Leveranstid

Näst efter pris och leveransomfattning anser många att leveranstiden är viktig i ett avtal. Avtalet brukar dessutom koppla andra händelser till leveranstiden; det kan vara betalningar, vitesregleringar, ansvarsförändringar mm. Leveranstiden kan definieras på många olika sätt beroende vilken typ av köp det rör sig om. Nedan följer några av de vanligaste sätten att definiera leveranstid.

Enkla leveranstidsformer

Det mest klassiska sättet att definiera leveranstid är som en tid räknat från avtalsdatum (dvs orderdatum), exempelvis ”Leverans senast 12 kalenderveckor från orderdatum”. Denna metod är den vanligaste i ramavtal, men fungerar lika bra för projektköp (=leveransavtal). Viktigt är dock att definiera vad ordet ’leverans’ innebär, det vanligaste är att syfta på den i avtalet angivna leveransklausulen. En del beställare vill dock få enhetlighet i leveranstiderna, trots att organisationen handlar enligt olika leveransklausuler. Det måste då tilläggas en text, exempelvis: ”Längsta leveranstid avser tiden fram till leverans vid beställarens godsmottagning”.

Vid en engångsleverans kan parterna istället avtala om en absolut leveranstidpunkt, exempelvis: ”Leverans ska ske senast 2012-10-10 vid beställarens godsmottagning”. I det fall det rör sig om högkostnadsprodukter eller utrymmeskrävande produkter kan det även vara nödvändigt att definiera ett tidigast tillåtet leveransdatum, exempelvis ”Leverans får ej ske före 2012-10-03”. I särskilda sammanhang kan även klockslag definieras. Det kan då vara lämpligt att tillse att leverans sker inom organisationens öppettider, exempelvis ”Leverans kan endast ske helgfri måndag till fredag 07.00 – 16.00”.

Leveranstid i avropsavtal och serieproduktion

I samband med avropsavtal avtalar parterna som regel om en leveranstid som är en tid från avropsorder fram till leverans. Detta förfarande kommer dock endast att fungera för hyllvaror eller enklare produkter med kort ledtid. När produkterna är komplicerade eller leveranstiden lång måste parterna avtala om ett betydligt sinnrikare system för att rättidig leverans ska kunna ske. Det vanligaste systemet bygger på en flerstegsmodell där köparen succesivt detaljerar informationen i bindande instruktioner och icke bindande prognoser.

 

Leveranstidstrappan

 

I praktiken kommer kanske inte samtliga dessa steg att behövas, utan parterna kan nöja sig med några stycken.

Som ett praktikfall kan vi ta en produkt som innehåller en specifik titanlegering. Sådana legeringar kan ha en ledtid på 12 månader från order, därutöver behöver leverantören ytterligare tid för transport, produktion mm. Skulle inköparen teckna ett konventionellt avropsavtal där produkten betraktas som hyllvara så skulle leverans-tiden från avrop bli 15 månader. Genom att köparen i ett tidigt skede utfärdar ett materialbemyndigande baserat på sina prognoser så kommer leveranstid från avrop att kunna krympas till 3 månader. Nackdelen är att köparen kommer att sitta med viss risk för råvarulagret, men den förkortade leveranstiden ger kraftigt förbättrad konkurrenskraft i nästa försäljningsled.

Vid en del former av serieproduktion avtalas istället om viss produktionstakt, satsstorlekar och storlek på leverantörens buffertlager. Vid vissa typer av blockorderproduktion avtalar dock parterna om vid vilka perioder olika serier ska produceras. I den övergripande blockordern köper beställaren produktionskapacitet, de därpå följande blockorderavropen förhandlas sedan mellan parterna för att få en matchning av produktionsprocesserna. Leveranstiden blir här de fönster där respektive blockorderavrop lagts. Eventuella leveransviten kopplas som regel till fönstrens sluttid samt utlovad produktionstakt. En tvistefråga som ibland uppkommer är ansvaret för kaskadförseningar.

