Leverantörsbedömning förekommer i flera sammanhang. Oftast börjar den i den så kallade initiala leverantörssökningen, ’sourcingen’ som går vidare i olika steg fram till den löpande leverantörsförvaltningen där den benämns leverantörsvärdering (eller leverantörsutvärdering). Således kan arbetet med leverantörsbedömning vara såväl strategiskt som taktiskt. Leverantörsvärdering brukar ofta vara kopplat till olika nyckeltal för vilka det finns uppsatta mål.
Leverantörsbedömning i olika steg
Skillnaderna mellan bedömning och värdering brukar vara följande:
| Aspekt | Leverantörs-bedömning | Leverantörs-värdering |
| Inriktning Urval Typ Omfattning Arbetsinsats Databehandling |
Framtidsorienterad Nya & befintliga leverantörer Kvalitativ Bred, många aspekter Tidsödande Manuellt & subjektivt |
Historiska data Befintliga leverantörer Kvantitativ Begränsad, få aspekter Rutinarbete Faktiska data, automatiserat |
Källa: Purchasing & Supply Management, Arjan van Weele
Engelska termer brukar vara ‘supplier assessment’ för leverantörs-bedömning, ‘supplier rating’ eller ‘supplier evaluation’ för leverantörsvärdering.
Nedan sammanfattas leverantörsbedömning och leverantörsvärdering under benämningen leverantörsbedömning. Motiven till leverantörsbedömning kan vara flera, exempelvis:
- Utvärdera att leverantören har finansiell styrka och inte går i konkurs
- Utvärdera att leverantören har sådana kvalitetssystem och rutiner att önskad kvalitet kan vidmakthållas
- Utvärdera leveransförmåga, leveransprecisionen för att långsiktigt säkerställa leveranser
De områden som bedöms brukar delas in i följande fyra kategorier:
- Produktbedömning
- Processbedömning eller kapacitetsbedömning
- Systembedömning eller kvalitetsbedömning
- Företagsbedömning (finansiell- och konkurrensstyrka)
I samband med leverantörsbedömning gör många inköpare en klassifikation av leverantören, varugruppen eller produkten.
Det finns ett flertal metoder för att bedöma leverantörer, oftast kombineras flera metoder för att ge en så allsidig bild som möjligt. Följande metoder är vanliga.
Leverantörsbedömning genom egenbedömning
Den i särklass vanligaste metoden bygger på att leverantörerna får fylla i formulär med frågor kring deras verksamhet, deras produkter, ledning eller ekonomi. Formuläret kan kompletteras med årsberättelser, kvalitetscertifikat mm. Metoden som kallas egenbedömning eller självbedömning förekommer på i stort sett på varenda inköpsavdelning, eftersom den är så tidseffektiv. Många organisationer lägger med fördel ut formuläret på sin hemsida. Insamlade uppgifter används sedan som ett avstamp för vidare bedömningsarbete.
Kreditupplysningsföretag
En mycket snabb metod för att bedöma leverantörer är att inhämta kreditupplysningar från ett kreditupplysningsföretag. Metoden är snabb och bekväm när många leverantörer skall bedömas, nackdelen är att informationen oftast begränsar sig till ekonomi och företagsledning. Kreditupplysningar fungerar bara bra i sådana länder där årsbokslut mm är offentliga handlingar, vilket är fallet i långt ifrån alla länder. Det finns ett stort eftersläp i metoden, eftersom boksluten redovisas lång tid efter angivet verksamhetsår. Via webben kan inköparen numera smidigt navigera fram rätt upplysningar i avancerade relationsdatabaser som exempelvis visar om någon styrelseledamot varit inblandad i tidigare konkurser.
Certifierande organisation
Det är vanligt att begära kopior på leverantörens olika certifieringar gjorda av tredje part. I viss mån kan även certifiering av andra part ha betydelse. Certifieringar är ofta relaterade till olika typer av ledningssystem men det kan också vara rena produktcertifieringar. Vanliga certifieringar som bedöms är ISO 9000, ISO 14000, ISO 18000, EMAS m.fl. Produktcertifieringar kan exempelvis vara Bra Miljöval, KRAV etc. En form av helhetsbedömning som förekommer i exempelvis järnvägsbranschen är det s.k. TransQ-certifikatet.
