Anbudsbegäran, offertförfrågan

En förfrågan är det officiella startskottet till en upphandlingsprocess, där syftet är att få in anbud som till sist kan leda fram till ett avtal. Det finns en mängd olika sätt att utforma en förfrågan. Innan en skarp förfrågan går ut kan upphandlaren sända ut en intresseförfrågan som syftar till att fånga upp intresserade leverantörer och prekvalificera några av dessa. När den skarpa förfrågan skickas ut skärps kraven med avseende på omfattning och kommersiella aspekter. Det finns olika filosofier för hur en skarp förfrågan kan se ut. En del upphandlare ger stor frihet och låter leverantören själv utforma krav, omfattning, avtalsvillkor; detta kallas att begära ett affärsförslag. Detta har den fördelen att det går att få ett bättre pris, eftersom affärsförslaget kommer att följa leverantörens standard och förutsättningar. Nackdelen är att det kan bli svårare att jämföra och spela ut olika leverantörer mot varandra. Andra upphandlare definierar krav, omfattning och villkor in i minsta detalj i förfrågningsunderlaget, detta är det vanliga bland offentliga upphandlare. En sådan anbudsförfrågan kan i extremfallet innebära att leverantören endast behöver ange ett pris och att anbudet överensstämmer med förfrågningsunderlaget. Successiv detaljering av förfrågningsunderlaget kan vara en uttalad upphandlingsprocess.
Genom detaljerad styrning av förfrågningsunderlaget blir det mycket lättare att jämföra priser. Nackdelen är att priset kan bli högt och i sämsta fall får inte upphandlaren in några anbud, därför att ingen leverantör kan eller vill uppfylla kraven. En mellanväg är att dela upp krav i önskvärda krav och icke förhandlingsbara krav (läs: bör- och skall-krav).

Innan ett förfrågningsunderlag skickas ut är det viktigt att göra ett bra förarbete i form av att ta reda på bakgrundsfakta och utreda behov. Tyvärr finns det en utbredd övertro att anbudsgivarens affärsförslag ska reda ut oklarheter och egna problem, men så blir sällan fallet. Säkert 9 av 10 förfrågningsunderlag saknar någon väsentlig information, vilket kan leda till utdragen upphandlingsprocess och i en del fall även dåligt resultat.

Innehållet i en förfrågan kan delas in i kategorierna anbudsinstruktioner, leveransomfattning och avtalsförslag. Dessa kategorier är dock endast olika sätt att kravformulera. Exempelvis kan en köpare istället för en detaljerad leveransomfattning ge enkla instruktioner om att anbudsgivaren ska lämna förslag till leveransomfattning. I det fall köparen har en klar bild om den slutliga omfattningen kan köparen istället välja att lägga fram ett komplett avtalsförslag. I praktiken brukar en förfrågan bli en kombination av dessa tre element, eftersom det ofta finns både områden med tydlig kravställan och andra områden där anbudsgivaren har större frihet. Det är dock viktigt att upp-handlaren är tydlig med vilka texter som är avtalsförslag och vilka som är av typen anbudsinstruktioner, eftersom det finns texttyper som kan vara av båda slagen beroende på sammanhang. Inom offentlig upphandling benämns anbudsinstruktionerna ofta med termen administrativa före-skrifter och brukar följa vissa standardiserade mönster.

Budgetförfrågan

I förstudier eller andra konceptuella projekt kan inköparen behöva inhämta tekniska uppgifter och preliminära prisuppgifter. Budgetförfrågan är en metod som ligger nära intresseförfrågan. Denna är vanlig i investeringsprojekt, men kan även förekomma i anbudsprojekt. I budgetförfrågan tydliggörs det att det inte är ett bindande anbud som avkrävs anbudsgivaren. I vissa fall begärs uppgifter om prisintervall för att kunna få en uppfattning om osäkerheten i prisuppgiften.

