Inköpsbloggen

En inspirationskälla för professionella inköpare

Bloggarkiv oktober 2012

Inköpsavdelningens instrumentbräda

På inköpsavdelningen vid ett flygbolag har man efterliknat en cockpit för att visualisera sina olika inköpsmätetal. Det går 13 mätetal på dussinet och man kan beundra konststycket att sammanställa så mycket data. Analogt skulle tillverkare av bilar, båtar, tåg, bussar etc efterlikna instrumentpanelerna i sina respektive farkoster. De skulle alltså klara sig med betydligt färre mätetal. Men frågan är om det är branschtillhörigheten som styr instrumentbrädans utseende.

Syftet med en instrumentbräda, oavsett den sitter i en farkost eller en inköpsavdelning, är att hjälpa till med navigation samt indikera hälsostatus på olika system. Vi söker alltså mätetal som verkligen visar om vi är på väg i rätt riktning samt att maskineriet går som det ska. På inköpsavdelningen är maskineriet istället ersatt av organisation, leverantörer och systemstöd. Men vi behöver finna någon bra urvalsprincip i floran av mätetal.

Det sannolikt mest avgörande för rangordning av mätetal är företagets affärsstrategier. Det är dessa som avgör färdriktningen. Arbetar man vid ett företag som är prispressare så är sannolikt kostnaderna viktigast. Är företaget istället ‘top of the line’ ligger fokus snarare på kvalitet eller kanske innovationshastighet. På det miljömedvetna företaget mäter man olika former av miljöbelastning. Men oavsett huvudfokus behövs också operativa mätetal. Vi behöver veta hur maskineriet mår, för ingen blir glad av hög kvalitet om inte leveranserna rullar. Ofta prioriteras olika typer av tidssatta mätetal. Det handlar både om intern och extern leveransduglighet.

Att visualisera med en instrumentbräda är en förhållandevis ny fluga. Den dök upp i mitten av 2000-talet. Med dagens systemstöd kan mätetalen uppdateras i realtid. Effektfulla visualiseringar triggar tävlingsinriktade medarbetare att prestera mer. Det blir helt enkelt mer spännande att jobba i en inköpsverksamhet där man ser hur de egna prestationerna faktiskt påverkar navigationsinstrumenten. Aberdeen Group gjorde 2009 en undersökning om instrumentbrädor. De identifierade följande fem främsta drivkrafter och behov bakom instrumentbrädor:

  1. att få bättre insyn i centrala affärsprocesser
  2. att ersätta magkänslebaserade beslut mot faktabaserade
  3. att ersätta kalkylarksprocesser med en verklig sanning
  4. att förbättra rättidighet och exakthet i affärsbeslut
  5. att anpassa verksamheten med företagsstrategin

Denna undersökning gäller förstås många olika verksamheter, men sannolikt är det många inköpare som ändå håller med om dessa.

Fluga eller inte – instrumentbrädan har kommit till inköpsverksamheten för att stanna. Vi kommer att se realtidslösningar, kopplingar till nätenkäter, inköpssystem mm. Men även enkla instrumentbrädor i Excel, PowerPoint eller på anslagstavlan.

*Aberdeen Group: Executive Dashboards

 Powerpoint med bildmaterial (öppnas i nytt fönster)

AQSCI-pyramiden

I vintras belyste bloggen några av inköparens minnesramsor. En akronym som uteblev var AQSCI. Kanske berodde det på att den inte trängt in i språkbruket bland Sveriges inköpare. Internationellt är den däremot vida känd och använd. Var och varannan inköpare och inköpsorganisation verkar följa AQSCI. Så vad är det?

Ytterst utgör AQSCI de fem grundelementen som bildar ramverket för företagets inköpsstrategier. De ställer upp affärskrav för vad som ska köpas, hur och av vem. Kraven formas utifrån företagets affärsstrategier och övriga kommersiella behov. De är även rangordnade och bildar en slags behovshierarki. Därför kallas modellen ibland AQSCI-pyramiden.

De fem kravområdena är  i korthet:

A. Leveranssäkring (Assurance) handlar om att ställa upp krav som säkerställer att varor och tjänster verkligen blir levererade. Det kan handla om krav på leverantörer eller vilka risker man är beredd att ta. Det vill säga faktorer som påverkar tillgången kort- eller långsiktigt. I regulatoriska branscher tar man även in vissa lagkrav här.

Q. Kvalitet (Quality) utgör riktmärken för kvaliteten på det som ska köpas in. Det kan både handla om produktkvalitet eller organisationell- och processuell kvalitet. Exempelvis ledningssystem, mätsystem etc.

S. Servicenivå definierar tillgänglighet i form av ledtider, lagernivåer, svarstider etc. Det vill säga olika former av mätetal för hur snabbt olika varor och tjänster kan levereras.

C. Kostnader (Cost) behandlar alla kostnadsmål och sådana kommersiella parametrar som är nära förknippade med kostnader. Det kan exempelvis vara betalningsvillkor, ansvarsbegränsningar etc.

I. Innovation sätter upp riktlinjer för utveckling av produkter, processer, leverantörer eller marknader. Det vill säga alla förbättringar som syftar till att sänka kostnader eller skapa andra konkurrensfördelar.

Finessen med den här modellen är att skapa en gemensam nämnare för en tvärfunktionell inköpsverksamhet. Det kan förvisso ta ett tag för en organisation att diskutera sig fram till vad vart och ett av de fem elementen innehåller för krav. Men väl framme menar man att man har en grundbult som intressenter, grindvakter och soldater ställer upp på. Kraven är dock levande. De kommer att ändras och förfinas.

