Inköpsbloggen

En inspirationskälla för professionella inköpare

Bloggarkiv oktober 2011

Fleet management

En inköparkategori som inte nämns så ofta är ‘fleet managers’, kanske därför att de har ett uppdrag som svävar i gränslandet mellan inköp och förvaltning. Ur ett inköpsperspektiv kan man dock säga att en ‘fleet manager’ är en slags kategoriansvarig inköpare med ansvar för en flotta. Denna flotta är oftast bilar, men den kan lika gärna vara bussar, lastbilar eller arbetsmaskiner.

 
Häromdagen anordnade Kia Motors ett diskussionsemarium för fleet managers inriktade på personbilar. Ämnet rörde sig mellan inköpsstrategier och förvaltningsstrategier. Nu kanske man kan tycka svaren är givna för så pass mogna produkter som bilar, men på det här seminariet så gick åsikterna verkligen isär. Det verkade inte finnas någon given sanning för vad som är bäst.

 
Delar man upp inköpskategorin i två delar: bruksbilar(=poolbilar) och  förmånsbilar så blir dock mönstret lite klarare. Bruksbilsinköparna har ett starkt TCO-fokus, där man tittar på totalkostnaderna för såväl anskaffning som innehav. Man är starkt inriktade på samarbetsinriktade relationer med bilhandlaren som både säljer och servar bilarna med syftet att få så hög tillgänglighet som möjligt. Tillgängligheten verkar nästan vara mer värd än kostnaderna. Förmånsbilsinköparna har å sin sida mer fokus på pris och restvärde. Denna kategori styr mer med policyer och avtal med förarna. Vissa policyer har dock inslag av TCO-tänk, men utvärderingsparametrarna är ganska få.

Några gemensamma nämnare kan man dock finna. Exemeplvis är miljöbilstrenden stark, och de flesta ställer sådana krav i sina policyer. Pristaken varierar mellan 7.5 och 8.5 prisbasbelopp. Alla lägger bilarna i ett finansbolag för att kunna lyfta moms. Likaså verkar de flesta avyttra via KVD.

Intressant att notera är att hyrbilen kan vara ett starkt alternativ till köpt bil. Hyrbilsföretagens stora volymrabatter på inköp gör att de i sin tur kan hålla nere bilhyrorna.

KPIer i Kraljics matris

För ett par år sen publicerade den här bloggen ett inlägg på temat hur man kan gå till väga för att välja nyckeltal. Det inlägget kanske inte precis innehöll någon djupare analys, men förslaget var att använda Kraljics matris. Därför gjordes också en enkel ansats till detta, tyvärr kunde den inte beläggas vetenskapligt.

Nu har det dykt upp en djupare analys av nyckeltal, vilken tar sikte på att klassificera enligt Kraljic. Det är Mårten Fristedt och Andreas Hansson som i somras lade fram sitt examensarbete på detta tema. Fristedt/Hansson har genom intervjuer och analyser vid några Saab-företag tagit reda på olika nyckeltals egenskaper. De har studerat nyckeltal som härrör direkt ifrån leverantörsrelationer. Nyckeltalen har de klassificerat efter inköpsprocessen, ett resultat/beteende-perspektiv och så förstås Kraljic. Syftet är att ta reda på vilka nyckeltal som passar ihop med Saabs inköpsstrategier.

I korthet ser deras Kraljic-klassificering ut på följande sätt:

KPI i Kraljic

De konstaterar också att nyckeltalen i Kraljics stapelfält (dvs låg-låg) är resultatnyckeltal som dessutom passar som en slags basnyckeltal, applicerbara på samtliga inköpskategorier.

Fristedt och Hanssons examensarbete håller en utomordentligt hög kvalité och är en bra nyckeltalskartläggning. Inte undra på att de kvalificerat sig till doktorandstudier vid Linköpings universitet. Man kan inte annat än att gratulera herrarna!

Läs hela examensarbetet på nedanstående länk:

Key Performance Indicators och Kraljics matris – Verktyg för att realisera inköpsstrategier inom Saab.

 

Effektiva mässbesök

Inköpares intresse för mässbesök varierar. Några kuskar jorden runt för att hinna med varenda leverantörsmässa, medan andra aldrig gjort ett enda besök. Att intresset varierar kan förstås bero på vilken inköparroll man har, men detta förklarar nog inte allt. Intressegraden varierar helt enkelt och orsaken kan man nog bara spekulera i. Nåväl, oavsett man finner det givande eller inte så är mässbesök en arbetsuppgift för inköpare. Frågan är nu hur man kan sköta den på ett så effektivt sätt som möjligt?