I ett förfrågningsunderlag kan följande rubriker förekomma:

Leveransomfattning

En central roll i en förfrågan är leveransomfattningen, eftersom det som regel är denna som har störst prispåverkan. En upphandlare lägger därför mest tid på att definiera denna. Leveransomfattningen brukar innehålla tekniska specifikationer, fysisk omfattning, leveransgränser, doku-mentationskrav samt kringåtaganden.

Uppdragsbeskrivning (SOW)

Vid upphandling av IT-system, mjukvaror etc är det vanligt att utforma en så kallad uppdragsbe-skrivning oftast benämnd SOW efter den engelska benämningen. En SOW innehåller omfattning, plats för uppdraget och installation, tidsplan, leveranstidpunkter, standarder, acceptanskriterier särskilda krav på hårdvara, mjukvara etc.

Köpspecifikation

En specifikation eller beskrivning i ord eller ritning av det som beställaren avser att köpa. Det finns en stor bredd i köpspecifikationer. Vissa köpspecifikationer för exempelvis legobearbetning eller utförandeentreprenader innehåller mycket detaljerade tillverkningsritningar med detaljspecifikationer. En numera allt vanligare typ av specifikation är funktionsspecifikationen, där beställaren endast beskriver vilka funktioner som skall uppfyllas och inom vilka ramar. I anbudet presenterar sedan anbudsgivaren sin tekniska lösning som uppfyller funktionen. En funktionsspec kan kombineras med detaljspecar, men det finns då viss risk för kolliderande villkor. Köpspecifikationen utgör ibland en del av dokumentet som beskriver leveransomfattningen.

Sista dag för anbud

Av rättviseskäl bör samtliga anbudsgivare ges lika lång tid att offerera. Anbudstiden bör inte vara för kort för då riskerar upphandlaren att inte få in några anbud eller att priser blir högre därför att leverantörer inte hinner räkna så noga och då istället tar i överkant. En upphandlare kan sällan räkna med att ett anbud inkommer i god tid innan anbudstidens slut, framförallt av det skälet att anbudsgivare är rädda att information skall läcka ut till konkurrenter. Är anbudstiden slut kl. 12.00 dagen D, så kommer anbuden med all sannolikhet in 11.55.

Anbudets giltighetstid

Krav på kortaste giltighetstid bör definieras i anbudsinstruktionerna. Om instruktionen följs så minskar möjligheten för anbudsgivaren att återta sitt anbud.

Form för anbudet

Får anbudet skickas med brev, e-post, kurir eller fax? Finns det några krav på sidstorlek, A4, A3 etc? Får anbudet vara inbundet, häftat eller dylikt? Hur många kopior ska levereras? Måste an-budsgivaren använda särskild blankett?

Anbudsformulär

Vid vissa upphandlingar vill inköparen att anbudet ska ha en viss ordalydelse. Detta ordnas enklast genom ett anbudsformulär. Metoden är vanligast vid entreprenadupphandlingar, men kan i princip användas vid vilken upphandlings som helst.

Två-kuvert-system

Metoden bygger på att anbudsgivarna får instruktioner om att dela upp anbudet i två skilda kuvert. Vanligtvis läggs priset i ett kuvert och leveransomfattningen samt kravuppfyllnaden i det andra. De olika delarna bedöms var för sig av olika personer. Syftet är främst att de som bedömer le-veransomfattning och kravuppfyllnad inte ska påverkas av prissättningen, eller tvärtom. Metoden fungerar bra i offentlig upphandling där kravformuleringen är statisk. Den förekommer även inom industri mm, men den blir svåranvändbar när pris, omfattning och kravställan är förhandlingsbara. Vid förhandling behövs en interaktion mellan de olika delarna, vilket skulle omöjliggöras av ett två-kuvert-system.

