Inköpsbloggen

En inspirationskälla för professionella inköpare

Bloggarkiv oktober 2013

Preferensmatrisen – ett enkelt beslutsverktyg

Någon sa att inköp bara består av två saker: informationshantering och beslutsfattande. Och hur svårt kan det sistnämnda va? Varför går vissa beslut i långbänk, medan andra sker med blixtens hastighet?  Vissa inköpare fattar snabba beslut med magkänslorna, medan andra sitter i timmar och försöker räkna ut sanningen i enorma kalkylark. Vem gör rätt och vem gör fel? Finns det någon gyllene medelväg?

För några år sedan beskrevs Analytisk hierarkisk process (AHP) i detta forum. Det är en beslutsmetod som hör till de riktigt beräkningstunga – en metod för de riktiga siffernissarna och kanske mer av teoretiskt intresse än praktisk nytta. En annan metod som har likheter med AHP är preferensmatrisen, men den är betydligt mer användarvänlig.

I AHP ställs beslutsalternativen mot varandra två och två och kontrasten poängsätts enligt en given skala. Därefter sker en hel del beräkningstung normering innan beslutsresultatet kan räknas fram. I en preferensmatris ställs också valmöjligheterna mot varandra, men utan graderad poängsättning:

preferensmatris_Sida_1

Det alternativ som är bäst i respektive par får ett poäng. Om två par är lika bra får de ett halvt poäng var. Därefter räknas poängen ihop och det alternativ som får högst poäng borde logiskt sett vara bäst:

preferensmatris_Sida_2

Det här känns kanske för enkelt för att vara trovärdigt, och någon kommer säkert att säga att metoden går att manipulera, samt har stora brister. Kanske det. Men den ska inte nog inte ses som en exakt beräkningsmetod för att fatta beslut. Snarare bör man betrakta den som en diskussionsmetod. Beslutsgruppen kan genom den här metoden på ett systematiskt sätt diskutera varför olika alternativ är bättre eller sämre. Egentligen är det viktiga inte vilka poäng som räknats fram, utan den diskussion som till sist leder fram till någon slags konsensusbeslut. Men poängen lär väl glädja någon siffernisse.

Powerpoint med bildmaterial

Förhandlingar kring stora avtal

En del inköpare kanske ser avtalens ekonomiska storlek som en måttstock på karriär och inköpsmognad. De är emellertid inga mått på hur bra inköpare man är, snarare är de kanske statusmått. Men det är ändå ofrånkomligt att större avtal innehåller fler svårigheter än mindre – både vid avtalets ingående, som längs dess vidare resa. Och precis som i Postkodlotteriet börjar de flesta inköpare sin bana med små belopp och klättrar sen uppåt.

avtalstrappa

Små avtal innehåller precis samma delar som stora, men de stora har mer av av allt. De har större omfattning, mer risker, högre pris osv. Det handlar alltså om att ha mycket god koordineringsförmåga för att hantera de stora, jämfört med de små. Men det finns en sak som blir mer påtaglig i de stora än de små, och det är parternas känslor.

När orderstorleken kryper en bit över över tiomiljonersstrecket är det vanligt att nervositet uppstår i såväl köparled som säljarled. Kanske inte så mycket när det rör sig om standardvaror, utan mer när det rör sig om skräddarsydda produkter. Båda sidor vill genomlysa risker och diskutera olika eventualiteter. Detta är i och för sig en helt naturlig reaktion, men det får inte gå över styr. Målet är ju att parterna ska komma i mål, inte  fastna i en diskussionsklubb. Men hur hanterar man känslorna kring den nervositet som uppstår inför större avtal? Det är inte ovanligt att oron sprider sig från handläggare till företagsledning och ibland till ägare.

En förutsägbar förhandlingsprocess gör att parterna vet när de måste ta ställning till vad. Stora avtal bygger inte bara på den enkla principen: anbud + accept = avtal, utan det är en utdragen process där parterna utväxlar information som syftar till klarifiering, nollställning, förståelse av krav mm. Tydliga milstolpar och grindar gör att man vet vilken tidsram som finns tillgänglig för att ligga sömnlös och när beslut måste vara taget.

Att skapa och bibehålla rörelseenergi är väsentligt för att parterna ska känna att man rör sig mot målet. Om man själv stannar upp för utreda någonting så kommer motparten att göra detsamma. För all del måste risker mm analyseras och värderas, men leder det till ett större stopp så saktar projektet in – rörelseenergin avtar. Det skapas mer tid att känna, tänka och bli nervös. Parterna kanske börjar se mer risker än möjligheter och de hamnar i diskussionsklubbens fälla.

Stora kursändringar är ett riskmoment. Häromveckan belyste bloggen upphandlingsprocessen, med ett varningens finger om att inte ta in för mycket kreativitet i förhandlingsprocessen. Men detta gäller inte bara förändringar i köpeobjektet (varan eller tjänsten), utan det kan även gälla synen på risker och ansvar. Om man själv gör en stor kursändring kommer det som ett brev på posten att motparten gör detsamma – havet stormar upp i en känslostorm – allt man är överens om kan ändras.

Att förhandla med rätt person är väsentligt. Ibland kanske man inte kan välja, men när det kommer till stora avtal är det viktigt att nå så högt som möjligt i motpartens beslutshierarki. De flesta multinationella företag har numera styrprocesser (governance processes) som strikt styr allt kring anbud och avtal. Dessa kan vara tidskrävande och bromsar upp förhandlingar. Men ju högre man kan nå, desto bättre medel finns att snabba upp styrprocesserna. Här hjälper det också att ha en tydlig och definierad förhandlingsprocess.

