Livet på många inköpsavdelningar har sin dagliga lunk. Ändrings-beställningar skickas ut och priser går upp. Leverantörer bjuds in för att omförhandla och priserna går ner igen. Ofta pendlar priserna upp och ner med sådär 1-5% hela tiden. Men det är klart att om detta inte gjordes så skulle väl priserna bara gå upp. En del organisationer är förvisso lite mer proaktiva och har strukturerade förbättringsprogram, trots det uteblir de stora resultaten. Istället verkar många småförbättringarna bara läcka ut. För att åstadkomma stora och synbara resultat behövs genomgripande förändringsarbete.
Stora förändringar handlar om att våga, att ha mod, men också att få mandat att förändra. För att få mandat måste det finnas en trovärdig plan och det är här det börjar bli riktigt intressant. Det räcker inte att säga: ”byter vi bara leverantör så blir allt bättre och billigare”, för det är faktiskt inte säkert att det blir det. För att få en väsentlig effekt av ett leverantörsbyte måste den också kombineras med en ny inköpsstrategi. Exempelvis kan man ställa sig följande frågor inför strategiformuleringen:
Listan kan göras lång och liknande listor kan göras upp för andra situationer än leverantörsbyten. Ty det kan lika gärna handla om att förändra organisationens inköpsbeteende, riskhantering eller vad som helst. Det viktiga är ett systemaiskt sätt att utarbeta dramaturgin som leder till det efterlängtade beslutet om att få mandat och sen skrida till verket. Har man dessutom gjort sin strategiläxa rätt så är man garanterad en plats på prispallen!
Försörjningsstabilitet är en av de faktorer som bygger en organisations robusthet, dvs. förmåga att hantera störningar i omgivningen. Det handlar om att skapa stabila försörjningskedjor av varor och tjänster. Inköp spelar en viktig roll i det arbetet när det gäller att hantera valet mellan en och flera leverantörer, geografi och relationen med våra leverantörer.
Att skapa robusthet innebär att vi agerar på det som vår analys visar. Det är inte ett arbete som görs en gång – det är något som måste ske regelbundet som en naturlig del av verksamheten. Omvärlden förändras och det gör även vårt företag eller vår organisation. Det är det som robusthet handlar om – att hantera förändring. Bäst är om vi kan agera innan det händer något!
Risk- och sårbarhetsanalyser hjälper oss att skapa robusta, hållbara, effektiva, välfungerande organisationer och företag. När världen blir mer komplex blir förmågan att identifiera, värdera och åtgärda risker och sårbarhet alltmer viktigt. För vi vet att saker kommer att hända som är utanför vår kontroll. Det som är avgörande för vår framgång är vår förmåga att hantera dem. Och för att hantera riskerna måste vi veta vilka de är, vilka som påverkar oss mest och hur motståndskraftiga vi är.