Överensstämmelselista, punkt-för-punkt-kommentering

I större och mer komplexa förfrågningsunderlag kan det bli svårt för upphandlaren att överblicka huruvida anbudsgivaren uppfyller alla krav ställda i förfrågan. För denna saks skull är det ibland lämpligt att utforma en omfattande lista där varenda bilaga och dess kapitelindelning listas upp, såväl vad avser leveransomfattning som kommersiella delar. Anbudsgivarna får i denna lista markera om de uppfyller ställda krav eller gör avsteg, och i så fall vilka avsteg. Överensstämmelselis-tan kopplas sedan till anbudsutvärderingen. Detta förfarande spar en hel del arbete åt den upp-handlande parten, samtidigt som avvikelserna blir bättre överblickade och utvärderade. Vid avtalstecknande lyfter inköparen över de avvikelser som finns i överensstämmelselistan till avtalet, förutsatt att de godkänts.

En del inköpare föredrar att låta anbudsgivarna ändringsmarkera och kommentera i de utskickade dokumenten. Denna metod är ännu mer tidseffektiv, nackdelen är att den brukar inbjuda till stora friheter att ändra.

Utvärderingskriterier, viktning av utvärderingskriterier
En del leverantörer analyserar noggrant vad upphandlarens utvärderingskriterier. Därför kan det vara en fördel att belysa dessa kriterier. Exempelvis kan fästas vikt vid pris, leveranstid, kvalitet, betalningsvillkor, garantitid, tillgänglighet, prestanda, underhållskostnader, livstid etc. Vid offentlig upphandling är det vanligt att uppge sådana kriterier, de kallas då viktade bedömningskriterier. Offentliga upphandlare anger också procentuella viktningsfördelningar mellan kriterierna. Industriupphandlare anger mer sällan kriterier, eftersom de ofta vill förbehålla sig rätten att ändra sig.

Allmänna villkor

Vissa upphandlare stipulerar redan i förfrågan vilka allmänna avtalsvillkor som skall gälla vid ett eventuellt avtalstecknande. Är villkoren strängare än vad som normalt kan förväntas lägger upp-handlaren med fördel med dessa i förfrågan. Är villkoren av typen förhandlade standardvillkor bifogas de mer sällan.

Särskilda villkor, kontraktsvillkor (eng. Special contract conditions)
Dessa är samlingsbegrepp på villkor som avviker från de allmänna villkoren, flera av dessa har redan nämnts ovan, men ytterligare exempel på kontraktsvillkor kan vara förseningsviten, dröjsmålsräntor, tvistelösning etc.

Avtalsförslag

En del inköpare skickar med ett färdigt avtalsförslag, antingen som ett enkelt ramverk som senare fylls i eller som ett komplett förslag där samtliga villkor framgår. Det snabbar ofta upp en upphand-lingsprocess att redovisa hur det slutliga avtalet ska se ut. Sådana delar som skall fyllas på med uppgifter från vinnande anbud markeras ofta med hak-klammer, exempelvis [Kompletteras från anbud vid kontraktsskrivning].

Leveransklausuler eller leveransvillkor

Vid leverans av varor och gods anges ofta hur dessa ska fraktas genom att stipulera en leverans-klausul samt om och hur godset ska emballeras. Om upphandlaren skall vidarebefordra godset anges också slutdestination för godset. Vid leverans av tjänster och entreprenader används inte leveransklausuler, utan endast en plats för uppdraget, dessutom ges kompletterande information om hur leverantören skall skydda arbetet samt vilka försäkringar som kan komma att krävas.

Avtalstid och leveranstid

Avtalets giltighetstid är vanlig att ange såväl som tider för förlängning och uppsägning om det rör sig om ett ramavtal. Leveranstider kan anges såvida inte köparen vill ge leverantören större frihet i detta avseende. Exempelvis kan kortare leveranstider ge ett högre pris, men även för långa leve-ranstider kan ge högre pris, risken finns att en styrning fördyrar för beställaren.

Betalningsvillkor

Vissa upphandlare definierar redan i förfrågan hur och när betalning skall ske, medan andra upphandlare ger större frihet och analyserar istället skillnaderna i parternas kalkylränta och vilken inverkan detta får på priset.

