Hur organiserar man ett effektivt platsbesök?

Den engelske skalden George Herbert myntade för 400 år sedan de bevingade orden:

En köpare behöver hundra ögon, medan en säljare inte behöver ett enda.

Lika giltigt då som nu tar talesättet sikte på att bedöma förmåga hos den som ska leverera en vara eller en tjänst. Vad är det som man kan förvänta sig? Många ögon ser mer vid ett platsbesök som syftar till att bedöma leverantörsförmåga. Och kanske är det därför tvärfunktionella inköpsteam drar iväg i karavaner. Detta ställer inköparens koordinationsförmåga på prov. Ska inköparen låta deltagarna röra sig i stim, flock eller bara hovra? Kan man förbereda sig? Så här ser ett av mina bättre upplägg ut:

Förberedelser på hemmaplan. I en workshop får deltagarna hitta på massa frågor och skriva dem på post-it. Därefter sorteras post-it-lapparna efter något mönster. Här väljer jag den leveransprocess som är typisk för leverantören i fråga. T.ex:

Men antalet frågor per område blir ändå många och en del frågor får slås ihop. I gruppen sovras och prioriteras sedan frågorna så att bara två till tre frågor per processteg återstår.

Vi diskuterar även frågetekniken. Helst vill man undvika ledande frågor som styr svaren. I stället vill man inledningsvis ställa ganska öppna frågor, som mot slutet av varje delmoment preciseras.

Ur förberedelserna kommer även en agenda. Den talar både om vilka man vill träffa och vilka frågor som ska avhandlas. De specifika frågorna från workshoppen är med på agendan. En viktig fråga är om man ska stormöte eller dela upp sig i smågrupper. Smågrupper är ofta att föredra, eftersom det är lättare att locka fram olika information på så sätt.

På plats. Alla är ivriga. Men man får inte glömma det sociala samspelet, att börja med kaffe och småprat för att bygga upp förtroende. Sedan bör man diskutera vilka förväntningar respektive part har vid besöket.

När det rör tillverkande industri är verkstadsvandringen en stående punkt. Men ska den komma först, mitt i eller på slutet? Svaret beror på. Är besöket av karaktären revision så börjar man som regel med att förstå de administrativa delarna, för att sedan undersöka hur de fungerar i produktionen. Är det mer en inledande bedömning där parterna ännu inte har en relation så kanske det är bättre att börja med verkstadsvandringen, eftersom den blir ett lite mer avslappnat sätt att göra någonting tillsammans.

Minnet är kort. Därför måste man dokumentera hela tiden. Det kan räcka med korta stickord för minnet, som renskrivs under hemresan. Med tillåtelse ska man förstås fotografera. Om tiden tillåter bör man ha ett kort internmöte på slutet, där man summerar upp. Givetvis ska hemresetiden utnyttjas till att protkollföra och sammanfatta.

Hemma igen. Så snart som man bara kan har man ett utvärderingsmöte, där alla iaktagelser sammanställs. Har man haft möten i smågrupper så kan svaren från de olika grupperna jämföras. Finns det samsyn eller råder stora skillnader? Och här gäller det att snabbt få ihop en gedigen rapport. Utöver löpande text tar man hjälp av vanliga grafiska verktyg som SWOT, fiskbensdiagram, riskmatriser etc. Allt för att kunna servera beslutsfattarna med en så allsidig bild som möjligt.

Prova själv!