Inköpsterminologi

Affirmera

Bekräfta, bestyrka.

Anmodan 

Se inköpsanmodan.

Avista 

Betalning förfaller till direkt betalning vid begäran. Denna term är vanlig i remburser där den innebär att pengar lämnas ut mot skeppningsdokument.

Avtalstrohet, avtalstäckning

Detta begrepp syftar på hur stor andel av organisationens köp som är sanktionerade av inköpsavdelningen. Avtalstroheten brukar beräknas utifrån hur många köp som görs enligt definierad process och av godkända leverantörer. Oftast beräknas avtalstäckningen utifrån hur många köp som faller under tecknade ramavtal. Alla andra köp brukar inköparna kalla ”vilda köp”. Ofta strävar en organisation efter hög avtalstrohet på produktionsmaterial, eftersom dessa är väsentliga för kvaliteten. Indirekta köp brukar inte ha lika stor betydelse. Studier har visat att många organisationer lider av dålig avtalstrohet och förvånande nog är troheten ibland låg även inom organisationer som faller under lagen om offentlig upphandling, trots riskerna för överprövning, skadestånd mm.

Beställningsanmodan

Se inköpsanmodan.

Diarium

Register över inkomna och utgående handlingar vid en upphandlande enhet. Enheter som lyder under offentlig upphandling tillämpar nästan alltid diarium för all korrespondens. Privata företag tenderar mer att föra olika register typ avtalsregister, projektdiarium etc.

Dokumentinkasso

Innebär att säljaren ger i uppdrag till sin bank att ta betalt av köparen och lämna över de dokument som ger köparen rätt att förfoga över varan, vanligtvis Bill of Lading (konossement) eller annan äganderättshandling. Säljaren tar som regel initiativet och det är en enkel betalningsform. Stora risker vid affärer med betalningssvaga länder och köpare. Om köparen inte löser ut dokumenten i sin bank får inte säljaren betalt. Transaktionsformen blir allt mer ovanlig till förmån för remburser (Letter of Credit), men i vissa länder är den lagstiftad (exempelvis vissa delstater i Indien).

Expediting

Leveransbevakning

Funktionsköp

Parterna avtal om att leverantören ska leverera en viss funktion, istället för att avtalet specificerar på skruv och mutternivå vad som skall ingå. Exempelvis kan parterna avtala om att en maskin ska kunna ge vissa prestanda, typ fart, effekt etc, men leverantören har sedan fria händer att göra en teknisk lösning. Ofta kombineras funktionsköpet med att tekniska lösningar skall vara av en viss typ. Ett vanligt problem som infinner sig är när funktion och teknisk lösning kommer i konflikt. En del standardavtal behandlar denna fråga, men dock inte alla. Exempelvis beskriver ABT94 (utgiven av Byggandets kontraktskommitté) detta på ett förnämligt sätt:

”Funktion: sådan användbarhet eller sådan för användbarhet nödvändig egenskap, som normalt konstateras genom mätning, provning eller nyttjande. …

Teknisk lösning: material, vara, konstruktion eller utförande som angetts på ritning, i beskrivning eller på annat sätt. …

Vid motstridighet mellan funktionskrav i förfrågningsunderlag och teknisk lösning i anbudshandling skall dock funktionskravet gälla före den tekniska lösningen.”

Förfrågan

Handling som initierar en upphandlingsprocess. Beställaren lämnar uppgifter om vad som önskas beställas och alla krav kring dessa. Läs mer under förfrågan.

Förköpsrätt, förtursrätt

Innebär att en viss part har företräde att köpa eller sälja ett visst objekt eller sluta kontrakt i en upphandling. Det är exempelvis vanligt i större koncerner att interna leverantörer har förtur framför externa, men först får de externa leverantörerna lämna anbud, sedan får den interna leverantörer meddelande om lägsta bud, om den interna leverantören accepterar detta bud så har den då förtur.

Förvärvsutredning

Vid större köp, framförallt av fastigheter eller företag är det viktigt för köparen att förvisa sig om vilka tillgångar som ingår, tekniska, kommersiella risker, miljöaspekter mm, därför görs en förvärvsutredning som lämnar svar på de frågor som ställts upp. Det finns ingen generell definition av vad som skall ingå i en förvärvsutredning, utan det måste definieras från fall till fall.

Generalagent

Person som innehar ett ensamrättsavtal för ett visst varumärke.

