RFI – översätts ofta med informationsförfrågan eller intresseförfrågan. Denna förfrågan ses av många inköpare som ett instrument för att samla marknadskunskap. Man tar reda på information om leverantörerna och deras produkter, med syfte att informationen sedan ska användas för att bygga en större och mer konkret anbudsförfrågan. En del använder även RFIn för att sålla leverantörer, dvs. att identifiera en lite mer intressant krets. Men det som många glömmer är att RFIn fungerar som ett fantastiskt bra marknadsföringsmaterial.
Först kan man fråga sig varför en inköpare ska behöva marknadsföra sitt företag eller en specifik upphandling. Jo, skälen är många. För det första gäller det ju att initialt sett locka till sig så många nya leverantörer som möjligt. Ju större initial flora man har, desto större är sannolikheten att man sedan hittar sin drömleverantör. En ännu viktigare anledning är att uppvisa seriositet, dvs. att man seriöst söker en ny affärsrelation. Många säljare lever ju i ett brus av offertförfrågningar, varav många är tveksamma i seriositet. Man går ut och frågar efter skarpa offerter, utan att det finns en tydlig förankring för att köpa någonting. Skälen är många. En del inköpare tror att offerter kommer att motivera interna intressenter att fatta ett köpbeslut. Andra vill bara vältra över internt utredningsarbete på leverantörer. En tredje kategori ägnar sig åt turism, dvs. man finner nöje i att åka runt och träffa nya leverantörer. Slutligen finns en grupp inköpare som bara letar skuggofferter, som aldrig leder till avtal. I detta brus gäller det för leverantörens säljare att satsa på de som man tror är de mest seriösa kunderna. En väl utformad RFI är därför första steget för att sälja in sig som seriös. Givetvis måste man fortsatt vara lika seriös vid utformning av nästa steg – RFQ.
Precis som vid all annan marknadsföring gäller det först att förstå målgruppen. Vad är den intresserad av? Vad attraherar? Visst kan man dra på med fina ord om hur stort, starkt och stabilt det egna företaget är. Men sådant kan ju faktiskt leverantörerna undersöka på annat sätt. Nej, betydligt mer intressant brukar det vara att tydliggöra hur den egna beslutsprocessen ser ut och var i den man befinner sig. Det är också intressant för mottagarna att förstå köparens beslutskriterier. Dvs. på vilka grunder ska man välja leverantör och produkt. Och här gäller det att tänka till, för beslutskriterierna kommer att attrahera olika leverantörer. Om jag t.ex. skriver att det uteslutande är ”pris” som kommer att avgöra så kommer det att attrahera firmor med standardiserade lågprisprodukter och distansera firmor med mer skräddarsydda lösningar. Vidare är det intressant att synliggöra vilken typ av relation man önskar sig. Kortsiktig eller långsiktig. Och vad mer än ekonomisk ersättning kan vara attraktivt för en leverantör? Kanske kan man erbjuda kunskapsöverföring eller ett program för leverantörsutveckling. Eller är det här en bra chans till en instegsaffär. Utan att överdriva den språkliga framtoningen behövs någon form av pitch eller USP som attraherar målgruppen!