I förlängningen kan AQSCI-kriterierna användas för en rad mer praktiska göromål. Några exempel som ibland nämns är:

  • Utforma kravspecifikationer
  • Göra leverantörsutvärderingar
  • Forma inköpsstrategier
  • Utarbeta förhandlingstaktik
  • Planera och hantera risker

Sammanfattningsvis är det en i grunden enkel modell, som kan skapa mycket värde i en tvärfunktionell inköpsorganisation. Den är väl värd att få lite större utrymme i det svenska inköpsväsendet!

Powerpoint med bildmaterial

Gör inköpsrapporten till ditt prestations- och planeringsverktyg

Inköpsrapportering varierar mycket från organisation till organisation. Vissa drar bara ut automatiska rapporter ur inköpssystemet, medan andra har individuella och detaljerade statusrapporter. Syftet är att förse ledning, ägare och andra intressenter med nödvändig information för att fatta beslut och styra. Trots det viktiga syftet är det både inköpare och andra professioner som våndas över sina månadsrapporter. Det upplevs helt enkelt som tråkigt att skriva dem. Men det går faktiskt att vända rapporten till mer egen nytta. Se istället månadsrapporten som ett av dina egna planeringsverktyg, där du för upp nya projekt, kryssar för avklarade och rapporterar in dina framgångar. Helt plötsligt kan du refleketar över hur mycket du åstadskommer, vilket sporrar dig att åstadkomma mer!

Har du inte redan en rapportmall för din inköpsmånadsrapport så låt dig inspireras av nedanstående exempel, som är en syntes av månadsrapporter hos några olika inköpsorganisationer:

Dokumentmall för en inköpsrapport (öppnas i nytt fönster)

Effektivare småinköp

Småinköp brukar inte tillhöra de mest prestigefyllda hos en inköpsorganisation. Det beror dels på att köpen tillhör paretoanalysens långa svans med ytterst lågt volymvärde, dels att det är svårt att påvisa besparingar eller andra ekonomiska vinster. Trots det är det faktiskt många medarbetare som faktiskt uppskattar att få inköparnas stöd i ur och skur. Så frågan är hur man kan få hela organisationen (inte bara inköp) att arbeta mot effektivare småinköp.

Som nämnts så många gånger tidigare här på bloggen så är kommunikation inköparens universalverktyg. I det här sammanhanget handlar det om att kommunicera ut vilka metoder som står till buds för att lösa medarbetarnas vanligaste och dagliga behov av varor och tjänster av indirekt karaktär. Dels behöver man tala om vilka leverantörer som det finns avtal med och hur man enklast gör en beställning som genererar så lite administrativt arbete som möjligt. Numera löser de allra flesta företag denna kommunikation via intranät. Man ser idag många organisationer som på sina intranät har särskilda ”beställasidor”, där alla medarbetare kan beställa allehanda småinköp. Några exempel på inköpskategorier hämtade från en typisk beställasida:

  • Kreditkort / Inköpskort
  • Hotell, konferens
  • Hyrbil, Tåg, Flyg, Buss
  • Datorer och tillbehör
  • Telefoni
  • Blommor
  • Presenter, PR-material
  • Möbler
  • Kontorsmaskiner
  • Kontorsmaterial
  • Visitkort
  • Mat och dryck
  • Hälsovård, friskvård
  • Kläder och skyddsutrustning
  • Utbildning

Organisationer som arbetat länge med sina beställasidor har gjort dem till mycket mer än bara envägskommunikation. De är ofta interaktiva och medarbetarna kan med några enkla klick beställa hem precis det som de behöver. På de mest gedigna kan man även se frågeformulär, enkäter, kontaktpersoner och i ett fåtal fall interna inköpsbloggar där inköpsproblem stöts och blöts. Det intressanta med beställasidor är att de inte bara blir ett medium för att effektivisera, de blir även ett sätt för inköpsorganisationen att visa sin nytta för de stora medarbetarlagren.

Det finns en kategori småinköp som är lite större än nämnda vardagsbehov och det är mindre engångsinköp. Det kan handla om udda småinvesteringar, material och tjänster i utvecklingsprojekt etc. Dessa småinköp är ofta av ganska låg betydelse, men det finns trots det finns det ett behov av att inköpen utförs korrekt och effektivt. För denna saks skull arbetar en del organisationer med lathundar, checklistor etc, med vilka olika medarbetare själva kan göra egna kvalitetskontroller av leverantörers offerter, avtalsförslag mm.

Exempel på lathund för offertgranskning (öppnas i nytt fönsster)

Precis som man för datorsystem har superusers kan fenomenet appliceras på småinköp. Inköpsorganisationen kan erbjuda regelbundna småkurser, där man utbildar sina superusers i konsten att göra effektiva småinköp, granska offerter, hantera leverantörer etc.

Man skulle kunna skriva en hel uppsats om alla fiffiga lösningar för vanliga inköpskategorier i klassen småinköp, men det får bli ett lämpligt studentarbete. Det viktiga med det här blogginlägget är att lyfta fram småinköpen som en möjlig nyckel till att integrera hela organisationen i inköpsverksamheten!

  • Ladda ner White paper

  • Verktyg för spendanalys

    Vill Du få kontroll över din inköpsvolym? Behöver Du ett verktyg för spendanalys?
    Spendency