Projekttidsplaner

Vid komplexa projektleveranser räcker det sällan att endast definiera ett slutdatum. Många olika intressenter är beroende av att knyta händelser till avtalade tidpunkter för att projektarbetet ska flyta smidigt. Projekttidsplanen byggs upp av ett nätverk av händelserelaterade tidpunkter som beror av varandra. Det vanligaste är att presentera nätverket som ett ganttschema.

Dispositionstider

I underhållsavtal eller avtal som syftar till att bygga om eller renovera är det betydligt mer intressant för parterna att avtala om disponibel tid för arbetet. Det kan exempelvis finnas kostnadsfördelar för beställaren om arbetet kan utföras nattetid eller i lågsäsong. I den typ av avtal där dispositionstiden är av stor vikt för prisets bestämmande bör beställaren analysera sambandet innan arbetet går ut på förfrågan för att detta ska bli en fast fastställd parameter i förfrågningsunderlaget.

Leveranstiden som debiteringsnorm

I en del avtal bildar leveranstiden bas för att beräkna priset. Detta är mycket vanligt i hyresavtal och konsultavtal. I dessa avtal är det vanligt att definiera vissa regler om hur den debiterbara tiden ska beräknas. Dels brukar parterna avtala om vid vilken tid på dygnet tidräkningen börjar och slutar, samt minimalt och maximalt antal debiterbara timmar. Vidare avtalas om vilken typ av tid som får räknas in. Exempelvis är det vanligt att avtala om huruvida transporttid, restid, väntetid etc ska räknas in eller inte.

Tidsangivelser

I internationella avtal kan det ibland vara nödvändigt att avtala om regler för tidsangivelser. Initialt brukar parterna avtala om att tid ska räknas enligt den gregorianska kalendern. Därutöver är det viktigt att definiera vilka dagar som är helgdagar, eftersom det finns stor skillnad i olika delar av världen. Exempelvis har många länder i mellanöstern helgdag under torsdag till fredag, medan de arbetar på lördag till söndag. Även arbetstider, restider, raster mm kan vara brukligt att definiera, inte minst vid köp av tjänster och entreprenader.

Statusrapport, leveransuppföljning

Det är vanligt att arbeta med olika former av statusrapportering vid större köp och serieproduktion. Leverantörens rapportering kan fylla flera syften. Bland de viktigare syftena återfinns vikten av att tillse att leverantören följer avtalad leveranstidsplan. Ett annat syfte kan vara att förbättra koordinationen mellan leveranser och egen produktion. I investeringsprojekt som är finansierade via direktkontrakt med ett kreditinstitut kan statusrapporten bilda underlag för utbetalning av medel.

Det finns ingen naturlig skyldighet för leverantören att avge statusrapporter, härom måste avtalas. Förslag till avtalstext:

“Statusrapport skall sändas till Beställaren en gång per månad. Om försening eller risk för försening uppstår skall leverantören, utan extra kostnad för Beställaren, tillsätta ökade resurser för att tillrättalägga situationen.”

Konsekvenser av förseningar

Leveranstider och tidsplaner blir avtalshandlingar och i avtalet stipuleras vilka som är konsekvenserna när någon part inte följer tidsplanen. De vanligaste konsekvenserna är:

  • Krav på ökade resurser (mer personal, maskiner etc)
  • Rätt till leveranstidsförlängning
  • Rätt till kompensation för ökade kostnader (exempel väntetidsersättning)
  • Viten och skadestånd
  • Innehållna betalningar
  • Hävning av kontraktet

Läs mer om leverans


Dela med dig:
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Twitter
  • email
Skriv ut: Skriv ut:  
  • Ladda ner White paper

  • Verktyg för spendanalys

    Vill Du få kontroll över din inköpsvolym? Behöver Du ett verktyg för spendanalys?
    Spendency