Risker i inköpsarbete

Med dagens globala och snabbt föränderliga försörjningskedjor finns ett behov av att riskbedöma en större bild än tidigare. Målet med riskbedömningsarbete är att skydda och förbättra ett företags huvudsakliga mål, i regel långsiktig överlevnad och lönsamhet.

Risker delas här in i fem huvudgrupper, där varje huvudgrupp innehåller en sammanställning av inköpsrelaterade risker som i ett utgångsläge är rimliga att ta hänsyn till.

Risker kring externa beroenden
Avser företags beroende av leverantörer, deras värde och prestationsförmåga samt försörjningskedjans hållbarhet. Främst fokuseras situationer där kunden förlitar sig på att dess leverantörer genomför vad som avtalats.

Exempel på var risksituationer kan uppstå:

  • En leverantör presterar inte som förväntat
  • Leverantören är fokuserade på internt förändringsarbete eller andra stora projekt
  • Vid svaga länkar i den fysiska leverantörskedjan eller emellan försörjningsenheter
  • Vid skador på eller förluster av objekt i försörjningskedjan
  • Om en falsk trygghetskänsla skapad till följd av befintliga långtidsavtal
  • Vid kontraktsfodringar och vite
  • Då en leverantör anser sig illa behandlad och därför agerar hämndlystet
  • Överskattning av den egna affärens betydelse för en leverantör
  • Alltför stort beroende av för få leverantörer
  • Leverantörer pressas för hårt
  • Misslyckade outsourcingstrategier
  • Leverantörskonkurser
  • Övertaganden och sammanslagningar
  • Leverantörsbedrägeri

Risker kring marknadens villkor och beteende
Avser hela försörjningsmarknaden utan att fokusera på enskilda leverantörer eller flödeskedjor. Främst menas marknadens uppbyggnad, dess kapacitet och hur den beter sig.

Exempel på tänkbara risksituationer vid:

  • Flyktighet i utbud och pris
  • Uppåtriktat pristryck
  • Avsaknad av förvarningar om kapacitets och prisförändringar
  • Bristsituationer till följd av konkurrerande behov, naturkatastrofer eller andra oförutsedda händelser
  • Minskad leverantörskonkurrens till följd av uppköp eller sammanslagningar
  • För stor tilltro till användande av leverantörer i lågkostnadsländer
  • Oförutsedda förändringar till följd av förändrade lagar och regelverk
  • Beroenden av monopolmarknader eller leverantörskarteller
  • Ofördelaktiga valutaförändringar

Risker kring inköpsprocessen
Avser alla aktiviteter ifrån att ett inköpsbehov har identifierats, via beslut kring lämplig leverantör, till säkerställande av ett acceptabelt utfall. Nyckelsteg är; specificera behov, analysera marknaden och sammanställa leverantörserbjudanden, förhandla och förmedla tilldelning samt att övervakning av att avtal följs.

Potentiella risksituationer kan vara:

  • Försämrad förhandlingsposition till följd av ovarsam hantering av information
  • Bristfälligt skrivna kontrakt
  • Oklara specifikationer
  • Bristande standardisering
  • Sen involvering av Inköpsorganisationen
  • Avsaknad av initialt beslut kring Make eller Buy
  • Felaktiga lämplighetsbedömningar av tänkbara leverantörer
  • Otillräckligt användande av potentiell förhandlingskraft
  • Felaktiga offertsvar eller hanteringsfel i offertutvärderingsarbetet
  • Enbart fokus på pris istället för totalkostnad
  • Olämplig eller otillräcklig hantering av Leverantörsrelationer
  • Bristande marknadsanalys rörande konkurrensdynamik, kapacitet och kostnadsdrivare
  • Otillräcklig utbildningsnivå på personal

Risker kring ledningskontroll
Ledningskontroll täcker in principer och rutiner som ett företag använder för att tillse att dess affärer sköts i enlighet med befintliga ledningsdirektiv.

Exempel på potentiella risksituationer är:

  • Oanvändbara eller olämpliga rutiner
  • Partiskt urval av förfrågade leverantörer eller övertro på favoriserade leverantörer
  • Avtal ingångna av ej auktoriserade personer
  • Konfidentiellitetsbrott
  • Fel i offertutvärderingsarbete
  • Internt bedrägeri
  • Missbruk av avtal
  • Fakturor betalas flera gånger eller inte alls, betalning för ej mottaget gods
  • Ej kontrollerade prisökningar
  • Misslyckande att tillvarata möjlig prissänkning till följd av volymökning
  • För stor fokus på kontroll
  • Spekulativa inköp
  • Bristande godkännande av kontraktsförändringar

Risker kring hantering av det oväntade
Avser ett företags duglighet att hantera oförutsedda händelser som riskerar att få stor negativ effekt på dess verksamhet. Hur väl detta hanteras beror till stor del på hur flexibilitet och väl förberett företaget är.

Potentiella risksituationer kan uppstå vid:

  • Misslyckande att förutse krissituationer
  • För stor tilltro till befintliga prediktiva verktyg
  • Avsaknaden av en generell plan som kan användas som ett ramverk vid hantering av oförutsedda händelser
  • Ad hoc reaktioner som leder till minskat förtroende för företagets förmåga att hantera krissituationer
  • Otillräckliga eller försenade krisåtgärder som ger andra, bättre förberedda verksamheter konkurrensfördelar
  • En strikt och byråkratisk företagsmentalitet som skapar passivitet bland personal och får människor att avstå från att ta egna initiativ
  • Känsla av hjälplöshet

Utan att här tillhandahålla en fullständig lista av potentiella risker ges ändå en rättmätig bild av områdets spridda karaktär. Varje organisation bör själv bestämma om här listade risker kan komma att skada den egna verksamheten och därför ska beaktas. Viktigt är att vara medveten om potentiella risker, förstå hur de kan komma att visa sig samt att verka för att förebygga dem.

Läs mer om Riskanalys och riskhantering

Läs mer om risk


Läs mer om strategi


Dela med dig:
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Twitter
  • email
Skriv ut: Skriv ut:  
  • Ladda ner White paper

  • Verktyg för spendanalys

    Vill Du få kontroll över din inköpsvolym? Behöver Du ett verktyg för spendanalys?
    Spendency