Leverantörsbedömning, leverantörsvärdering

Leverantörsbedömning förekommer i flera sammanhang. Oftast börjar den i den så kallade initiala leverantörssökningen; ’sourcingen’ som går vidare i olika steg fram till den löpande leverantörsförvaltningen, där den benämns leverantörsvärdering (eller leverantörsutvärdering). Således kan arbetet med leverantörsbedömning vara såväl strategiskt som taktiskt. Leverantörsvärdering brukar ofta vara kopplat till olika nyckeltal för vilka det finns uppsatta mål.

Leverantörsbedömning i olika steg

 

Skillnaderna mellan bedömning och värdering brukar vara följande:

Aspekt Leverantörs-bedömning Leverantörs-värdering
Inriktning
Urval
Typ
Omfattning
Arbetsinsats
Databehandling
Framtidsorienterad
Nya & befintliga leverantörer
Kvalitativ
Bred, många aspekter
Tidsödande
Manuellt & subjektivt
Historiska data
Befintliga leverantörer
Kvantitativ
Begränsad, få aspekter
Rutinarbete
Faktiska data, automatiserat

Källa: Purchasing & Supply Management, Arjan van Weele

Engelska termer brukar vara ‘supplier assessment’ för leverantörs-bedömning, ‘supplier rating’ eller ‘supplier evaluation’ för leverantörsvärdering.

Nedan sammanfattas leverantörsbedömning och leverantörsvärdering under benämningen leverantörsbedömning.

Motiven till leverantörsbedömning kan vara flera, exempelvis:

  • Utvärdera att leverantören har finansiell styrka och inte går i konkurs
  • Utvärdera att leverantören har sådana kvalitetssystem och rutiner att önskad kvalitet kan vidmakthållas
  • Utvärdera leveransförmåga, leveransprecisionen för att långsiktigt säkerställa leveranser

De områden som bedöms brukar delas in i följande fyra kategorier:

  • Produktbedömning
  • Processbedömning eller kapacitetsbedömning
  • Systembedömning eller kvalitetsbedömning
  • Företagsbedömning (finansiell- och konkurrensstyrka)

I samband med leverantörsbedömning gör många inköpare en klassificering av leverantören, varugruppen eller produkten.

Det finns många metoder för att bedöma leverantörer, oftast kombineras flera metoder för att ge en så allsidig bild som möjligt. Följande metoder är vanliga:

Leverantörsbedömning genom egenbedömning

Den i särklass vanligaste metoden bygger på att leverantörerna får fylla i formulär med frågor kring deras verksamhet, deras produkter, ledning eller ekonomi. Formuläret kan kompletteras med årsberättelser, kvalitetscertifikat mm. Metoden som kallas egenbedömning eller självbedömning förekommer på i stort sett varenda inköpsavdelning, eftersom den är tidseffektiv. Många organisationer lägger med fördel ut formuläret på sin hemsida. Insamlade uppgifter används sedan som ett avstamp för vidare bedömningsarbete.

Kreditupplysningsföretag

En snabb metod för att bedöma leverantörer är att inhämta kreditupplysningar från ett kreditupplysningsföretag. Metoden är effektiv och bekväm, när många leverantörer skall bedömas, men nackdelen är att informationen ofta begränsar sig till ekonomi och företagsledning. Kreditupplysningar fungerar bara bra i sådana länder där årsbokslut mm är offentliga handlingar, vilket är fallet i långt ifrån alla länder. Det finns också ett stort eftersläp i metoden, eftersom boksluten redovisas lång tid efter angivet verksamhetsår. Via webben kan inköparen numera smidigt navigera fram rätt upplysningar i avancerade relationsdatabaser som exempelvis visar om någon styrelseledamot varit inblandad i tidigare konkurser.

Certifierande organisation

Det är vanligt att begära kopior på leverantörens olika certifieringar gjorda av tredje part. I viss mån kan även certifiering av andra part ha betydelse. Certifieringar är ofta relaterade till olika typer av ledningssystem men det kan också vara rena produktcertifieringar. Vanliga certifieringar som bedöms är ISO 9000, ISO 14000, ISO 18000, EMAS m.fl. Produktcertifieringar kan exempelvis vara Bra Miljöval, KRAV etc. En form av helhetsbedömning som förekommer i exempelvis järnvägsbranschen är det s.k. TransQ-certifikatet.

