Inköpsbloggen

En inspirationskälla för professionella inköpare

Bloggarkiv augusti 2010

Är barter en inköpsstrategi?

Det engelska ordet ‘barter‘ kan kort och gott översättas till byteshandel, vilken nog är världens äldsta handelsmetod. Förmodligen fanns den redan då människosläktet befann sig i apstadiet. En del konsulter har nu börjat damma av metoden och försöker höja dess status, så man kan börja fråga sig lite om hur pass bra den är.

Skattelagstiftningen sätter krokben, varor och tjänster får inte bytas i någon större utsträckning med mindre än att avtalsparterna utbyter fakturor (inklusive moms), baserade på något slags rimligt värde. Barteravtalet blir alltså egentligen ett dubbelriktat köpeavtal. Vi kommer kanske på detta sätt att få en mer balanserad avtalsrelation, utan armlängdsfasoner. Detta kan gynna en långsiktig relation.

När man frågar runt bland inköpare om de har några barteravtal så verkar det absolut vanligaste svaret vara NEJ. Utan att ha något statistiskt underlag så verkar det som barteravtal är ovanliga. En inköpare sa exempelvis ”Barter är bara något försäljningsavdelningen sysslar med för att ragga nya kunder”. Man kan alltså fråga sig om barter inte är mer en försäljningsstrategi än en inköpsstrategi?

Inköp i föreningar

När man talar om köpare så nämns ofta tre stora kategorier: konsumenter, företag och det offentliga, men det finns faktiskt en sällan nämnd kategori till och det är föreningar. Detta kanske beror på att det är en så heterogen kategori. Vi finner allt från ideella intresseklubbar till stora folkrörelser eller olika typer av ekonomiska föreningar varav en del nästan drivs som företag. Detta gör att köpbehoven kan såväl likna konsumentens som företagets eller det offentligas behov. Därför gjorde jag lite efterforskningar för att se hur olika typer av föreningar ser på köp i största allmänhet:

För ideella föreningar finns en mängd föreningshandböcker framtagna som ingående beskriver föreningsekonomin, märkligt nog är det nästan ingen bok som beskriver köpandet. Till sist fann jag Björn Lundéns bok Ideella föreningar där det står tre ynka rader, typ: ”I litet större föreningar bör styrelsen sätta upp inköpsregler…”. Det förefaller alltså att anskaffning genom köp inte är en väsentlig frågeställning i ideella föreningar.

Bostadsrättsförening är en av de mest vanliga formerna av ekonomisk förening i Sverige och är tydligt reglerad i lag. Som exempel tog jag Sveriges fem största bostadsrättsföreningar som enligt deras årsredovisningar sammanlagt har c:a 5000 lägenheter och omsätter 247MSEK per år. Deras totala spend genom köp är 186 MSEK, dvs c:a 75%. (Övriga 25% är skatter, arrenden, avskrivningar och löner). Det är med andra ord ganska stora volymer som köps. Trots detta skriver föreningarna inte speciellt mycket om hur inköpen går till, regelverk, policyer, strategier etc. Det som ändå ofta antyds är att köp sker genom upphandling som sker med stöd av förvaltaren. Dessa fem föreningar är pga av sin storlek säkert ganska välskötta, till skillnad från många mindre… man har ju hört om föreningar som köpt stora ROT-entreprenader utan ens ett formaliserat avtal. Detta är sannolikt anledningen till att det förekommit diskussioner om att instifta upphandlingsregler för bostadsrättsföreningar.

Samfälligheter är en annan mycket vanlig typ av ekonomisk förening. Ofta handlar det om olika typer av samfälligheter där bostadsägare går samman för att dela på en resurs, exempelvis en väg eller en brunn. Vägsamfälligheter är en mycket vanlig typ av samfällighet, vars syfte är att underhålla en viss given vägsträcka längs vilken delägarna bor. Samfälligheten kommer alltså att behöva köpa mycket vägmaterial samt underhållstjänster, ibland kan det även bli fråga om markentreprenader. Eftersom många vägsamfälligheter erhåller offentliga medel så faller de många gånger under lagarna om offentlig upphandling… men hur många gånger har man hört en vägförening som följer LOU? Visst kan det vara så att många köp ligger under 5 prisbasbelopp och därmed kan direktupphandlas, men det är nog ändå långt ifrån alla.

Bland lite större folkrörelser finner man dock lite större intresse för inköpsfrågor. Ta exempelvis Hyresgästföreningen som bedriver ett aktivt inköpsarbete, har etablerat inköpspolicy mm. Jag tittade även på KRAV som också har ett strukturerat inköpsarbete. Det går säkert att finna fler organisationer i kategorin folkrörelser som är lite mer aktiva inköpsfrågor. Vad detta beror kan man fråga sig? Är det kostnadsmedvetenhet eller bara organisationens storlek som är drivande?

Sammanfattningsvis verkar det ändå som intresset för inköpsfrågor är ganska svagt ute i föreningslivet. Ibland kanske det är med rätta som frågan är oviktig, men säkert långt ifrån alltid. Man kan därför börja fråga sig om våra inbetalda medlemsavgifter, månadsavgifter, vägavgifter etc verkligen spenderas på ett så optimalt sätt som möjligt.