Genusköp

Term som användes förr i samband med den äldre köplagen, syftar på köp av mängdvaror, spik, nyponsoppa etc. Den äldre köplagen (3§ 1st) använde benämningen ” ”köp som ej avser bestämt gods”. Ramavtal avser som regel genusköp. I modern svenska använder vi snarare ordet generiska köp. Läs motsatsen specieköp.

In dubio contra stipulatorem

Se oklarhetsregeln.

Inköpsanmodan 

Ett företagsinternt dokument som ger uppdrag till en hos beställaren behörig person att utfärda en inköpsorder (eller beställning). Anmodan betraktas sällan som avtalsdokument, såvida inte parterna avtalar om detta, men en bra regel är att inte blanda in inköpsanmodan i avtalsdokumenten. Vid masstillverkning brukar inköpsanmodan automatgenereras av materialplaneringssystemet. Vid vissa företag utgör inköpsanmodan ett sätt att kontrollera att allt material är behörigt beställt, då kan det krävas flera påskrifter på en anmodan. Först när inköpsanmodan är klar kan inköparen nyttja sin firmateckningsrätt och teckna avtal. Synonymt begrepp är beställningsanmodan. Ibland förekommer även termen upphandlingsanmodan, men syftar då oftast på ett dokument som initierar en upphandlingsprocess.

Inköpssamråd

I en del organisationer tillämpas någon form av samråd vid tecknande av avtal. Detta är synnerligen vanligt vid tecknande av ramavtal eller större investerings-köp. Samrådet fångar upp att alla parter inom organisationen har fått yttra sig. Ofta är det dessutom en kontrollpunkt som krävs för att firmateckningsrätten ska få utnyttjas. Samrådet brukar mynna ut i en samrådshandling där berörda parter signerar.

Inköpskort

En väsentlig del av inköpsadministrationen i en organisation går åt till att administrera beställningar och fakturor med avseende på småköp såsom kaffebröd, blommor, presenter etc. Det främsta syftet med inköpskort är att minska organisationens administrativa kostnader samt skapa en enklare process för småköp. Dessutom kan inköparen ofta avtala om en kassarabatt med de viktigaste butikerna där personalen handlar. Kassarabatten kan motiveras med att även den säljande parten slipper kostnader för fakturering, bokföring mm. En kassarabatt på 10% brukar vara rimlig. Större organisationer har börjat gå ifrån rena inköpskort därför att det ofta blir problem med att korten av misstag används för privat bruk och på detta sätt skapar merarbete. Större företag har istället gått över till att ge de anställda personliga kreditkort som kan användas obegränsat, sen får användarna lägga in räkning på de utgifter som de anser vara företagsrelaterade. Vid val av kortutgivare bör följande parametrar beaktas: Kostnad för korten, kredittid samt kortets användbarhet. Det går idag att få kort helt utan årskostnad men då är kredittiden i gengäld kort. Vissa kortutgivare erbjuder kunderna kort där kunden istället får betalt med en viss procentsats av alla köp som görs på kortet, kortutgivaren kompenserar sig istället med högre avgifter hos säljstället. Denna typ av kort är dock helt förkastliga, eftersom få säljställen accepterar korten. Oftast blir det mer exklusiva säljställen som accepterar sådana kort vilket innebär att personalen istället köper varor och tjänster som är mycket dyrare än nödvändigt.

Kalkylränta

Kalkylränta kan definieras på olika sätt, men oftast beskrivs den som alternativ-kostnaden för att använda kapitalet till något annat i företaget. Kalkylräntan brukar som regel fastställas av företagsledningen och är en form av internpolitiskt verktyg för att fastställa avkastningskrav på investeringar. Kalkylräntan betecknas ibland internränta och avser då den faktor som används för att diskontera betalningsvillkor mm. Det finns olika metoder för att komma fram till en internränta, den vanligaste metoden är att bedöma den utifrån den genomsnittliga kostnaden för lånat och eget kapital, en ränta fastställd på detta sätt betecknas som ett minimiavkastningskrav för ett företag.

Kassarabatt, kontantrabatt

Vanligen erbjuds kunder rabatt vid kontant betalning. Ofta erbjuder mindre firmor sådan rabatt, eftersom likviditet oftast är av större vikt i en liten firma. Kontantrabattens storlek beror dels på hur säljaren värderar sin kapitalkostnad, dels vad kostnaden för fakturering, reskontrabevakning mm. Med en vanlig butik i detaljhandeln skrivs lätt ett kontantrabattsavtal som ger minst 10% kontantrabatt. Avtalet utformas då oftast som ett rabattbrev, med tilläggsvillkoret kontantrabatt.

