Inköpsbloggen

En inspirationskälla för professionella inköpare

Bloggarkiv september 2011

Vilka är de vanligaste leverantörstvisterna?

Ett sorgligt men väl så diskuterat ämne är alla olika leverantörstvister som uppkommer i stort som smått. En del tvister är personrelaterade och saknar någon djupare sakfråga; det kanske bara handlat om svag interaktion mellan avtalsparterna. Tyvärr finns det sakliga grunder i de flesta tvister. Frågar man runt lite bland inköpare så nämns ofta tvister om leveransomfattning och leveransgränser. Det debatteras ofta vad som skulle ingå eller inte ingå. Även om det är dessa tvister som kanske debatteras mest vid fikaborden så är det kanske ändå inte de som är de mest komplicerade att lösa.

Genom att läsa några av de tusentals rättsfall som finns publicerade från 1800-talet och framåt så går det att bilda sig en uppfattning om vad som faktiskt leder till långtgående tvister. Om man exempelvis söker ut rättsfall i InfoTorg/Rättsbanken* som innehåller ordet ”köplagen”, så får man 104 träffar, vilka rangordnat innehåller ungefär följande tvisteområden:

  • Definition av fel samt reklamation
  • Skadestånd till följd av fel eller produktansvar
  • Avtals ogiltighet
  • Äganderätts- och riskövergång
  • Prisets bestämmande
  • Fordran och betalning
  • Hävningsrätt

Nu blir det här inte någonheltäckande undersökning, eftersom utsökningen sannolikt missar frågor rörande immaterialrätt, konkurrensrätt, LOU etc. Men det verkar ändå inte som fikabordspratet om leveransomfattningar nått domstolarna, såvida man inte vill klassa dessa som fel i produkt. Men läser man i detalj domarna som handlar om fel så verkar de mer handla om produkters bristfälliga kvalitet än brist i kvantitet.

*InfoTorg/Rättsbanken innehåller rättsfall från 1948 och framåt.

Lateral eller vertikal inköpsprocess

I gårdagens inlägg konstaterades att inköpsprocesser har många olika intressenter och för att få det att fungera så måste man få fram någon slags flerstämd harmoni i kråksången. Frågan är nu hur man kan strukturera upp orkestern så att den låter samspelt?

Till att börja med kan vi titta på de vertikala inköpsprocesserna, dvs de som följer organisationens hierarkiska struktur. Dessa processer är relativt enkla att få att fungera, eftersom de bygger långa traditioner för hur organisationer fungerar. De bygger helt enkelt på att ledningen fattar beslut som verkställs av organisationen; beslut som ledningen inte själv vill fatta delegerar man. Till detta har man en del övergripande planer och riktlinjer. I gengäld får ledningen tillbaka rapporter om utfall samt underlag för att fatta nya beslut.

Vertikala inköpsprocesser

Vertikala inköpsprocesser

Klurigare blir det att skapa laterala (=horisontella) inköpsprocesser. Det är i den laterala inköpsprocessen som vi verkligen behöver tråckla oss fram genom organisationens alla intressenter och virrvarret av olika vertikala regler. Det är här besluten måste fattas på ett tvärfunktionellt sätt, vilket är lättare sagt än gjort.

Lateral inköpsprocess

Den mycket kände organisationskonsulten Jay Galbraith tar i boken Designing Organizations upp olika typer av organisationer, varav den processorienterade är en typ. Här beskriver Galbraith fem sätt att åstadkomma laterala processer. Den enklaste nivån är frivillig vilken uppkommer spontant i alla organisationer oavsett ledningen vill eller inte. Nästa nivå är e-koordinering, där man använder någon form av elektroniskt verktyg för att samordna arbete och beslut. En något dyrare process uppstår genom att tillsätta en formell grupp, exempelvis ett ’sourcing team’. Gruppen har tydliga mål och medlemmar som är till viss andel dedikerade uppdraget. Nästa steg är att tillsätta en integrator, dvs en person som leder den formella gruppen. Ledaren kan exempelvis vara en sourcingspecialist, projektledare, processledare eller liknande. Den mest sofistikerade och dyrste formen av laterall processformning är en matrisorganisation.

Det räcker förstås inte att bara bestämma hur sofistikerad den laterala inköpsprocessen ska vara; det behövs också skapas ett klimat som uppmuntrar till tvärfunktionalitet. Galbraith ger några tips:

  • Jobrotation mellan avdelningar
  • Avdelningsöverskridande aktiviteter
  • Samlokalisering av medarbetare
  • Funktionell spegling, dvs likhet i olika vertikala rör
  • Mät- och belöningssystem

 

Bildmaterial

wordpress visitor

En polyfonisk inköpsprocess

Den traditionella bilden av en inköpsprocess är att den utgörs av en rak sekvens av aktiviteter. Den bilden härrör från ett behovsorienterat och transaktionsinriktat inköp, där inköparen mest har en kameral roll. Men på senare år har rollen vidgats och inköparen har givits större affärsansvar, men trots det beskrivs inköpsprocessen fortfarande som ett strömlinjeformat flöde. Verkligheten är förstås inte sådan utan  processen kan göras i loopar, stickspår och parallellgator, där många olika intressenter är involverade. Här på bloggen har alternativa inköpsprocesser beskrivits tidigare; exempelvis i inlägget om förändringsledarskap, men skillnaden handlade bara om inriktning inte processtruktur, så lått oss fundera lite över strukturen istället.

Förra hösten lade Jörgen Hansson (vid Stockholms universitet), fram doktorsavhandlingen Köp av tjänster för ledningskompetens – en polyfonisk process. Avhandlingen handlar om en ganska specifik typ av köp och hur processen bör se ut i detta sammanhang. Hansson ger många kloka ord och ganska snabbt inser man att hans tankegångar kan appliceras på många olika inköpsprocesser, inte bara vid köp av ledningstjänster.

Inledningsvis menar Jörgen Hansson att många forskar för mycket på upphandlingsprocesser och för lite på integration och uppföljning. En sanning som nog inte bara gäller forskning, utan även många inköpares vardag. Alltför många inköpare vill bara se sig i en strategisk och taktisk roll fram till tecknat avtal, medan det där att få det hela att rulla och sen mäta att det blev bra är det inte alls lika många som intresserar sig för. Det andra är att Hansson inte vill se inköpsprocessen som en rak sekvens, han skriver:

”Det samlade intrycket av inköpsprocessens karaktär blir att det inte är hållbart att karakterisera den som kedjeliknande. Processen genomförs inte i faser som alltid följer på varandra och där kittet mellan dessa faser är en rationell, auktoritativ procedur. ”

Istället menar Hansson att det är organisationens kompetenser som formar processen; han liknar inköpsprocessen med den musikaliska termen polyfoni, vilken innebär att ”olika, men likaberättigade stämmor, skapar ett resultat som känns njutbart” (sidan 186). Översatt till inköpsprocesser skriver Hansson:

”En polyfonisk inköpsprocess kännetecknas av att de olika aktörerna och deras aktivitetssystem förutsätts behålla och ha en betydande självständighet för sina objekt och sina handlingar i inköpsprocessen. De är i förhållande till sina objekt och kompetens oberoende men samtidigt beroende av varandra för att nå sina respektive objekt under inköpsprocessen, dvs ett slag kontrapunkt.”

Läs och låt dig inspireras av hela Jörgen Hansson avhandling på denna länk. Läs i synnerhet sidorna 179 till 190.

wordpress visitor
  • Ladda ner White paper

  • Verktyg för spendanalys

    Vill Du få kontroll över din inköpsvolym? Behöver Du ett verktyg för spendanalys?
    Spendency