Inköpsbloggen

En inspirationskälla för professionella inköpare

Bloggarkiv mars 2013

Subjektivt beslutsfattande…

Om man i inköparkretsar för fram tankar om att låta känslor styra vid olika inköpsbeslut så möts man inte helt sällan med skepsis och motargument. Det kan vara svårt att finna allmän förståelse för subjektivitet.

Subjektivitet är helt nödvändigt inom områden som estetik, sensorik och ergonomi. Till exempel finns det inget objektivt sätt att utvärdera en smak, eftersom olika individer har olika uppfattning om smak. Detta förstår alla som arbetar med sensorik. Även om man arbetar med subjektivitet finns det systematiska metoder – det behöver inte leda till någon slags beslutsfattande ad hoc. För nämnda områden är det lätt att övertyga sina kollegor om att subjektivitet verkligen behövs, men svårare blir det när områdena börjar blandas med varandra. Ta exempelvis köpet av en avancerad maskin. Inköparna lägger där 99% av tiden till att objektivt utvärdera maskinens prestanda, men när man kommer till MMI:et (användargränssnittet) haltar ofta utvärderandet. De logiska metoderna fungerar inte längre. Istället behövs subjektiva metoder – men dessa är ofta tabu i denna krets..

Vissa inköpare som följer lagarna om offentlig upphandling menar ibland att lagstiftningen inte medger utrymme för subjektiv utvärdering. Detta är ett felaktigt påstående som lätt går att slå hål på. Ta exempelvis Länsrätten i Stockholms mål 1790-09:

”…när en upphandlande enhet fastställer andra utvärderingskriterier än enbart pris är det ofrånkomligt att kriterierna i viss mån bedöms subjektivt vid utvärderingen.”

Sen förtar det förstås inte rädslan för att riskerna för överprövning ökar vid användandet av subjektiva kriterier. Den som begär överprövning behöver ju inte ha rätt i sak, utan kan också basera sitt eget beslut på känslor – rationella eller irrationella.

För att gå tillbaka till frågan om inköpares rädsla för subjektivitet så trillar den även ner till vilken typ av personer som befolkar en inköpsorganisation. Dessa är ofta drillade till analytiskt tänkande och systematik, men det finns också underliggande personlighetstyper. Låt oss titta på hur Jungianerna (Carl Gustav Jungs lärlingar) bygger sina personlighetstyper. De använder fyra grundegenskaper:

  • Tanke (objektivitet)
  • Känsla (subjektivitet)
  • Förnimmelse (faktainsamling)
  • Intuition (fakta finns inombords)

De två första syftar på det rena beslutsfattandet och de två sista på hur vi samlar fakta och information. Ställs detta upp som en kvadradantanalys får man fyra personlighetstyper:

C G Jungs personlighetstyper

Den övervägande delen inköpare finns nog i personlighetstyperna A och B, främst A. Detta är också den troliga förklaringen till att subjektivitet ofta möts med viss skepsis. Det intressanta med Jungs klassificering är också att den skiljer på intuition och subjektivitet. Dessa är inte samma sak. Frågan är om det inte är detta som man ska framhäva. Det vill säga att det är intuitivt beslutsfattande som bör undvikas, inte det subjektiva.

Även om det inte är statistiskt bevisat att inköpare ofta tillhör grupp A och B så kan man ändå fråga sig om kategori C och D därför inte skulle vara önskvärda annat än vid rent subjektivt beslutsfattande. Tyvärr är världen inte så enkel. C och D har andra egenskaper som är eftersträvansvärda. Det visar sig ofta att personlighetstyp C har en ypperlig förmåga att åstadkomma tvärfunktionella gruppbeslut. Det är just denna typ som framkallar en god gruppdynamik. Sen behöver förstås en grupp också rationella faktainsamlare från grupperna A och B.

Leve parhästarna objektivitet och subjektivitet!

Mät avtalsotroheten!

Var och varannan inköpsorganisation mäter sin avtalstrohet. Det vill säga andelen köp som avropare eller användare gör under de avtal som är sanktionerade av inköpsledningen. Hög avtalstrohet anses skapa effektivitet och sänkta kostnader. I en offentligt upphandlande miljö minskar det dessutom riskerna för överprövningar, skadeståndskrav och upphandlingsskadeavgifter. Fördelarna med hög avtalstrohet är otvistiga. Mätandet och arbetet med att skapa hög avtalstrohet står högt på agendan.

Man kan vända på mätetalet och istället mäta avtalsotroheten, som då skulle definieras:

Avtalsotroheten = 1 – Avtalstroheten

Detta kanske låter föga intressant, det är ju bara ett annat sätt att uttrycka samma sak. I själva verket är det här den spännande resan börjar. Mätetalet för avtalsotrohet kan brytas ned i anledningar, exempelvis:

  • Användarens personliga produktpreferenser styrde
  • Annan leverantör erbjuder lojalitetsprogram
  • Befintligt ramavtal har för lång ledtid
  • Befintligt ramavtal har för högt pris
  • Produktspecifikationen stämde inte
  • För komplicerad avropsprocedur
  • Det saknas ramavtal
  • Användaren/avroparen hade inte kännedom om avtalet

Listan kan göras lång och det gör inte mätandet lättare. Det kan bli en grannlaga uppgift att analysera alla olika anledningar. Ofta tvingas man att utifrån stickprov analysera orsakerna. Mätsvårigheterna till trots är resultatet ändå av stort strategiskt värde. Det talar om för oss vilka en del av inköpsproblemen är. Vi kan sen ta ut färdriktningen. En väg mot lägre otrohet och högre trohet.

  • Ladda ner White paper

  • Verktyg för spendanalys

    Vill Du få kontroll över din inköpsvolym? Behöver Du ett verktyg för spendanalys?
    Spendency