Legalisering

Innebär att notarius publicus styrker att handlingarna undertecknats personligen av dem som anges som undertecknare. I vissa fall, skickas sedan handlingarna till utrikesdepartementet, som styrker att behörig person på notarius publicus utfärdat och undertecknat intyget. Därefter skickas handlingen slutligen till ifrågavarande ambassad, som bestyrker utrikesdepartementets påtecknande. Vissa ambassader tillåter att gå direkt från notarius publicus. Handlingar som brukar legaliseras är kontrakt, överensstämmelseintyg, ursprungscertifikat mm. Många länder kräver legaliserade dokument för att bevilja importtillstånd.

Letter of Credit (L/C)

Är en säker form att betala då köparen inte litar på säljarens leverans-förmåga och säljaren inte litar på köparens betalningsförmåga. En eller två banker utgör mellanhänder som hanterar betalningar och skeppningshandlingar. Godsets skeppningshandlingar lämnas inte ut förrän banken fått pengar, pengarna lämnas inte ut med mindre än att godset lämnats ut. Men tro inte att användandet av en LC är en ersättning för ett köpeavtal. LC:n hanterar endast betalningen och dokumenten som exportören måste presentera för ett erhålla betalning. LC:n hanterar inte andra viktiga villkor som garanti, skiljedom etc. Läs även Remburs.

Leveranspolicy

Det är vanligt att leverantörer gör upp olika leveranspolicy för olika kunder, dessa brukar omfatta leveranstider, buffertlager, rabattsatser etc. Leveranspolicyn är ofta inlagd i leverantörens kundordersystem och påverkar de order som läggs. Leveranspolicyn går ofta att påverka genom förhandling och avtal.

 

Licitation

Sällan förekommande term för offentlig upphandlig eller offentlig auktion.

Oklarhetsregeln

Regel för avtalstolkning som innebär att ett otydligt villkor i ett skriftligt avtal tolkas till nackdel för part som avfattat villkoret. Tillämpas ofta på avtalstexter som är oklara eller tvetydiga. Denna regel benämns ibland ’Contra proferentum’, ’In dubio contra stipulatorem’ eller ’Interpretato contra stipulatorem’.

Per capsulam beslut

Vid tecknande av större avtal är det vanligt att varken inköparens, högre chefers eller VDs rätt att teckna firma är tillräcklig. Företagets styrelse måste då ge en utökad firmateckningsrätt för det specifika avtalet. För att slippa invänta ett styrelsemöte används då ett så kallat ’beslut per capsulam’. Detta innebär att styrelseledamöterna undertecknar en beslutshandling som ger en viss person utökad firmateckningsrätt.

Prompt leverans

Innebär att leverans skall ske omgående eller inom viss kortare tid. I allmänhet brukar prompt leverans innebära tre veckors leveranstid, men det kan variera beroende på sedvänja.

Reciproka köp, reciproka avtal

Ömsesidiga köp vilket innebär att beställaren väljer leverantörer som också är kunder. Reciproka trepartsköp förekommer också. Jämför barteravtal.

Restitution

Återgivande, återställande, återbetalning eller återinsättande av rättigheter. Vanligt är tullrestitution eller momsrestitution, dvs återbetalning av tull och moms.

Skuggoffert

Moderna inköpsfilosofier bygger på samarbeten utan förhandlingar och pris-press. Säljarkåren har snabbt hakat på med floskler såsom hederliga allianser, partnerskap mm. Trots detta så kvarstår faktum att priser tenderar att glida iväg uppåt. Säljare och företagsledares bonus stimulerar alltid till ett ökat vinstuttag. Ibland kanske inte övervinsterna märks, eftersom priserna ligger still, medan marknadspriserna sjunkit, vilket är ett vanligt fenomen i elektronikbranschen. I andra fall kan övervinsterna vara svåra att se eftersom förskjutningar i sortiment gjort att nya produkter tillkommit. För dessa produkter har ingen pris- och marknadsanalys gjorts.

En av inköparens främsta vapen för att ha kontroll över kostnads-läget är skuggofferterna. Metoden har funnits i alla tider men en del modernare genvägar har tillkommit på senare år.

