Inköpsbloggen

En inspirationskälla för professionella inköpare

Bloggarkiv april 2011

Konsultäggen

I dagarna så översvämmas svenska kontor av godisägg från leverantörer i alla kategorier. Den kategori som av tradition brukar stå för de flesta äggen är konsulter, därför talar många om de så kallade ”konsultäggen”.

Att bjuda på konsultägg kan tyckas som en fin gest inför påsk, men frågan är om det inte går till överdrift när konsultfirmorna försöker bräcka varandra med det ena ägget större än det andra. Och även om det ekonomiska värdet inte är stort nog för att beteckna det som någon form av bestickning så kan man fråga sig om det är en tradition man bör främja. Givarna kanske också bör ta sig en funderare: Är det så bra att skicka godis till alla kunder? En del kunder kanske håller på med hälsosatsningar, vilka sällan rimmar med godis.

Det kanske inte är en slump att Trafikverkets GD Gunnar Malm i ett brev till verkets leverantörer uppmanar dem att inte lämna några påskgåvor. Ett initiativ som fler köpande organisationer borde ta efter!

Vägen till strategiskt inköp

Boken med den passande titeln Vägen till strategiskt inköp gavs nyligen ut. Det är en bok som syftar till att lotsa läsaren från ett traditionellt inköp till ett modernt strategiskt. Författaren Catharina Lind menar själv att bokens målgrupp är taktiska inköpare.

Man behöver inte läsa många sidor för att inse att Lind kan den vanweelianska katekesen innan och utan. Den som redan läst van Weele kommer snabbt att känna igen sig. Men det finns skillnader. Van Weele har många sidospår, vilket beror på att han vill skapa en bred kurslitteratur. Lind gör däremot inga omvägar, utan beskriver en rak och framkomlig väg mot en värdeskapande inköpsorganisation. Hon beskriver sin väg som en trappa, vilken har stora likheter med van Weeles S-kurva, men i Linds trappa heter stegen:

  1. Beställarfokus
  2. Prisfokus
  3. Kostnadsfokus
  4. Processfokus
  5. Värdefokus
  6. Kundfokus

Bokens absoluta höjdpunkt är kapitlet Medarbetarna. Här föreslår Lind en analys av medarbetarna som bygger på William Moulton Marstons kvadrantanalys (benämnd DISC-teorin).  Det som gör denna analys intressant är att den skiljer sig från traditionella modeller för att analysera inköpare. De flesta skribenter (inklusive denna blogg) utgår ifrån inköparnas kunskaper och färdigheter. Istället lanserar Lind, med hjälp av Marston, en modell som analyserar olika personligheter och vad de är bra på. Det är en modell som går mycket djupare än de traditionella och den säger en hel del om personligheten som finns långt inne i individen; det där som bara är och inte går att förändra.

Boken är skriven med ett ledigt och lättläst språk, ibland lite vardagligt. Den påkostade layouten och fyrfärgstrycket är en fröjd för ögonen. Det behändiga formatet gör att den får plats ihop med laptopen så att man kan läsa den på tjänsteresan.

Bäst passar boken nog för inköpschefer som vill utveckla sin organisation, men det skadar faktiskt inte om hela organisationen läser den, så att alla har kartan och färdriktningen klar för sig.

Köp boken på Bokus för 522 kronor:
Vägen till strategiskt inköp

Uppförandekoder hos svenska börsbolag

Vid ett frukostseminarium idag så presenterade KPMG och Delphi en ny och gedigen rapport om uppförandekoder hos svenska börsbolag. Rapporten innehåller intressant statistik om vad uppförandekoder innehåller, hur de fungerar och hur de följs upp.

Vid seminariet tog KPMG särskilt upp vikten av att ha en arbetsprocess för uppförandekoder. Man ser processen i tre steg: införandet, förankringen och uppföljningen; men de senare stegen börjar egentligen redan vid införandet genom att låta hela organisationen vara med vid framtagandet av uppförandekoden. Vidare pekade KPMG ut nio delar som är viktiga i arbetet med en uppförandekod:

  • Tydlighet
  • Ledningens föredöme / Tone at the Top
  • Genomförbarhet
  • Understödjande
  • Transparens
  • Möjlighet att diskutera dilemman
  • Möjlighet att diskutera oönskat beteende
  • Möjlighet att rapportera oönskat beteende
  • Sanktionsvilja vid oönskat beteende

De sista punkterna leder förstås tankarna till ämnet ‘whistleblowing’, vilket är ett område som det talas allt mer om. Det är väl bara en tidsfråga tills inköparkåren får kora sin egen Fånge på fyren. Nåväl, här belyste Delphi en intressant motsägelse mellan den amerikanska Sarbanes Oxley 301 (4) och svenska PUL 21§. SOXen kräver att företaget har en kanal för whistleblowers medan PUL förbjuder behandling av uppgifter om lagöverträdelser. Något som tål att tänka på för företag i Sverige som måste följa SOX.

