produkt inte innehåller någon mjukvara så har varje kund och leverantör mängder av stödsystem för att hantera logistik, spårbarhetskrav, eftermarknad etc. Därför kommer vi nog de närmsta åren att se många nya avtalsregleringar kring datahantering.

Indirekta köp vinner mer respekt framöver. Inköpskategorier som resor, hotell, fastighetstjänster har ju traditionellt fått lite uppmärksamhet, trots att de kan omfatta ganska mycket pengar. Problemet har varit att det är svårt att samla tillförlitliga data över spend, inköpsmönster, leverantörsprestanda mm., eftersom köpen ofta är decentraliserade och spretiga i sin karaktär. Men i takt med bättre analysverktyg så kommer det att gå att genomlysa och påverka dessa köp.

Agila processer kommer att öka som ett resultat av nya sätt att se på leverantörsrelationer. I den traditionella köpar-leverantörs-relationen sätter man upp ett statiskt avtal som förutsäger olika framtida händelser. Man skapar en statisk balans eller ibland obalans. Men detta synsätt är väldigt individualistiskt – det bygger på en vinstdelning mellan parterna. I en modern relation är fokus istället att hela förädlingskedjan ska stärkas. För att lyckas med detta måste man inta en mer flexibel hållning till processer och affärsvillkor.

Molnbaserat samarbete. Alla vet vi ju att kommunikation och öppenhet mellan köpare och leverantör skapar framgång. Genom att etablera ett molnbaserat nätverk kan köpare-leverantörs-samarbetet effektiviseras. T.ex. kan orderprocessen förbättras genom att materialflöden visualiseras på ett enhetligt sätt och på det sättet kan man skaffa sig bättre överblick över globala transporter. När leveranstider behöver ändras så är det lättare med full transparens i flödena.

Blockedja (block chain) applicerat på SCM. Alla känner ju till den digitala valutan Bitcoin som bygger på en databas som uppdateras så fort någon som är ansluten gör en transaktion. I Bitcoin är det applicerat på ett pengaflöde, men det kan lika gärna appliceras på en försörjningskedja. Tänk själv; när du beställer in din sushi så kan du i din app se var laxen fångats. Det kan appliceras på mycket, t.ex. efterlevnad av hållbarhetskrav eller säkerhetsrelaterad spårbarhet.

Ökad transparens på grund av sociala media gör att företagen måste sätta ännu mer fokus på etiskt beteende. Visst, uppförandekoder har vi haft länge. Men de kommer att bli ännu vassare, ställa krav på flowdownklausuler och krav på revisioner av andraleds-, tredjeleds- och fjärdeledsleverantörer.

Texten i powerpoint

Inköp som tjänst – låt en extern part ansvara för att leverera bestående resultat

Effektivisering av inköpsverksamheten pågår i de flesta företag och myndigheter och kan göras på många olika sätt. Fokus brukar framför allt vara direkt material och inköp kopplade till indirekt material och tjänster brukar få stryka på foten. Hur ska då en inköpsfunktion hantera indirektsidan som ofta får låg prioritet?

En möjlighet som många företag använder sig av internationellt, är att hantera inköp av indirekt material och tjänster genom att outsourca hela den delen, ibland kallat ”Inköp som tjänst” eller Purchasing as-a-Service (PaaS).

Inköp som tjänst innebär att man låter en extern part ta över helhetsansvaret för delar av inköpsfunktionens verksamhet, framförallt indirekta kategorier. Detta innebär att leverantören ansvarar för att leverera bestående resultat genom ett proaktivt kategoriarbete.

Att välja vilka kategorier som ska ingå i inköp som tjänst är en balansakt och kräver noggranna avväganden. Typiska kategorier att inkludera är konsulter, kontorsmaterial, resor, facility management och bemanningstjänster. Även kategorier som har tydlig beröring mot kärnverksamheten, exempelvis MRO och investeringar, kan hanteras men är mer tidskrävande och utmanade att hantera. Givetvis kan alla kategorier vara aktuella under rätt förutsättningar men att endast utgå från där det finns mest spend eller där störst besparing går att åstadkomma är inte ett heltäckande kriterier. Det är framförallt viktigt att säkerställa inom vilka kategorier en extern leverantör har förmåga att åstadkomma bättre resultat än den egna organisationen

Vad är fördelarna med inköp som tjänst?

När det gäller inköp av tjänst är nyttan framför allt reducerade kostnader genom att bearbeta inköpsvolymen på ett mer strukturerat sätt, kontinuerligt under 3-5 år. Dessutom uppnås förändringar ofta snabbare och en extern aktör har bättre tillgång till strukturkapital och specialistkompetens inom olika inköpskategorier.

För organisationer som inte aktivt arbetar med, eller över huvud taget har en inköpsorganisation för indirekt material och det finns en betydande volym kan stora besparingar oftast genomföras. Krav på en framtida Inköp som tjänst-leverantör bör vara:

  • En avkastning för kunden på 3-5 gånger investerat kapital (ROI), detta är ett riktvärde som bör åstadkommas under hela projektet
  • En kontinuerlig utveckling av arbetssätt och metodik inom inköp där processer och rutiner för kategoristyrning utvecklas och implementeras i den egna organisationen
  • Användning av modern infrastruktur och verktyg för besparingsuppföljning, e-sourcing och kontinuerlig spendanalys

Anledningen till att en Inköp som tjänst-leverantör kan generera högre besparingar än en intern inköpsavdelning är framför allt att stordriftsfördelar kan uppnås genom att erbjuda best-practice inom infrastruktur, processer och kategorikunskap.

En dedikerad leverantör av inköp som tjänst säkerställer att rätt resurser avsätts inför olika kategoriprojekt och testar marknaden oftare än vad motsvarande intern inköpsorganisation gör. Detta gör det möjligt att bygga en djupare kategorikunskap och förståelse för leverantörsmarknaden samt att nyttja detta till sina kunders fördel i varje förbättringsprojekt.

Utmaningar och förberedelser att tänka på inför valet kring Inköp som tjänst-leverantör

Innan ett inköp som tjänst-projekt kan starta igång krävs en genomarbetad förstudie för att säkerställa att valet görs utifrån rätt förutsättningar. Förstudien bör minst säkerställa:

  • Val av kategorier att inkludera
  • Estimat och verifiering av besparingspotential för respektive kategori
  • Kartläggning av nyckelintressenter som ska medverka
  • Planering för genomförandet av hela projektet

Utöver detta krävs att parterna kommer överens om betalnings- och affärsmodell, exempelvis hur ska besparingar beräknas? Ska det var kontrakterad besparing eller realiserad besparing, ska cost avoidance ingå? Denna del är oerhört väsentligt för att kunna avgöra, för båda parter, om lösningen är ekonomisk försvarbar eller inte.

I valet mellan att använda inköp som tjänst och att själv bygga upp en organisation för indirekt material är det fler och fler som väljer en outsourcad lösning för att skapa bestående och mer långsiktiga resultat.

  • Ladda ner White paper

  • Verktyg för spendanalys

    Vill Du få kontroll över din inköpsvolym? Behöver Du ett verktyg för spendanalys?
    Spendency