Inköpsbloggen

En inspirationskälla för professionella inköpare

Bloggarkiv januari 2013

Bygg upp ditt förhandlingsethos

Vi inköpare är ofta fokuserade på att bygga upp förhandlingsstyrka. Det kan handla om att skapa förhandlingsalternativ, leta fram svagheter i motpartens argumentation eller eftergifter som kan kohandlas. Detta är i och för sig viktigt, men ibland glömmer vi ethoset. Det vill säga respekten för oss som förhandlare; vår auktoritet. Den måste byggas både kort- och långsiktigt. Med ett starkt grundethos kan man vinna fördelar även när förhandlingsstyrkan är svag.

Bara att det står inköpare på visitkortet skapar ett visst grundethos. Folk vet att en inköpare kan ha en vass tunga, så inledningsvis kan man leva på det. Men för att få ett riktigt bra grundethos måste man bygga vidare. Lättast är förstås vanliga fysiska attribut som klädsel, skrivstil, val av förhandlingslokaler mm. Men ännu mer intressant är de historiska förhandlingsresultat man åstadkommit. Genom att ständigt bygga upp välregisserade föreställningar med rekvisita, statister och retorik bygger man upp ett anseende som professionell förhandlare. Här kommer förhandlingens 3F in: Förbereda, Förbereda och Förbereda. Det är den som är mest förbered som kommer att uppfattas som vinnaren. Men det handlar inte bara om att förbereda varje enskild förhandling. Hela förhandlaren måste vara förbered. Det handlar om att hon måste ha kunskaper om produkter, marknad, organisation mm. Hon måste både kunna rollerna som skådis, personkännare och regissör. Det är kanske mycket begärt och självfallet tar det tid att bygga upp ett starkt förhandlingsethos. Men det är mödan värt. När ethoset väl är uppbyggt kommer det att ge skjuts i de där situationerna när man inte hann förbereda sig.

I gränslandet mellan skalfördelar och kombinationsfördelar

Fjolåret bjöd på ett par inlägg om inköpskombinatorik och volymrabatter. Dessa är företeelser som har mycket gemensamt, men det finns även grundläggande skillnader. Volymrabatterna handlar om att uppnå lägre priser och transaktionskostnader genom skalfördelar. Kombinatoriken är istället inriktad på att kombinera olika varor och tjänster för att på det sättet vinna vissa fördelar. Denna skillnad är lätt att glömma bort, och det är den som man faktiskt måste känna till för att kunna skilja agnarna från vetet.

Som tidigare beskrivits följer volymrabatterna ofta en ganska förutsägbar hyberbel funktion, där priset nästan alltid sjunker med stigande volym. Kombinatoriken fungerar inte alls på samma sätt. Här finns ofta något slags optimal punkt, därefter stiger priserna. Detta beror på att det bara är lönsamt att kombinera till en viss gräns. Ungefär så här kan man visualisera skillnaderna:

kombinationsfordelar_vs_volymfordelar

I strävan efter färre leverantörer är det många inköpare som söker leverantörer med sortimentsfunktion, dvs att kombinera många produkter för att minska transaktionskostnader. Man kan jämföra det med att gå till snabbköp istället för speceriaffär. Vi kan även kalla det sortimentskombinatorik. I dessa s.k. stapelkategorier spelar inte inköpspriset så stor roll. Transaktionskostnaderna dominerar över inköpspriserna. Man kan alltså lugnt acceptera att betala överpris för att få sortimentsfunktionen. Men snabbköpskonceptet fungerar inte när man rör sig ut i Kraljics matris. I många branscher är det istället specerikonceptet som dominerar. Leverantörerna specialiserar sig, differentierar sig från konkurrenter och skapar sin egen nisch. Då blir det svårt att tvinga fram kombinationsfördelar, men volymfördelarna lever kvar.

Byggbranschen är kombinatorikens Mekka. Den ger nästan oändligt antal möjligheter att kombinera olika entreprenadformer. Byggprojekt byggs upp i komplicerade strukturer, där man friskt blandar utförande-, total-, generalentreprenader, varuleveranser mm. Men varje sådant kombinatoriskt upplägg är unikt. Det är alltså inte en fråga om att söka sortimentsfunktioner. Här handlar det snarare om att finna den optimala kombinationen av olika leverantörskompetenser och samtidigt ta hänsyn till geografiska förutsättningar. Det är alltså mer en fråga om  kompetenskombinatorik än skalfördelar. Här är det mycket lätt att gå bort sig, dvs att ta med sig det traditionella volymtänket. Att tro att ju mer kompetenser man blandar desto kostnadseffektivare blir det.