Ansvar för fel, garantitid, skadeståndsansvar (eng. Liabilities)
En del upphandlare definierar i förfrågningsunderlaget vilket ansvar för olika typer av fel som en leverantör ska ha, såväl som vilka skadestånd leverantören kan bli skyldig till. Krav på olika typer av försäkringar kan också ställas upp.

Prisformulär, prismodeller och prisnedbrytning

I förfrågningsunderlaget anges vilka valutor som tillåts, vidare kan bruket av valuta-klausuler eller prisindexreglering regleras. Prisstruktur kan delas upp i klumpsummor, mängdförteckningar, pos-ter för gemensam upphandling, påläggsprinciper, poster för löpande räkning etc. Det är viktigt att inköparen försöker förstå hur ett anbud kalkyleras, eftersom prisstrukturen i största möjliga mån bör följa kalkyltekniken. Genom att prisstrukturen följer anbudsgivarnas kalkylering erhålles sannolikt ett bättre pris.

De flesta inköpare vill bryta ner priset så mycket som möjligt. Genom prisnedbrytning går det att synliggöra anbudsgivares räknefel och eventuella övervinster.

Det är vanligt att begära in optionspriser, dvs priser på produkter som det råder viss köposäkerhet kring. Optioner delas in i anbudsoptioner och avtalsoptioner. En anbudsoption tar köparen ställ-ning till före avtalstecknande medan en avtalsoption är en rättighet att utöka köpet under avtalsti-den. Avtalsoptioner förses alltid med ett sista giltighetsdatum. I en del fall kan en option vara av karaktären att den kan bytas mot någonting i grundomfattningen, därför är det viktigt att vara tydlig med vad som är utbytespriser och vad som är tilläggspriser.

Målpris

En del inköpare arbetar med målpris, men metoden är omtvistad. En inköpare som bestämt sig för ett visst slutpris på produkten i nästa försäljningsled räknar lätt baklänges vad den köpta produk-ten får kosta, sen är bara frågan om inköparen vinner på att kommunicera detta. Att kommunicera ett målpris ger som regel att det inte går att nå lägre än målpriset.

I organisationer med små resurser eller svag beställarkompetens kan det vara vanligt med måpris, då målpriset blir ett substitut för en diger specifikation.

Inköpare som arbetar under offentlig upphandling tenderar att i förhandlingsskedet jämföra anbu-den med målpriser. Detta beror på att den offentlige upphandlaren pga av sekretessen inte kan jämföra med andra anbud.

Underhållsservice och reservdelspriser

Vid investeringsköp är det synnerligen viktigt att inköparen ser till helheten och tar in priser på underhåll och reservdelar. Priser på reservdelar brukar delas in i samköpspriser och ordinarie reservdelspriser. Samköpspriserna avser köp som görs i samband med huvudleveransen, dessa ska vara mycket bättre än den ordinarie prislistan. De ordinarie priserna ska helst vara indexerade så att priserna kan gälla i flera år. Det är vanligt att inköparen definierar andra kontraktsvillkor för reservdelar än för huvudleveransen, exempelvis brukar reservdelar betalas vid leverans, medan ett större investeringsköp ofta delbetalas. För sådana reservdelar som är allmänt tillgängliga på marknaden är det viktigt att samla in listor över ursprungstillverkarnas namn och artikelnummer. Kan en artikel köpas direkt från ursprunget så blir priset mycket bättre, det är inte ovanligt att mel-lanhänder har påslag på flera hundra procent på reservdelar.

Godkända leverantörer

I en del fall vill inköparen peka ut en eller flera leverantörer för vissa nyckelprodukter där kvaliteten är av hög betydelse, detta görs enklast genom att lista upp leverantörer som är godkända för dessa områden. I en del fall frågar även inköparen efter leverantörens lista på väsentliga underleverantörer för att på ett tidigt stadium kunna ange att en viss underleverantör inte är godkänd. Listan över godkända leverantörer följer som regel med in i avtalet.