Slutligen går det inte komma ifrån frågan om den egna personligheten. Att utstråla säkerhet, tveklöshet och målmedvetenhet. Att kunna gjuta olja på vågorna när motparten blir nervös. Att skapa en förtroendefull atmosfär. Det är förmågor som varje inköpare bör eftersträva. Men det är lättare sagt än gjort – det är mycket lättare att falla i nervositetens fälla.

Goda förhandlare föds inte – de fostras fram

Trots att det skrivits hyllmetrar om förhandling så var spänningen stor när Jonathan O’Brien släppte sin bok Negotiation for Purchasing Professionals för någon månad sen. Och visst – förväntningarna infriades – O’Brien lyckades igen – en ny succé. I sin bok lyckas han på ett populärvetenskapligt sätt att ringa ämnet så att det passar inköpare. Han spänner över strategiskt inköp, psykologi, kultur, kroppsspråk, spelteori, retorik mm. Han har omvandlat ganska avancerade teorier till verktyg som går att använda i praktiken. Hans tes är att goda förhandlare fostras fram – de föds inte. Alla kan alltså bli skickliga förhandlare.

Vem sa 3P? Planera – Planera – Planera, eller med andra ord man kan aldrig planera en förhandling för mycket. Men hur? Det är en av de viktigaste sakerna som O’Brien tar upp i den här boken. Hans metod kallas Den röda affischen, uppkallad efter den röda anslagstavla som förhandlingsteamet skapar för att anslå de olika förberedelseverktygen. De är fjorton stycken formulär* som ska anslås för att sen fyllas i av teamet. Angreppssättet är processorienterat, där huvudstegen benämns med akronymen STEP (Situation, Target, Event plan, Post event). Verktygen är en blandning av idégenering, faktainsamling, bedömning, instrumentbräda och allmänt komma ihåg. Något av dem känns igen från tidigare böcker, men här finns många nyheter. Exempelvis finns en Kraljic matris för förhandlare med orientering mot personlighet och stil.

Den röda affischen går även att se på YouTube.

Det råder ingen tvekan om att O’Briens metodik är synnerligen intressant. Hans bok kommer att bli given på var inköpares nattduksbord. Varje inköpsavdelning kommer att tapetsera rött med de fjorton verktygen.

Köp Negotation for Purchasing Professionals hos Adlibris för 297kr inkl. moms; det är en väl värd investering.

*Formulären finns (i svartvitt) som appendix med i boken, men de går även att köpa på www.redsheetonline.com i stickande röd färg.

Sekretessläge – av eller på?

För cirka 15 år sedan förvarades alla upphandlingsunderlag, offerter, avtal etc i tunga ringpärmar i ett låst plåtskåp inne på kontoret. Tjänstetelefonen hade förvisso lämnat bakelitstadiet, men var fortfarande trådbunden, vilket gjorde att samtalen utspelade sig på tjänsterummet. Förhandlingar understöddes av whiteboard, penna, block och overheadfilm.

Informationsteknologin har inneburit en revolution för alla som bedriver handel. Dokument är i hög grad elektroniska och kan bringas med vart som helst. I princip alla tjänstetelefoner är trådlösa. Förhandlingar understöds av dokument som visas på olika former av storbildsskärmar. Sammantaget innebär det att inköpare m.fl. handskas med känslig affärsinformation i det offentliga rummet. Vissa organisationer har insett detta och inrättat rigorösa policyer, medan andra anser att det är varje medarbetares eget ansvar. Oavsett vägval är det viktigt att föra en intern diskussion om vad som är okej eller inte. Några exempel:

Mobilsamtal i offentlig miljö är nästan omöjligt att undgå. Lyssna själv runt hur andra människor öppet pratar affärer på buss, tåg och flygplatser. Det verkar finnas många som inte alls bryr sig om att andra lyssnar. Men vad är OK? Är det OK att i telefon bara säga JA eller NEJ, eftersom omgivningen som regel inte kan höra den andra samtalsparten?

Att ta upp dokument på laptoppen när man är på resande fot är ett utomordentligt bra sätt att utnyttja tiden. Men vilka dokument kan man ta upp i det offentliga? Börjar man rannsaka sig kanske det inte blir någonting alls. Populärt är s.k. sekretessfilter som fästs på laptoppens skärm för att förhindra att andra kan läsa. Kanske inte ett 100%-igt, skydd, men det gör att man ända vågar arbeta med relativt mycket dokument i det offentliga.

Powerpoint på inköpspitchen är snarare regel än undantag när leverantörer ska påverkas i olika sammanhang. Men i samma dator som visar powerpoint finns dokument, mappar och outlook-popups, vilka av misstag kan visa känslig information. Att visa något från den egna laptoppen på storbild kräver god förberedelse i lokalt läge. Ett annat problem är att konferensrum ofta har fönster, och vem som helst kan se det som visas.

Ovan nämnda är några exempel på sekretesslägen som tål mer än ett övervägande, men det finns många fler, t.ex:

  • lagring av information i molnet
  • kopiering av information till flashminnen
  • användande av publika konferenstelefonnummer
  • felsökning i officedokument
  • geopositionering i sociala media
  • kollegiala samtal i det offentliga rummet.

Det går inte att ge några rättesnören kring sekretessläge i olika situationer. Men en sak kan vi vara säkra på och det är att i samma takt som informationsteknologin utvecklas behöver diskussionen kring sekretess öka. Varje verktyg, IT-produkt eller annat elektroniskt hjälpmedel har sin egen problematik. Den måste identifieras och diskuteras.

  • Ladda ner White paper

  • Verktyg för spendanalys

    Vill Du få kontroll över din inköpsvolym? Behöver Du ett verktyg för spendanalys?
    Spendency