För en tid sen rätade Inköp24 ut begreppen kring olika typer av befogenheter. Ett av dessa, den så kallade attesten, är mer intressant än man skulle kunna tro.
De som varit med ett tag kommer säkert ihåg tiden när fakturorna stämplades med en blankettstämpel där attestanten skulle kråka dit sitt godkännande. På den tiden fanns det egentligen inget annat sätt att sköta det på. Numera sker de allra flesta attesterna elektroniskt i ett fakturahanteringssystem eller inköpssystem. Nu infinner sig också möjligheter att lösa attester på andra sätt. Förutom attest på fakturan kan man lägga den på beställningen, ramavtalet eller artikelnumret. Om de sistnämnda väljs så följer attesten med i systemet tills fakturan anländer och matchas ihop med denna. Med denna systemtekniska finess så vinner man framför allt två saker: 1. Efffektivitet, dvs fakturahanteringen blir snabbare och effektivare, 2. Kostnadskontroll, dvs attestanterna får ett verkligt instrument att styra kostnader, inte bara se fakturor ramla in.
Frågan är nu på vilken processnivå man ska lägga attesten. Lägger man den på artikelnummer får man den i särklass striktaste kostnadsstyrningen. Risken finns dock att systemet blir så strikt och byråkratiskt att medarbetare i slutändan gör vilda köp eller kontantutlägg. Det kan också ge ökade kostnader för att hela tiden registrera nya artikelnummer. Liknande fenomen får man om attesten ligger på ett ramavtal, för då ska det helt plötsligt skrivas ramavtal på allt. Mellanvägen, att lägga attest på beställning är sannolikt bland de vanligare. Här kan attestanten även attestera fritextbeställningar som ju ligger i farozonen för att bli vilda köp. Det mest optimala är om man kan bygga ett system där direkta köp attesteras på artikelnummer, medan indirekta ligger på beställning. Tyvärr är det ofta systembegränsningar som styr processutformningen. Vi inköpare kan alltså inte välja fritt. Det skulle kanske behövas lite lobbying mot systemleverantörerna på den här punkten.
En modern inköpsfunktion jobbar konstant med att proaktivt identifiera besparingspotential och effektiviseringar inom sin leverantörsbas. Något som såklart är än mer viktigt i en lågkonjunktur. När ekonomin vänder neråt är en av de mest effektiva strategierna att öka fokus på inköp av indirekt material. Indirekt material utgör ofta en stor del av inköpsvolymen för många…
En vanlig riktlinje för inköpsavdelningar är att det är viktigt att konsolidera sin spend till ett färre antal leverantörer. Inköp samlar volymer hos färre leverantörer för att få bättre priser och mer effektiva processer, vilket i sin tur sparar organisationen pengar. Trots detta är det inte ovanligt att det smyger sig in några leverantörer som…
Värdet av att arbeta strukturerat med inköpsorienterade kategoristrategier har dokumenterats av många författare och med dessa som ledljus har de flesta inköpsfunktioner ambitionerna att arbeta strategiskt. Trots det saknar många inköpsfunktioner genomtänkta och förankrade strategier för sina kategorier. På EFFSO har vi identifierat tre nyckelområden som gör det lättare att ta fram värdeskapande kategoristrategier. Det…