Planering är, som för allting annat, en förutsättning för bra resultat. Först gäller det förstås att välja rätt mässa. För det andra kan man fundera på vilken mässdag som är bäst. Den första dagarna brukar ha mest besökare och därmed trängsel, på slutet tunnar det ut. Detta gäller dock inte kombinerade fack och konsumentmässor där besökarantalet ökar när det närmar sig lördag-söndag. Genom att studera mässans hemsida bör man planera in några viktiga montrar att besöka. Svenska mässor är ganska små och man hinner som regel besöka alla intressanta mässmontrar på en dag. Men ska man besöka en av de stora industrimässorna i Frankfurt så blir planeringen A och O. Dessa mässor är så stora att det är svårt att hitta det mest intressanta utan att läsa på i mässkatalogen.

Boka in möten. Vissa mässdagar kan vara hektiska och det kan bli svårt att få träffa ledande personer hos intressanta leverantörer. Har man bokat ett möte så kommer de garanterat att ta sig tid. Men boka inte upp all tid; det kan behövas spontana möten också.

Kvantitet står före kvalitet. Stanna inte för länge i varje mässmonter, det är viktigare att hinna med fler. Det handlar om att etablera så många intressanta relationer som möjligt. Väl hemma kan den djupare analysen ta vid. Fler uppgifter kan inhämtas via mejl, hemsidor, kreditupplysningsföretag etc.

Gå inte till gamla kända leverantörer, såvida du inte har ett unikt syfte med ett sådant besök. Kardinalfelet som många gör är att bara söka upp de gamla vanliga kontakterna, eftersom det känns tryggt att prata med personer som man redan känner. Nej, de kända bör sparas till ett annat tillfälle.

Ska man gå runt ensam eller i grupp? Ur ett effektivitetsperspektiv är det förstås effektivast att gå runt ensam. Desto större gruppen är, desto långsammare går det. Men problem infinner sig när flera individer från samma organisation går runt och diskuterar samma saker. Det framförs på olika sätt, vilket kan skapa förvirring på leverantörsmarknaden. Nej, det ger nog ett seriösare och kraftfullare intryck om två eller tre personer går runt ihop, men blir man många fler så får man förstås ta hänsyn till tidsfaktorn.

Undvik lockelser. Det är ganska vanligt att de inre regionerna av vissa mässmontrar innehåller hemliga rum där det bjuds på paraplydrinkar och annat som har negativ inverkan på effektivitet och omdöme. En del ser det som målet att få komma in i de hemliga rummen, men är syftet ett effektivt mässbesök så undvik dessa!

V-modeller

Det blir allt vanligare med s.k V-modeller i leveranskontrakt av mer komplex karaktär. Syftet är att beskriva en del av leveransprocessen. Oftast handlar det om att visualisera vissa delar av kvalitetssäkringen, men en del använder den även för att beskriva optimering av livscykelkostnaderna. En klassisk V-modell kan se ut på följande sätt:

I vissa branscher har de till och med gått lite inflation i V-processer. Leveransavtalen kan innehålla allt från W-processer till att vartenda litet delprojekt får sin V-process. Tendensen är som tydligast i säkerhetsorienterade branscher.

Vad är det som gör V-modeller så populära? Det som sannolikt attraherar många är att V:na kopplar ihop aktiviteter i processens förberedande stadier med de i kvalitetssäkrande stadier. För att kunna kvalitetssäkra tvingas man att tidigt sätta upp krav för det som ska kvalitetssäkras. Det kanske inte alltid är så lätt, ty det är många som hellre kvalitetsäkrar mot en otydlig referensram. Men V:et uppmanar till att tänka till före.

Frågan är om V-modellen skulle kunna användas i andra inköpsprocesser än leveransprocesser? Jo, det går säkert att finna många användningsområden. Ta exempelvis en upphandlingsprocess; den är i allra högsta grad en kvalitetssäkringsprocess. Så här skulle en V-modell för upphandling kunna se ut:

Powerpoint med bilderna.

Godsmottaga köpta tjänster

Den senaste tiden har man i pressen kunnat läsa om fusket med biljettkontroller. Fusket är en fråga för sig, men det som gör frågan lite intressant för inköpare är att tjänsten i det här fallet är köpt och inte egenproducerad.

Traditionellt ägnar sig många inköpare åt att köpa fysiska produkter, som enkelt kan räknas och mätas. Till sin hjälp har man en välorganiserad godsmottagning som kontrollerar kvantitet och kvalitet mot beställningsunderlaget. En del har till och med utrustning för att väga, fotografera etc. Detta är välmotiverat, ty godsmottagarna brukar kunna identifiera många avvikelser.

