Före jul var bloggens tema mätetal för genomförda besparingar, något som kan vara ganska svårt att mäta. Ännu svårare är det att försöka mäta besparingspotentialer, dvs besparingar som inte är genomförda. För hur ska man kunna mäta detta? I bästa fall kanske man har lite prisuppgifter från någon annan inköpare, men annars famlar man i mörker. Mätetal som prisvarians kan förvisso vara ett sätt att visa vilka avtalsområden som fungerar eller inte. Transaktionskostnader är också hyfsat lätt att skjuta in sig på, men annars är man nog snarare hänvisad till inköpsteori än mätning.
Oavsett det går att mäta eller inte så är det en viktig uppgift för inköpsavdelningen att samla på sig initiativ och idéer till besparingar. Samlandet bör försiggå i vida kretsar, inte bara för att kunna samla upp många idéer utan även för att tidigt starta en förankringsprocess. Ett par vanliga metoder är förslagslåda och brainstorming. Exempelvis finns det en inköpsavdelning som lät utöka sin besparingslista till att innehålla tre sektioner: möjliga, möjliggjorda och genomförda besparingar, där den första delen avsåg idéerna. En helt annan inköpsavdelning har något som de kallar ”jaktkort”. I dessa jaktkort dokumenterar de alla fakta kring besparingsinitiativet och låter sakta en genomförandeplan växa fram. Exakt hur besparingsjaktkorten ser ut förtäljer inte historien, men man skulle kunna tänka sig något i följande stil:
Projektkort för inköpsbesparingar
Just att dokumentera och underbygga besparingsprojekten är egentligen mer intressant än att försöka gissa hur stor besparingen kommer att bli, för tyvärr visar det sig att en del projekt är för svåra att genomföra.
Det gäller också att försöka identifiera vilka hästar man ska satsa på. Därför är det viktigt att klassificera besparingsprojketen (precis som vid alla annan typ av idégenerering). Nedanstående fyrfältsmatris är ett sätt att klassificera. Det intressanta med den här matrisen är att den inte innehåller kvadranter, utan parallelltrapetser. Särskilt intressant är diagonalen som kan dras med olika lutning och olika höjd. Diagonalen kommer att utgöra gränsdragningen för de besparingsprojekt man väljer att satsa på för stunden. Tar projekten slut kan man i ett senare skede flytta den nedåt. Den här analysmetoden används vid Skanska.
Powerpoint med bildmaterial