Leverantörsbalanserade styrkort, resultatkort
Detta system bygger på den kända Kaplan-Norton-modellen benämnd ‘balanced scorecard’. Den utförs lättast genom att många olika beställare inom en organisation får besvara enkäter (ofta webbaserade) som handlar om leverantörens olika egenskaper. Beställarna sätter i ett resultatkort olika poäng efter vad de upplevt av pris, kvalitet, servicenivå etc. Organisationens angivna uppgfiter används sedan för att värdera leverantören. Utvärderingen sker mot uppsatta styrvärden, därav namnet styrkort. Denna variant används mer vid leverantörsvärdering, dvs värdering av en befintlig leverantör. Metoden passar bra i tillverkande industri där leverantörsbasen är enhetlig, dock är metoden vida spridd inom många näringsgrenar. Själva resultatkortet benämns ofta ‘supplier perfomance scorecard’. Populärt talar många inköpare om ‘scorecarding’.
Auditering
Den i särklass mest ansträngande metoden är att genom att besöka en leverantör gå igenom alla delar av leverantörens ledningssystem, logistik, produktion etc. Metoden ger en mycket tillförlitlig bild av verksamheten, men samtidigt krävs det mycket erfarenhet för att få fram det som verkligen är viktigt.
Statistik från inköpssystemet
De flesta inköpsorganisationer arbetar med någon form av inköpssystem som är avancerade relationsdatabaser innehållande information om ramavtal, artiklar, avropsorder, leveranstider, godsmottagning etc. Dessa system kan oftast generera rapporter med avseende på leveransprecision, leveranssäkerhet, inköpsvolymer, pristendenser, kassation eller andra kvalitetsavvikelser. Informationen används med fördel för att bedöma hur viktig en leverantör är samt hur god förmågan att leverera är.
Inom tillverkande industri är det mycket vanligt att använda olika statistiska metoder för att analyser trender eller samband. Även information från leverantörsbalanserade styrkort kan analyseras på liknande sätt. Vanligt är att grafiskt presentera dessa, exempelvis:
Trendkurva över leveransprecision
Sambandsdiagram
Ekonomisk leverantörsbedömning
Den vanligaste utgångspunkten är års- eller delårbokslut. Utifrån dessa studeras olika nyckeltal, vilka de väsentligaste brukar vara: soliditet, räntabilitet, likviditet och vinstmarginal. Det går inte att sätta upp allmängiltiga regler för dessa nyckeltal, eftersom de varierar från bransch till bransch. De flesta inköpare brukar därför jämföra det bedömda företagets nyckeltal med ett genomsnitt för motsvarande företag i samma bransch. På SCBs hemsida finns statistik över nyckeltal för olika branscher. En allmängiltig regel är soliditeten. Den anger att företag med en soliditet under 15% konsekvent bör undvikas, eftersom erfarenheterna visar att dessa för eller senare gör konkurs.
DuPont-modellen
Modellen används för att bestämma och förbättra räntabiliteten inom företag eller sortiment. Modellen bygger på en ekvation där en rad ekonomiska uppgifter matas in, resultatet är räntabiliteten (dvs procentuella avlastningen av det totala kapitalet). Ett DuPont-diagram kan ritas upp och utifrån var det aktuella företaget eller sortimentet hamnar i diagrammet går det att bestämma vilken åtgärd som är lämpligast.
Leverantörskvalificeringsavtal
I branscher som präglas av högt säkerhetstänkande är det av yttersta vikt att regelbundet auditera kärnleverantörerna och försäkra sig om att dessa uppfyller alla säkerhetskrav. För denna saks skull är det vanligt att teckna så kallade leverantörskvalificeringsavtal där leverantörerna förbinder sig att pliktskyldigt deltaga i beställarens auditeringsarbete samt att tillse att säkerhetskraven uppfylls. I leverantörskvalificeringsavtalet kan samtidigt allmänna kommersiella villkor regleras så att det fungerar som ett ramavtal som i ett senare skede kan byggas på med leveransåtaganden och prisavtal.
Några organisationer har valt att publicera sina mallar för leverantörsbedömning
Svenska
Högskolan i Gävle miljöorienterad bedömning
Kendrion egenbedömning (engelsk mall)
Uppsats om miljöbedömning mm i byggbranschen
TRB Leverantörsbedömning av serviceanläggning
Examensarbete om leverantörsbedömning, flera mallar på slutet
Recip formulär för miljöbedömning
Exempel på formulär för egenbedömning
Tekno model för leverantörsvärdering
Internationella exempel
Konsultfirmor som utför kvalitetsbedömningar
Företag som tillhandahåller kreditupplysningar och företagsinformation
DN Företagsfakta, omsättning, likviditet, konkurser (gratistjänster)
Bolagsverket, Näringslivsregistret (vissa gratistjänster)
Behöver du utbilda din inköpsorganisation? EFFSO Skills erbjuder skräddarsydda träningar inom inköpsområdet.
Letar du efter ett nytt intressant jobb inom inköp? EFFSO rekryterar inköpare till spännande tjänster. Läs om våra aktuella rekryteringar eller skicka in ditt CV.
