Upphandling

I förlängningen av en sortimentsstrategi formuleras upphandlingsstrategier för varje upphandling, ibland kallas dessa även anskaffningsstrategier. För att få optimal nytta av strategin förnyas den gärna flera gånger under upphandlingen.

En upphandlingsstrategi bör innehålla följande delar:

Behovsanalys

Genom förstudier kartläggs behovet som skall försörjas genom ett nytt avtal. Detta kan antingen bestå av behov inom den egna organisationen eller behov från externa kunder som ska köpa de produkter som ska handlas upp. Behovsanalysen är ett förstadium till den anbudsförfrågan som senare skall formuleras.

Marknadsanalys

En analys av hur marknaden ser ut för de produkter och tjänster som ska handlas upp. Ibland skrivs marknadsanalysen in i strategin en bit in i upphandlingsprocessen.

Upphandlingsprocess

Vilka steg som upphandlingen skall passera. Oftast finns inom en organisation en generisk upphandlingsprocess som sedan anpassas för den enskilda upphandlingen. Mindre omfattningar och enklare produkter genomförs med fördel med en förenklad process. Ett  enkelt exempel följer nedan:

I det traditionella inköpet är upphandlingsprocessen ofta av just denna sekventiella karaktär. I det moderna inköpet, som är mer tvärfunktionellt, består processen ofta av parallella aktiviteter. Exempelvis innebär köp av en OEM/ODM-produkt att konstruktionsarbete löper paralllelt med avtalstecknanden i flera steg.

Vid planeringen är det viktigt att ta hänsyn till anbudsgivarnas egen process och tidsbehov. Inköparen bör därför tänka igenom vilka steg som finns på anbudsgivarsidan, exempelvis:

Vanliga misstag är att ge anbudsgivarna för lite tid för affärsanalys, bid/no-bid-beslut och anbudsarbete. Ges anbudsgivarna för lite tid kommer det att resultera i sämre och färre anbud, i värsta fall inga anbud alls.

Upphandlingsorganisation

Organisationen för en viss upphandling brukar växa i storlek beroende av upphandlingens betydelse. För enklare upphandlingar av standardvaror eller produkter med enkla utvärderingskriterier arbetar inköparen helt på egen hand. För viktigare ramavtal kan upphandlingsteamet exempelvis bestå av ett tillsatt sortimentsteam. Vid ett större investeringsköp kan en särskild projektgrupp tillsättas, projektgruppen rapporterar till en styrgrupp som fattar slutligt beslut om kontraktstilldelning. Det är viktigt att avväga upphandlingsorganisationens storlek. En för liten organisation kan innebära att förhastade beslut fattas. En för stor organisation kan lätt leda till överspecificering och utdragen beslutsprocess.

Leveransomfattning

Upphandlingens omfattning beskrivs i generella ordalag samt på vilket sätt omfattningen skall paketeras inom ramen för olika avtal. Paketeringen är mycket beroende på hur leverantörsbilden och marknaden ser ut. Rätt paketering bäddar för en god konkurrensbild. Paketeringen måste också koordineras med befintlig sortimentsstrategi. Antal tilltänkta leverantörer bör också antydas.

Upphandlingstidsplan

De viktigaste milstolparna för utskick av handlingar, ingivande av anbud, möten och beslutstidpunkter.

Avtalsform och avtalsstruktur

I generella ordalag vilken form av avtal upphandlingen skall mynna ut i samt vilka delar som skall finnas med. Centrala frågeställningar såsom exempelvis avtalstid eller exklusivitet kan finnas med.

Målpris

Vid många typer av upphandlingar är det viktigt att definiera ett målpris. Målpriset kan härröra från en investerings- eller projektbudget. I de fall den upphandlade produkten ska säljas vidare bygger målpriset på en analys av vad produkten får kosta i nästa försäljningsled. I vissa upphandlingar kommuniceras målpriset till leverantörerna i andra upphandlingar inte.

Läs mer om upphandling


Dela med dig:
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Twitter
  • email
Skriv ut: Skriv ut:  
  • Ladda ner White paper

  • Verktyg för spendanalys

    Vill Du få kontroll över din inköpsvolym? Behöver Du ett verktyg för spendanalys?
    Spendency