Registreringshandlingar, skattsedel, företagsinformation

Om förfrågan går ut till helt okända leverantörer begär ofta upphandlaren in uppgifter om företaget såsom bokslut, företagsprofil, produkter, ägarbild mm. Offentliga upphandlare kräver ofta kopia på företagets registreringsbevis. Är leverantören en enskild firma kräver upphandlaren ovillkorligen in en F-skattsedel.

Sanningsförsäkran

En upphandlare vill på olika sätt säkerställa att en rad förhållanden är riktiga, det kan vara förhål-landen kring ekonomisk status, tecknande av kollektivavtal, diskriminering etc. Ett bra sätt är att låta ansvarig person hos anbudsgivaren utfärda en sanningsförsäkran. En sanningsförsäkran kan vara ett gott komplement till så kallad ’code of conduct’ (uppförandekod). Sanningsförsäkran är vanligast inom offentlig upphandling, men i viss mån förekommer den inom näringslivet, då mest i konsumentnära företag. En del upphandlare nöjer sig istället med ett strafffrihetsintyg.

Sekretessdeklaration, sekretessavtal

Industriupphandlare kräver ibland att leverantören skriver på någon form av sekretesavtal för att få ta del av det kompletta förfrågningsunderlaget. Offentliga upphandlare kräver aldrig detta. Syftet är ofta att förhindra att känsliga uppgifter läcker ut, men i en del upphandlingar syftar det till att förhindra utspel i press, fackföreningsrörelser etc.

Säkerheter, garantier och försäkringar

Vid större upphandlingar är det vanligt att den upphandlande parten kräver en garantiutfästelse redan tillsammans med offerten. Bakgrunden är att det är vanligt att en leverantör nekas bankgarantier från sin bank. Ofta har varje bankkund en gräns för hur mycket bankgarantier de får ställa ut, konsekvensen är att vissa kunder kan bli utan garanti.

I anglosaxiska länder, länder i Asien och Mellanöstern är det vanligt att kräva en anbudsgaranti. Anledningen är avtalslagstiftning som kan ge anbudsgivare möjlighet att dra till-baka anbud, vilket motverkas av en anbudsgaranti. I övrigt brukar ställas krav på säkerheter såsom förskottsgarantier, fullgörandegarantier och för-säkringar. Ett vanligt krav är att anbudsgivaren skall överlämna sin försäkringspolicy.

Kontaktpersoner

Den bekväme inköparen anger noggrant en rad kontaktpersoner för olika frågor. Den mer affärs-mässige sätter endast sig själv som kontaktperson. Skillnaden ligger i kanaliseringen av informat-ion, ty säljarna försöker ofta skaffa sig många kanaler för informationshämtning och lobbying (s.k. ’back door selling’). Få kontaktpersoner är upphandlingstaktiskt riktigt, men kan bli mer mödosamt för de inblandade. De viktigaste är dock att de som står som kontaktpersoner har tät kontakt och är överens om vad som ska kommuniceras till anbudsgivare.

Terminologi

Synonymt används orden förfrågan, offertbegäran, anbudsbegäran, anbudsinbjudan, abudsiforran eller anbudstävlan. På engelska användes termerna ’enquiry’, ’invitation to tender’, ’request for quoation’ RFQ eller ’request for proposal’ RFP. Anglosaxisk litteratur skiljer på RFP och RFQ. Om förfrågningsunderlaget är öppet ställt avseende villkor, omfattning eller lösningar så används temen RFP. Ett mer detaljerat för-frågningsunderlag som lämnar få frihetsgrader (ex-empelvis endast pris), så används termen RFQ.

Förkortningar

Följande förkortningar är vanliga: FFU eller FU för förfrågningsunderlag, RFQ för ’Request for Quotation’, RFI för ’Request for Information’, RFP för ’Request for Proposal’, RFT request for Tender, RFX är en samlingsbeteckning för RFI, RFQ, RFT och RFP. Vid e-handel läggs prefixet ’e’ till, exempelvis eRFQ. ITT används för ’Invitation to Tender’.