Leverantörsbalanserade styrkort, resultatkort

Detta system bygger på den kända Kaplan-Norton-modellen benämnd ‘balanced scorecard’. Den utförs lättast genom att olika beställare inom en organisation får besvara enkäter (ofta webbaserade) som handlar om leverantörens olika egenskaper. Beställarna sätter i ett resultatkort poäng efter vad de upplevt av pris, kvalitet, servicenivå etc. Organisationens angivna uppgifter används sedan för att värdera leverantören. Utvärderingen sker mot uppsatta styrvärden, därav namnet styrkort. Denna variant används mer vid leverantörsvärdering, dvs värdering av en befintlig leverantör. Metoden passar i tillverkande industri där leverantörsbasen är enhetlig, dock är metoden vida spridd inom många näringsgrenar. Själva resultatkortet benämns ofta ‘supplier perfomance scorecard’. Populärt talar många inköpare om ‘scorecarding’.

Auditering eller revision

Den i särklass mest ansträngande metoden är att genom att besöka en leverantör gå igenom alla delar av leverantörens ledningssystem, logistik, produktion etc. Metoden ger en mycket tillförlitlig bild av verksamheten, men samtidigt krävs det mycket erfarenhet för att få fram det som verkligen är viktigt.

Statistik från inköpssystemet

De flesta inköpsorganisationer arbetar med någon form av inköpssystem som är avancerade relationsdatabaser innehållande information om ramavtal, artiklar, avropsorder, leveranstider, godsmottagning etc. Dessa system kan ofta generera rapporter med avseende på leveransprecision, leveranssäkerhet, inköpsvolymer, pristendenser, kassation eller andra kvalitetsavvikelser. Informationen används med fördel för att bedöma hur viktig en leverantör är samt hur god förmågan att leverera är.

Inom tillverkande industri är det vanligt att använda olika statistiska metoder för att analyser trender eller samband. Även information från leverantörsbalanserade styrkort kan analyseras på liknande sätt. Vanligt är att grafiskt presentera dessa, exempelvis:

Trendkurva över leveransprecision

Sambandsdiagram

Ekonomisk leverantörsbedömning

Den vanligaste utgångspunkten är års- eller delårsbokslut. Utifrån dessa studeras olika nyckeltal, vilka de väsentligaste brukar vara: soliditet, räntabilitet, likviditet och vinstmarginal. Det går inte att sätta upp allmängiltiga regler för dessa nyckeltal, eftersom de varierar från bransch till bransch. De flesta inköpare brukar därför jämföra det bedömda företagets nyckeltal med ett genomsnitt för motsvarande företag i samma bransch. På SCBs hemsida finns statistik över nyckeltal för olika branscher. En allmängiltig regel är soliditeten. Den anger att företag med en soliditet under 15% konsekvent bör undvikas, eftersom erfarenheterna visar att dessa för eller senare gör konkurs.

DuPont-modellen

Modellen används för att bestämma och förbättra räntabiliteten inom företag eller sortiment. Modellen bygger på en ekvation där en rad ekonomiska uppgifter matas in, resultatet är räntabiliteten (dvs procentuella avlastningen av det totala kapitalet). Ett DuPont-diagram kan ritas upp och utifrån var det aktuella företaget eller sortimentet hamnar i diagrammet går det att bestämma vilken åtgärd som är lämpligast.

Leverantörskvalificeringsavtal

I branscher som präglas av högt säkerhetstänkande är det av yttersta vikt att regelbundet auditera kärnleverantörerna och försäkra sig om att dessa uppfyller alla säkerhetskrav. För denna saks skull är det vanligt att teckna så kallade leverantörskvalificeringsavtal där leverantörerna förbinder sig att pliktskyldigt deltaga i beställarens auditeringsarbete samt att tillse att säkerhetskraven uppfylls. I leverantörskvalificeringsavtalet kan samtidigt allmänna kommersiella villkor regleras så att det fungerar som ett ramavtal som i ett senare skede kan byggas på med leveransåtaganden och prisavtal.

Några organisationer har valt att publicera sina mallar för leverantörsbedömning

Svenska

Kendrion egenbedömning (engelsk mall)

Torebrings

TRB Leverantörsbedömning av serviceanläggning

Examensarbete om leverantörsbedömning, flera mallar på slutet

Exempel på formulär för egenbedömning

 

Internationella exempel

Unitedindustries

GESI

Hydrasearch

HP

Maquet

 

Läs mer om leverantörsbedömning


Läs mer om utvärdering


Dela med dig:
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Twitter
  • email
Skriv ut: Skriv ut:  
  • Ladda ner White paper

  • Verktyg för spendanalys

    Vill Du få kontroll över din inköpsvolym? Behöver Du ett verktyg för spendanalys?
    Spendency