Gränsen mellan skalfördelar och kombinationsfördelar är inte klockren. Därför behöver man veta när den är passerad. Just att gå från skalfördel till kombinationsfördel är det största riskmomentet. Därmed inte sagt att den inte får passeras. Det viktiga är att kombinatoriken inte skenar iväg. Att låta sig bedras av volymivriga förespråkare.

Tre metoder – Samma fråga

Tillverkande industri, serviceföretag och offentlig sektor är bara några exempel på branscher där man fokuserar på förbättring och effektivisering. Metoderna är många, men det finns i tre stycken som börjar på värde.

Namnen är förvillande lika och det råder ibland viss sammanblandning dem emellan. Låt oss först förstå vilka de är:

Värdeanalysen är en amerikansk metod som uppfanns på 1950-talet. Fokus ligger i att studera kostnaderna för en produkts olika funktioner, samt hur man kan förbättra funktionalitet alternativt sänka kostnader. Litteraturen beskriver relativt tekniska metoder, där man på skruv-och-mutter-nivå, analyserar värden och tillverkningskostnader. Lösningarna behöver i och för sig inte vara tekniska; de kan även ligga inom marknad och logistik.

Värdeflödesanalysen är en metod som uppkommit i taylorismens förlängning. Den fokuserar på logistiken kring produkten och informationsflöden för att minska lager, öka kapacitet etc. Den är mycket populär inom skolor som Lean och Kaizen. Man kan säga att den är mer inriktad på ledarskap, där resultatet ligger i förbättrad effektivitet.

Värdekedjeanalysen är en mer inköpsorienterad metod som fokuserar på marknadsstrukturen. Den bygger alltså på att studera hur en produkt förädlas genom sin värdekedja för att sedan undersöka om det går att konfigurera om marknaden. Omkonfigurering som kan handla om såväl rena partsförändringar som processuella ändringar. Här ska det dock understrykas att det finns viss oenighet mellan hur olika författare definierar värdekedjeanalys.

Tre värdemetoder

Det går att finna viss överlapp mellan metoderna. Exempelvis är logistikfrågor av genomgående intresse i alla tre. En ännu mer gemensam nämnare är ordet ”värde”. Ett litet ord, men ack så svårt. Den som provat någon av metoderna har snabbt blivit varse om vilka maratondiskussioner som detta lilla ord skapar. Alla medarbetare har sin egen uppfattning om vad som är värde och värdeskapande. Lyckas man inte enas i denna fråga kommer det fortsatta arbetet att bli meningslöst, oavsett metodval. Att definiera värde är mer än halva vägen till framgång, så låt oss fokusera på detta.

De som använder svenska språket som sitt första språk har i detta sammanhang en nackdel. Svenskan kan inte skilja på de engelska orden ‘value’ och ‘worth’. Svenskans värde motsvarar ungefär engelskans ‘worth’. Men vad betyder då ‘value’? Jo, ‘value’ tar behovet i beaktande. Om det inte finns något behov, så finns inget ‘value’. Något riktigt bra sätt att uttrycka detta på svenska finns inte. En del försöker med utbyte, nyttovärde eller effektivt värde. Nåväl, bara insikten kan hjälpa oss framåt i tanke- och diskussionsprocessen. Ty det är just engelskans ‘value’ som vi ska intressera oss för.

Lyckas vi enas om att värde relaterar till behov återstår bara att fastställa vad som är behov. Det går ju att hitta på hur många behov som helst bara för att motivera att värden ska förbättras eller effektiviseras. Men hur ska man kunna avgöra skillnaden mellan ett verkligt behov och ett skapat behov? Ta exempelvis tvålen. När den uppfanns var den påhittad – idag är den i högsta grad ett verkligt behov. Vi måste alltså tillåta en viss grad av innovation. För att återgå till grundfrågan är det kanske så att vi måste återvända till Maslows behovstrappa för att förstå vad som är verkliga behov. Maslow ligger förvisso på en mer psykologisk nivå. Inköparen kommer att behöva kommersialisera behovstrappan. I höstas belyste bloggen AQSCI-pyramiden, den kanske är en bra början. Kanske inköparens heliga graal i sökandet efter effektivisering och värdeförbättring. Betydligt viktigare än metodvalet.

Powerpoint med bildmaterial

 

  • Ladda ner White paper

  • Verktyg för spendanalys

    Vill Du få kontroll över din inköpsvolym? Behöver Du ett verktyg för spendanalys?
    Spendency