De flesta större sortiment handlas genom ramavtal som antingen är pris-indexerade eller omförhandlas med något års mellanrum. Oavsett prismodell bör inköparen ha för att vana att minst var annat eller var tredje år ta in skuggofferter för att jämföra och där så är nödvändigt konkurrensutsätta med syfte att byta leverantör. Det är också viktigt att leverantörsbyten verkligen sker, annars kommer befintliga leverantörer bara att betrakta det som förhandlingsutspel, med möjlighet till glidningar i mellanperioderna.

Formatet för konkurrenternas skuggofferter baserar sig ofta på befintligt ramavtal, där de leverantörsunika delarna raderats. En del inköpare indikerar även vilken prisnivå en ny leverantör måste krypa under för att det ska bli intressant att byta. Som regel krävs det en rejäl sänkning för att berättiga leverantörsbyte, vilket beror på att ett leverantörsbyte kan generera merkostnader såsom valideringar, utfallsprover, igångkörningsproblem etc.

En genväg som många inköpare börjat tillämpa är att använda offentligt upphandlade avtal som skugga. Dessa avtal kan i och för sig endast användas som en jämförelse som antingen kan leda fram till en omförhandling eller ett beslut om en konkurrensupphandling. Genvägen fungerar förstås enbart på vissa sortiment av standardprodukter och i princip aldrig på kundanpassade produkter. Många offentligt upphandlade avtal finns publicerade på internet under respektive upphandlande enhets avtalskatalog.

Det går även att ta direktkontakt med en upphandlande enhet och begära att få ut ett upphandlat ramavtal. Uppgifter om kontaktpersoner hos de upphandlande enheterna går exempelvis att hitta hos OPIC. Endast i undantagsfall sekretess-belägger upphandlaren ramavtalet, men det handlar då oftast om okunskap bland oerfarna upphandlare. Upphandlaren brukar också kunna ge värdefull information om hur upphandlingen förlöpte, dvs om konkurrensen var god eller inte, ty det är inte alltid offentligt upphandlade avtal innehåller bra priser.

Specieköp

Term som förekom i samband med den äldre köplagen, som avser köp av en specifik vara, en tavla, bil osv. Jämför genusköp.

Tilldelningsbeslut

Termen tilldelningsbeslut är vanligast förekommande inom offentlig upphandling och syftar då på det meddelande som den upphandlande enheten skickar ut till anbudsgivarna, såsom beskrivet i lagen om offentlig upphandling 1 kap, 28§. I meddelandet lämnas uppgift om beslutet samt vad som låg till grund för beslutet.

Inom näringslivet används också termen tilldelningsbeslut men avser då ett internt beslutsdokument som beskriver motivet till beslutet, vilka som deltagit i beslutet samt att det är behörigen fattat.

I organisationer som inte arbetar med inköps- eller upphandlingsanmodan blir en beslutshandling av detta slag mycket viktig för att säkerställa att beslutet har skett i samråd med alla berörda parter. Men även i ett verksamhetssystem som använder sig av anmodan är ett internt tilldelningsbeslut mycket bra för att säkerställa att alla aspekter beaktats vid avtalstecknandet.

Upphandlingsanmodan

Se inköpsanmodan.

Valutaklausul

Leverantörer vill ofta försäkra sig om att inte göra förlust i det fall valutakursen svänger mycket. Därför är det vanligt att det i offerter står att priset är giltigt vid en viss valutakurs, om kursen svänger mer än X% så skall priset justeras motsvarande. Det kan upplevas besvärande för en köpare med valutaklausuler, men som regel blir ett valutareglerat pris bättre för köparen än ett fast pris oavsett växelkurser. Om beställaren vet att han kommer att köpa en viss volym under året är det bättre att terminssäkra betalningarna. På motsvarande sätt valutasäkrar sig många grossister i detaljhandeln.

Vilda köp

Köp som inte är sanktionerade av inköpsorganisationen, som saknar ramavtal eller förhandlade priser. Vilda köp anses kostsamt för en organisation. Inom offentlig upphandling talas istället om termen otillåten direktupphandling och syftar på sådana köp som inte följt regelverket och därmed kan överprövas inom ramen för en lång tidsfrist.

Läs mer om terminologi


Dela med dig:
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Twitter
  • email
Skriv ut: Skriv ut:  
  • Ladda ner White paper

  • Verktyg för spendanalys

    Vill Du få kontroll över din inköpsvolym? Behöver Du ett verktyg för spendanalys?
    Spendency