De tjänsteköpande inköparna har ingen direkt motsvarighet till godsmottagning. Istället brottas man med att leverans sker på fysiskt sett många olika platser. Många leveranser prosumeras, dvs de konsumeras samtidigt som de produceras. Vidare finns det många typer av tjänster som pga av sin icke-fysiska karaktär inte går att mäta på ett tillfredsställande sätt.

Varor har den goda egenskapen att om kvantitet eller kvalitet brister så kan leverantören skicka en kompletterande leverans. När det gäller tjänster så måste ofta leverans ske på en ganska exakt tidpunkt, den går sällan att skjuta upp. Detta gör att behovet av att kontrollera leveranserna faktiskt ökar. Trots det är det långt ifrån alla tjänsteleveranser som kontrolleras. I biljettfallet så resonerar man nog ungefär att ”vi kan inte ha kontrollanter som kontrollerar kontrollanterna”.

Egenkontroll är förmodligen den vanligaste metoden för att kontrollera tjänsteleveranser. Denna metod bygger på att leverantören måste protokollföra alla leveranser med detaljerade uppgifter om namn på utförare, klockslag etc. Med hjälp av protokollen kan sedan göras någon slags rimlighetsbedömning om leveransen varit riktig. Men fusk och slarv garderar man sig inte helt emot.

Slumpkontroller och flygande kontroller ger en säkrare kontroll av vad som faktiskt levererats. Dessutom kommer vetskapen om slumpkontrollerna gör att leverantören drar sig för fusk eller slarv.

Mätning av indirekta nyckeltal ger fingervisning om trender och skillnader i olika leveranser. Exempelvis kan man tänka sig att en butikskedja som köpt städtjänster mäter städkvaliteten genom enkäter bland personal och kunder. Genom att studera trender och skillnader mellan olika butiker kan man skapa sig en uppfattning om rätt kvalitet faktiskt levereras.

Till sist kommer man till det svåraste av allt med leveranser som inte godsmottages till 100% och det är regleringen av den ekonomiska ersättningen. I varufallet är det enkelt; vi betalar helt enkelt för det som levererats. I tjänstefallet kommer vi sällan att exakt veta hur mycket som levererats. Man skulle kunna resonera så att om bara 10% av leveranserna kontrolleras så borde värdet av en utebliven leverans räknas upp med en faktor tio, men det kan nog bli svårt att få en leverantör att till fullo acceptera det resonemanget. Vidare kan man diskutera vad som är värdet av leverans. Ska värdet bara vara det betalda priset delat med antalet leveranser eller ska man ta hänsyn till de följdeffekter som den uteblivna leveransen för med sig?

Brainstorming för inköpare

IT-lösningar och systemstöd i all ära, men de kommer aldrig att slå ut de klassiska post-it-lapparna. Lapparna som bland annat spelar en central roll i olika former av brainstorming, oavsett den sker vid det egna skrivbordet eller i grupp. Områden där inköpare brainstormar kan exempelvis vara:

  • Förändringsprojekt
  • Förbättringsprojekt
  • Besparingspotentialer
  • Produktutveckling
  • Problemlösning
  • Strategiutveckling
  • Riskidentifiering

Post-it brukar vara det allra första som kommer fram under en brainstorming-session. De kommer fram under sessionens divergerande fas, då idéer genereras och tolkas. I sessionens konvergerande fas ägnar man sig åt att sortera och prioritera idéerna.

Brainstormingfaser

Idégenerering och post-it-lappar är något som sannolikt inte skiljer sig åt mellan olika yrkeskategorier eller branscher, men sortering, gruppering och prioritering av idéer kan variera. Man kan fråga sig vilka metoder som passar bäst för inköpare.

Initialt så brukar de flesta vilja gruppera idéerna för att förstå hur de hör ihop. Klassisk brainstorming (eller idéstormning) brukar uppmana till metoder som relationsdiagram, släktskapsdiagram, träddiagram eller andra hierarkiska metoder. Frågan är om inte den, bland inköpare, mest använda hierarkiska metoden är det s.k. fiskbensdiagrammet:

Fiskbensdiagram - Ishikawadiagram

Fiskbensdiagrammet har en egenskap som gör den lite mer intressant än andra hierarkiska metoder och det är att man med hjälp av de motriktade pilarna kan göra en form av kraftfältsanalys. Vi kan alltså visualisera hur olika faktorer verkar och motverkar.