Läs hela rapporten om uppförandekoder på Delphis hemsida:
Codes of Conduct in the Swedish Business Sector

Ganttschemor i Office

Under ett yrkesverksamt liv så ritar en inköpare tusentals ganttschemor. Det i särklass populäraste hjälpmedlet är MS Project. Detta program kom redan i mitten av 80-talet och är numera fullproppat med funktionaliteter. Men det finns en del problem. Programmet är relativt dyrt, vilket gör att långtifrån alla har en licens som gör det möjligt att läsa och ändra i MPP-filerna. Ett annat problem är att olika versioner har dålig kompatibilitet med varandra. Till sist har MS Projects komplexitet faktiskt gjort att det kan ta längre tid att rita enklare gantt än vad det gör att att rita för hand i andra program.

Uppfinningsrika inköpare har förstås hittat på snabba metoder att rita enklare ganttschemor. En av de vanligaste metoderna bygger på att man helt enkelt färglägger rutor i ett kalkylark. Det är samma teknik som används vid blockorderplanering. Den passar alltså ganska bra när man ska fylla fasta ‘slottar’ med aktiviteter, men den fungerar lika bra som klassisk gantt. Så här kan det se ut:

Blockorderplanering

Blockorderplanering

(Exemplet finns även i bifogad fil).

Den här metoden ger förstås inte de mest eleganta ganttschemorna. Därför har en del inköpare kommit på att man kan nyttja officepaketens liggande stapeldiagram. Detta går att göra i både PowerPoint och Excel, så här kan det exempelvis se ut i PowerPoint:

Gantt-schema

Gantt-schema

I nedanstående dokumentlänkar finns grundmallarna för att skapa den här typen av ganttschema, såväl i Excel som PowerPoint. De fungerar även fint i de gratis OpenOffice-programmen Calc och Impress. Men tänk på att de bara är till för att skapa fem-minuters-gantt, för avancerad tidplanering duger de inte.

Ganttschema i PowerPoint / Impress
Ganttschema i Excell / Calc

Ekonomisk leverantörsbedömning

Att bedöma leverantörers ekonomiska ställning sysselsätter många inköpare. Men det är faktiskt inte bara inköpare som är intresserade av att bedöma företags finansiella ställning. Samma sak görs av underleverantörer, banker, kreditvärderingsinstitut m.fl.

Den vanligaste utgångspunkten är finansiella rapporter av olika slag, framför allt årsredovisningar. Ur dessa kan man räkna fram en mängd olika nyckeltal. Inköpare brukar intressera sig för kapitalstrukturen och då i synnerhet likviditetsmått och soliditet.

Man kan skulle kunna snegla på hur andra gör sina bedömningar. Ta exempelvis banker som lånar ut pengar. Dessa har ofta ganska sofistikerade modeller för att rejta företags kreditvärdighet. Bankens fasa är förstås att kredittagaren kommer på obestånd och därför bygger deras modeller ofta på att bedömma denna risk.

Altmans Z-score-modell är ett verktyg som en del banker använder för att bedömma kreditrisk. Denna modell lanserades 1968 av Edward Altman och är en erkänd modell. Bakom modellen ligger förstås långa studier, men som färdigt verktyg är den helt enkelt ett poängkort (score card) med förutbestämd viktning. I poängkortet fyller man helt enkelt i fem nyckeltal som hämtas från en finansiell rapport. Så här ser de fem nyckeltalen och dess viktning ut:

Det framräknade Z-värdet blir ett mått på om ett företag är finansiellt ansträngt eller inte. Följande skikt kan tjäna som riktmärke för börsnoterade företags finansiella ställning.

  • Z över 2.99 är inte ett finansiellt ansträngt företag
  • Z över 1.8, men under 2.9 är en gråzon
  • Z under 1.8 är ett finansiellt ansträngt företag

Den här tabellen finns i oilka varianter för olika typer av företag och är alltså inte generell.

I Sverige verkar det vara sällsynt att inköpare använder denna modell, men läser man internationella bloggar så ser man att den används av många inköpare på andra sidan Atlanten. Även om man nu inte tänker sig att använda det här verktyget så kan det faktiskt vara intressant att reflektera över de enskilda nyckeltalen som Altman pekat ut.

Z-Scorecard-verktyg för att bedöma finansiell ansträngning

  • Ladda ner White paper

  • Verktyg för spendanalys

    Vill Du få kontroll över din inköpsvolym? Behöver Du ett verktyg för spendanalys?
    Spendency