Kommunikationsstruktur del II

Jag skulle vilja återuppta tråden om kommunikationsstrukturer som var uppe före sommaren. Då diskuterade vi kanske mest om den företagsgränsöverskridande kommunikationen, men nu skulle jag vilja vidga diskussionen till gruppkommunikation överhuvudtaget, såväl intern som extern.

En ganska känd författare i managementlitteraturen är Lutz von Rosenstiel. Tyvärr är det inte alltför många av hans alster som översatts till engelska, så den som vill läsa får träna upp sina kunskaper i tyska konjugationer. I sin bok Organisationspsykologins grundlagar har han gjort en mycket enkel, men väl så intressant analys av olika strukturer för gruppkommunikation:

Snabbt kan man konstatera att olika strukturer är bra för olika ändamål. En struktur kanske passar bra i en kortsiktig upphandlingsprocess, medan vi har en annan i ett  produktutvecklingsprojekt. Frågan är nu vilken struktur som kan passa till vad? Frågan är öppen.

Obsolescenshantering

Obsolescens uppstår då vårt företags produkter och investeringar inte kan förändras i takt med leverantörernas produkter (eller omvärlden i övrigt). Ofta handlar det om att vi får problem att anskaffa produktionsmaterial, reservdelar mm till en rimlig kostnad. Problemen är som störst för MRO-inköpare inriktade på köp av reservdelar, men de är även utbredda i tillverkningsindustrins köp av direkt material. Förvisso kan obsolescens vara till en fördel då vi kanske kan framställa eller köpa en produkter med färre fel eller bättre prestanda, men samtidigt stöter vi på problem som kräver anpassningar, handpåläggning, förnyad validering eller i extremfallet totalt produktionsstopp. I vissa fall kan det även vara så att kostnaden för att köpa en produkt blir orimligt stor mot slutet av dess livscykel, så här kan det typiskt se ut:

Välutvecklade inköpsavdelningar har en obsolescensstrategi som proaktivt föregriper problemen. Genom att aktivt kommunicera obsolescensstrategin hos användare, produktutvecklare, konstruktörer, säljare m.fl. kan vi tidigt fånga upp risker och förebygga problem. Men vad ska obsolescensstrategin innehålla?

Databasen är obsolescensens största fiende. I artikeldatabasen samlar vi alla centrala uppgifter om ledtider, förbrukningar, komponentegenskaper, möjliga alternativ, leverantörer, livscykler mm, dvs det som är väsentligt för att förutspå obsolescens. Vårt strategidokument bör beskriva hur databasen ska skötas, ansvar innehåll mm.

Klassifikation av våra köpta produkter görs alltid, men i en obsolescensstrategi räcker inte den traditionella ABC-analysen, vi måsta ta till verktyg som exempelvis SDE-, VEIN-, RAM- eller FSN-XYZ-analys. Hur vi klassar produkterna kommer att ge våra strategival.

Livscykelanalyser bör finnas framme för alla viktiga investeringar och kundprodukter. I livscykelanalyserna har vi predikterat i vilka tidsperspektiv vi kommer att behöva köpa olika komponenter, så att vi antingen kan förbereda lager eller planera för införande av alternativa lösningar.

Obsolescensövervakningen är förstås A och O. Dels måste vi övervaka behovsflöden, lagersaldon, felfrekvenser mm, men vi måste även övervaka leverantörsmarknaden. Den interna övervakningen är ofta ganska lätt, men vi behöver strategier för hur vi ska övervaka leverantörernas produktförändringar.

Avtalsstrategier är ett viktigt verktyg för att förebygga obsolescensproblem. Genom att i viktiga leverantörsavtal skriva in långsiktiga regler för leveransåtaganden, reservdelsförsörjning mm kan vi trygga tillgången på fungerande produkter. Några exempel på avtalsstrategier kan i detta sammanhang vara:

  • Långsiktigt leveransåtagande
  • Reservdelsåtagande
  • Regler kring produktförändringar
  • Leverantörens obsolescensbevakning
  • Sistagångsköp (Last Time Buy)
  • Livstidsköp (Life Cycle Buy)
  • Returrätt (för eventuellt överlager)
  • Samköpspris (Joint Production Price)

Är du intresserad av ämnet så googla på obsolescence management så hittar du uppsjöar med information.

Offentliga upphandlingar – regler/missbruk/resultat

Uppstart efter en period då de flesta av oss (dock inte jag) har njutit av en förhoppningsvis avkopplande semester. Välkomna tillbaka!

Artikeln i SvD tar upp ett otroligt intressant och omdebatterat område – offentliga upphandlingar: http://www.svd.se/naringsliv/nyheter/miljarder-upp-i-rok-varje-ar_5094809.svd.

  • Ladda ner White paper

  • Verktyg för spendanalys

    Vill Du få kontroll över din inköpsvolym? Behöver Du ett verktyg för spendanalys?
    Spendency