Matrisanalyser har belysts här på bloggen ett otal gånger och självfallet måste det gå att hitta flera matrisanalyser som passar för brainstorming. SWOT är en matrisanalys som många använder, men frågan är om den kanske inte är mer inriktad på att strukturera rena fakta, snarare än vilda idéer. PICK-diagrammet däremot är en ganska bra matrisanalys för att prioritera olika lösningar:

PICK-diagram

Brainstormar man om inköpsstrategier så är förstås Kraljics matris eller någon av dess efterföljare helt gjuten. Varför inte kika på AT Kearneys färdiga brainstorming, som kallas The Purchasing Chessboard.

Nu börjar vi komma in på den mest konvergerande fasen av alla; den då vi verkligen ska börja prioritera mellan olika idéer. Här behöver vi någon form av värderingsverktyg. Sannolikt inget svårt för alla inköpare som ägnar en stor del av vardagen till ‘score cards’, poängsatt anbudsutvärdering etc. Men frågan är om man ska göra det alltför komplicerat för sig. Nedan finns ett enkelt men väl så funktionellt förslag till idévärdering.

Idévärderingsmatris

Länk till excefil med idévärderingsmatrisen

Det finns fler bra verktyg som kan passa inköpares brainstorming, leta exempelvis i den populära DMAIC-verktygslådan.

Powerpoint med bildmaterial

Hållbara affärer

I årtionden har mantrat för många inköpare varit konkurrensutsättning. Många har sett det som den universala nyckeln till kostnadssänkningar och kvalitetsförbättringar. Men för något decennium sen så var det några inköpare som började få problem. Tidigare fanns det ju ett överflöd av råvaror, produkter och leverantörer, och det vara bara att välja och vraka. Men helt plötsligt uppstod en ny trend med resursbrist på vissa områden. Främst rörde det sig om sällsynta grundämnen för specialapplikationer, men ändå. Trenden har fortsatt och spätts på av termen köparkonkurrens, dvs det är leverantörerna som konkurrensutsätter kunderna och inte tvärtom. Orsakerna är förstås flera; en del kanske vi kan förklara med en intelligent leverantörsmarknad, men i grund och botten så är jordens resurser  ändliga och håller på att ta slut.

Häromdagen gästade den berömde professorn Richard Lamming vår huvudstad. Lamming är inte bara känd för sina forskningsresultat utan även för några läsvärda böcker, exempelvis Strategic Supply Management och Beyond Partnership,  I samband med besöket hade ProSourcia anordnat ett seminarium på temat hållbara affärer; ett tema som bland annat berör ämnet resursbrist, men även socialt ansvar, miljöförstöring mm. 

Det var en intresserad och frågvis skara som deltog i seminariet, och av frågorna att döma så kan man skönja olika agendor. Några tar det på största allvar att resurserna på vår överbefolkade planet håller på att ta slut, med andra kanske mer ser ordet hållbarhet som ett sätt att utveckla den egna affären. En annan kategori är de som bara vill utveckla sin egen professionalism.

Bland annat presenterade Lamming vad man skulle kunna kalla innovativa inköpsstrategier. Dessa strategier är medel på vägen mot hållbarare affärer. Några exempel ur hans förslagslista är:

  • Alternativa material
  • Leverantörsidéer
  • Returlogistik
  • Guanxi
  • Leasa, inte köpa
  • Designa för reparation
  • Upparbetning
  • Nytänkande processer
  • Policyutveckling

Här lanserar han ett par intressanta nyheter. Ta exempelvis Guanxi, vilken är en form av klanliknande nätverk, vars ursprung är kinesiskt. Detta är säkert en intressant metod att prova på oligopola leverantörsmarknader. Eller ta området returlogistik, vilket är föga så utforskat som klassisk logistik, lagerstyrning mm. Returlogistik är väl värt för den här bloggen att återkomma till. Att upparbeta utslitna detaljer var i ropet på det tidiga 1900-talet, men har alltmer kommit att ersättas av ”köp nytt”, men frågan är om inte pendeln kan komma att svänga tillbaka. Vi kanske kommer att se fler gammaldags inköpsstrategier komma tillbaka. Det kan exempelvis ligga när till hands att dagens starka outsourcingtrend svänger tillbaka till insourcing, för att skaffa sig full kontroll över värdekedjan.

Det här ämnesområdet ligger i den absoluta framkanten för alla som arbetar med inköp, sourcing eller vilken anskaffning som helst. Ämnet kan för en del uppfattas som abstrakt, men hur få år dröjer det inte tills de här frågeställningarna är hårda fakta och vardagsmat för alla inköpare?

wordpress visitor
  • Ladda ner White paper

  • Verktyg för spendanalys

    Vill Du få kontroll över din inköpsvolym? Behöver Du ett verktyg för spendanalys?
    Spendency